Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền như thế nào? Hoàn Cầu sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn sai đơn giá, mã số thuế, thuế suất, ngày/tháng, tên công ty, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, hình thức thanh toán, số tiền bằng chữ, tên người mua hàng,… theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC. Mời quý khách theo dõi bài viết sau!
Xử lý thế nào khi hoá đơn viết sai số tiền?
Tùy vào thời điểm phát hiện hóa đơn bị sai sót và lỗi là gì mà cách xử lý sẽ khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp viết sai hóa đơn GTGT.
Phát hiện hóa đơn ghi sai nhưng chưa kê khai sẽ xử lý khác với hóa đơn đã kê khai. Quý khách xem mình thuộc trường hợp nào thì xử lý như sau nhé!
Trường hợp hóa đơn viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế sẽ xử lý như sau: Theo khoản 7, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
Hóa đơn sai: ngày/tháng, mã số thuế, số tiền, thuế suất, tổng tiền,… nhưng chưa xé khỏi cuống thì sẽ xử lý như sau:
Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ.
Bước 2: Lập lại hóa đơn mới.
Ví dụ: Ngày 27/08/2021, quý khách viết hóa đơn số 0000079 nhưng khi vừa viết xong thì phát hiện hóa đơn đó bị sai tên hàng hóa.
Cách xử lý: Quý khách chỉ cần gạch chéo hóa đơn đó và xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó.
Chú ý: Đối với hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống, quý khách phải gạch chéo.
Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng
Hóa đơn viết sai ở bất kỳ chi tiết nào cũng áp dụng cách thức xử lý sau đây:
Bước 1: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai.
Bước 2: Kẹp lại vào quyển hóa đơn. Lưu ý là phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình.
Bước 3: Lập lại hóa đơn mới.
Chú ý: Trường hợp này khi phát hiện sẽ xử lý trong ngày.
Ví dụ: Ngày 27/08/2021, quý khách viết hóa đơn số 0000079. Sau khi vừa viết xong, bộ phận kế toán không kiểm tra lại mà đã xé và đưa cho khách hàng mới phát hiện hóa đơn đó bị sai số tiền.
Cách xử lý: Kẹp hóa đơn đó vào vị trí cũ -> Gạch chéo 3 liên -> Xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó.
Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
Cách xử lý hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai áp dụng cho bất kỳ nội dung bị sai nào.
Bước 1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của hoá đơn ghi sai (không lập biên bản hủy hóa đơn).
Bước 2: Lập lại hóa đơn mới vào ngày hiện tại mà hai bên dùng hóa đơn mới để khai thuế.
Chú ý: Quý khách gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó (có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình).
Ví dụ: Ngày 27/8/2021, quý khách xuất 1 hóa đơn số 000079 nhưng đến ngày 30/8/2021 phát hiện ra hóa đơn đó bị sai.
Cách xử lý: Lập biên bản thu hồi hóa đơn ghi sai ngày 30/8/2021. Sau đó xuất 1 hóa đơn mới thay thế vào ngày 30/8/2021.
Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế
Trường hợp này có 2 tình huống xảy ra đó là:
Hóa đơn viết sai CÓ ảnh hưởng đến số tiền hàng và tiền thuế.
Hóa đơn viết sai KