top of page

Bài viết mới

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Doanh nghiệp nào không có tư cách pháp nhân?

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Truy thu thuế là gì? Thời hạn và mức phạt với hành vi vi phạm về thuế

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Mức thuế thu nhập doanh nghiệp: Cách tính thuế và mức nộp chuẩn

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Hướng dẫn tra cứu ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Hóa đơn trực tiếp là gì? Cách tính thuế VAT hóa đơn trực tiếp

Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp

  • 10 thg 9, 2021
  • 15 phút đọc

Đã cập nhật: 4 thg 2

Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền như thế nào? Hoàn Cầu Office sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn sai đơn giá, mã số thuế, thuế suất, ngày/tháng, tên công ty, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, hình thức thanh toán, số tiền bằng chữ, tên người mua hàng,… theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC. Mời quý khách theo dõi bài viết sau!


MỤC LỤC




Nguyên tắc xử lý hóa đơn có sai sót

Căn cứ Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo các nguyên tắc sau:


Đối với hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế

Nguyên tắc xử lý: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Căn cứ pháp lý: Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ

Nguyên tắc xử lý: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn; sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.


Căn cứ pháp lý: Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Trường hợp 3: Nhiều hóa đơn trong cùng tháng cùng sai sót cho cùng một người mua

Nguyên tắc xử lý: Trường hợp trong cùng một tháng, người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn điện tử của cùng một người mua thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.


Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót, ghi rõ nội dung sai, nội dung điều chỉnh. Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.


Căn cứ pháp lý: Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử có sai sót do cơ quan thuế phát hiện

Nguyên tắc xử lý: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Căn cứ pháp lý: Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Trường hợp 5: Sai sót về giá trị trên hóa đơn điện tử

Nguyên tắc xử lý: Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì lập hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.


Căn cứ pháp lý: Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Nguyên tắc xử lý sai sót đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Trường hợp 6: Bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế bị thiếu hoặc sai dữ liệu

Nguyên tắc xử lý: Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có thiếu hoặc sai dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.


Căn cứ pháp lý: Điểm b Khoản 14 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Trường hợp 7: Điều chỉnh dữ liệu hóa đơn trên bảng tổng hợp

Nguyên tắc xử lý: Việc điều chỉnh dữ liệu hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đầy đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).


Căn cứ pháp lý: Khoản 14 Điều 1 và Khoản 14 Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.


Cách xử lý hóa đơn bị sai sót trong từng trường hợp

Tùy vào thời điểm phát hiện hóa đơn bị sai sót và lỗi là gì mà cách xử lý sẽ khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp viết sai hóa đơn GTGT.


Phát hiện hóa đơn ghi sai nhưng chưa kê khai sẽ xử lý khác với hóa đơn đã kê khai. Quý khách xem mình thuộc trường hợp nào thì xử lý như sau nhé!

Thời điểm phát hiện

Cách xử lý

1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

- Gạch chéo các liên.

- Xuất hóa đơn mới.

2. Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách

- Gạch chéo các liên.

- Xuất hóa đơn mới.

3. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai

- Lập biên bản để thu hồi hóa đơn.

- Xuất hóa đơn mới thay thế.

4. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách, có kê khai

- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

- Xuất hóa đơn điều chỉnh (không phải hóa đơn mới)

Trường hợp hóa đơn viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế sẽ xử lý như sau: Theo khoản 7, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”


Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Hóa đơn sai: ngày/tháng, mã số thuế, số tiền, thuế suất, tổng tiền,… nhưng chưa xé khỏi cuống thì sẽ xử lý như sau:

  • Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ.

  • Bước 2: Lập lại hóa đơn mới.


Ví dụ: Ngày 27/08/2021, quý khách viết hóa đơn số 0000079 nhưng khi vừa viết xong thì phát hiện hóa đơn đó bị sai tên hàng hóa.


Cách xử lý: Quý khách chỉ cần gạch chéo hóa đơn đó và xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó.

Chú ý: Đối với hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống, quý khách phải gạch chéo.


Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng

Hóa đơn viết sai ở bất kỳ chi tiết nào cũng áp dụng cách thức xử lý sau đây:

  • Bước 1: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai.

  • Bước 2: Kẹp lại vào quyển hóa đơn. Lưu ý là phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình.

  • Bước 3: Lập lại hóa đơn mới.


Chú ý: Trường hợp này khi phát hiện sẽ xử lý trong ngày.


Ví dụ: Ngày 27/08/2021, quý khách viết hóa đơn số 0000079. Sau khi vừa viết xong, bộ phận kế toán không kiểm tra lại mà đã xé và đưa cho khách hàng mới phát hiện hóa đơn đó bị sai số tiền.


Cách xử lý: Kẹp hóa đơn đó vào vị trí cũ -> Gạch chéo 3 liên -> Xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó.


Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai

Cách xử lý hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai áp dụng cho bất kỳ nội dung bị sai nào.

  • Bước 1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của hoá đơn ghi sai (không lập biên bản hủy hóa đơn).

  • Bước 2: Lập lại hóa đơn mới vào ngày hiện tại mà hai bên dùng hóa đơn mới để khai thuế.


Chú ý: Quý khách gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó (có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình).


Ví dụ: Ngày 27/8/2021, quý khách xuất 1 hóa đơn số 000079 nhưng đến ngày 30/8/2021 phát hiện ra hóa đơn đó bị sai.


Cách xử lý: Lập biên bản thu hồi hóa đơn ghi sai ngày 30/8/2021. Sau đó xuất 1 hóa đơn mới thay thế vào ngày 30/8/2021.


Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế

Trường hợp này có 2 tình huống xảy ra đó là:

  • Hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến số tiền hàng và tiền thuế.

  • Hóa đơn viết sai KHÔNG ảnh hưởng đến số tiền hàng và tiền thuế.

Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều xử lý như sau


Nếu hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền

  • Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót, trong đó nêu rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh và căn cứ pháp lý.

  • Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng nội dung đã thống nhất trong biên bản. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu,…


Xử lý hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền: tên, địa chỉ, mã số thuế như thế nào?
Xử lý hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền: tên, địa chỉ, mã số thuế như thế nào?

Ví dụ: Điều chỉnh mã số thuế của hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… từ… thành…


Kê khai thuế: Hiện tại, trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế

https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/hotrokekhai đã bỏ các Phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế thì quý khách không cần kê khai trên Tờ khai 01/GTGT mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để giải trình sau này.


Ví dụ: Ngày 15/3/2021, quý khách xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU21P và hóa đơn đó đã kê khai vào quý 1/2021.

Đến ngày 21/5/2021 thì phát hiện bị sai mã số thuế hoặc các lỗi sai khác, quý khách xử lý như sau:


Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.


Kê khai thuế: Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không có giá trị tiền hàng và tiền thuế. Quý khách chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, biên bản điều chỉnh để sau này giải trình.


Nếu hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế

Cách xử lý:

  • Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai.

  • Bước 2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ tăng, giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số… ký hiệu…

Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số tiền âm (-).


Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê vào kỳ hiện tại.


Ví dụ: Ngày 15/3/2021, quý khách xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU21P và hóa đơn đó đã kê khai vào quý 1/2021.

Đến ngày 21/5/2021, quý khách phát hiện bị sai tiền thuế. Cụ thể: Số tiền thuế đúng phải là 1.400.000 đồng, nhưng trên hóa đơn viết sai là 1.100.000 đồng. Như vậy phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 300.000 đồng.


Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.


Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào quý 2/2021 (vì hóa đơn điều chỉnh ngày 21/5/2021). Kê khai vào cột: Thuế GTGT: 300.000 đồng. Cột doanh thu hoặc giá trị hàng hóa mua vào bằng 0.


Lưu ý:

  • Hóa đơn điều chỉnh tăng thì quý khách kê khai như hóa đơn bình thường.

  • Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm:

  • Bên bán: Ghi số tiền âm (-) vào chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT. Ví dụ: -300.000 đồng.

  • Bên mua: Ghi số tiền âm (-) vào chỉ tiêu giá trị mua và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT.

  • Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác thì quý khách phải trừ số tiền và tiền thuế tương ứng của hóa đơn điều chỉnh giảm, sau đó mới nhập vào các chỉ tiêu.

Ví dụ: Đối với bên mua, trong quý 2/2021, quý khách có phát sinh nhiều hóa đơn đầu vào khác và 1 hóa đơn điều chỉnh giảm trị giá: 10.000.000 đồng, thuế GTGT: 1.000.000 đồng. Sau khi kê khai xong các hóa đơn đầu vào khác thì chỉ tiêu 23: 200.000.000 đồng, chỉ tiêu 24: 20.000.000 đồng, chỉ tiêu 25: 20.000.000 đồng.

Sau đó, quý khách lấy số tiền xuất hiện ở chỉ tiêu 23, 24, 25 trên để trừ đi số tiền trên hóa đơn điều chỉnh (vì là điều chỉnh số tiền giảm nên phải trừ đi), cụ thể như sau:

  • Chỉ tiêu 23 = 200.000.000 – 10.000.000 = 190.000.000 (đồng).

  • Chỉ tiêu 24 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000 (đồng).

  • Chỉ tiêu 25 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000 (đồng).

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền (tăng, giảm số tiền)

Biên bản này được lập nhằm ghi nhận việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về số tiền (tăng/giảm), trên cơ sở thỏa thuận giữa bên bán và bên mua theo quy định của pháp luật về hóa đơn.


Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền


Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai nội dung không liên quan đến số tiền

Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung không ảnh hưởng đến số tiền, các bên lập biên bản điều chỉnh để làm căn cứ xử lý hóa đơn theo quy định.


Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai nội dung không liên quan đến số tiền
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai nội dung không liên quan đến số tiền

Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung quan trọng liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc sau:


Không còn quy định hủy hóa đơn điện tử lập sai

Theo quy định mới, pháp luật không còn cho phép hủy hóa đơn điện tử đã lập sai. Thay vào đó, mọi sai sót phát sinh đều phải được xử lý thông qua hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp cụ thể. Đây là điểm thay đổi quan trọng so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước đây và doanh nghiệp cần đặc biệt tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.


Nguyên tắc xử lý tiếp theo phải thống nhất với hình thức đã áp dụng ban đầu

Trường hợp hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, thì:

  • Việc xử lý các sai sót tiếp theo bắt buộc phải áp dụng cùng hình thức đã lựa chọn từ lần đầu.

  • Không được thay đổi từ điều chỉnh sang thay thế hoặc ngược lại.

Quy định này nhằm đảm bảo tính nhất quán trong dữ liệu hóa đơn và thuận lợi cho công tác quản lý, đối chiếu của cơ quan thuế.


Được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

Trong trường hợp người bán đã lập nhiều hóa đơn điện tử sai cùng nội dung, phát sinh trong cùng một tháng và cho cùng một người mua, pháp luật cho phép:

  • Lập 01 hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn điện tử thay thế cho toàn bộ các hóa đơn sai.

  • Đồng thời phải lập kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT ban hành kèm theo Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bảng kê này phải được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.


Bắt buộc có văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua trước khi xử lý

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đối với các sai sót như:

  • Sai mã số thuế.

  • Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế.

  • Sai quy cách, chất lượng hàng hóa, dịch vụ.


Người bán phải thực hiện nghĩa vụ thông tin trước cho người mua, cụ thể:

  • Đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Phải lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai sót và phương án xử lý.

  • Đối với cá nhân không kinh doanh: Người bán phải thông báo trực tiếp cho người mua hoặc thông báo công khai trên website (nếu có).

Văn bản thỏa thuận phải được lưu trữ và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.


Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh
Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là nghĩa vụ bắt buộc của người bán và người mua nhằm phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế, thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra, đầu vào phải tuân thủ các nguyên tắc pháp lý sau:


Nguyên tắc pháp lý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

  • Bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ dữ liệu hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ, thông tin trên hóa đơn không bị thay đổi, sai lệch.

  • Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế (thông thường tối thiểu 10 năm).

  • Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bảo đảm tra cứu, sử dụng và in ra giấy khi có yêu cầu.

  • File XML đã ký số hợp lệ là chứng từ có giá trị pháp lý; file PDF chỉ có giá trị hiển thị, không có giá trị pháp lý độc lập.


Đối với hóa đơn, chứng từ đặt in hoặc tự in:

  • Hóa đơn, chứng từ chưa lập phải được lưu trữ, bảo quản theo chế độ bảo quản chứng từ có giá.

  • Hóa đơn, chứng từ đã lập được lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán đối với đơn vị kế toán; đối với tổ chức, hộ, cá nhân không phải đơn vị kế toán thì được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng.


Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để đảm bảo an toàn và thuận tiện trong quản lý, doanh nghiệp nên:

  • Sử dụng email riêng để tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào.

  • Tải và lưu trữ hóa đơn theo thư mục khoa học (theo tháng, theo nhà cung cấp).

  • Đổi tên file hóa đơn gắn với các thông tin nhận diện như: mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày lập.

  • Lập bảng theo dõi (Excel hoặc phần mềm) để quản lý mã tra cứu, giá trị hóa đơn.

  • Sao lưu dữ liệu trên các nền tảng lưu trữ an toàn (ổ cứng ngoài, hệ thống lưu trữ đám mây).


Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Đối với hóa đơn điện tử bán ra, người bán cần:

  • Lưu trữ đầy đủ file XML và file PDF của từng hóa đơn.

  • Sắp xếp theo kỳ kê khai thuế hoặc theo khách hàng.

  • Đảm bảo khả năng trích xuất nhanh chóng khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.


Khuyến nghị về bảo mật và sao lưu dữ liệu

Để hạn chế rủi ro mất dữ liệu, doanh nghiệp nên:

  • Thực hiện sao lưu định kỳ.

  • Phân quyền truy cập dữ liệu hóa đơn.

  • Không chỉnh sửa, can thiệp vào file XML đã ký số.


Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hoàn Cầu Office vừa chia sẻ đến quý khách cách xử lý và lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót, bao gồm biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền, sai đơn giá, tên công ty, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tiền bằng chữ, tên người mua hàng,... Hy vọng với những thông tin trên, quý khách có thể thực hiện quy trình xử lý hóa đơn sai nhanh chóng. Mọi thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ với Hoàn Cầu Office để được giải đáp tận tình.


Chủ đề liên quan:

 
 

Liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết

Gửi thông tin thành công

bottom of page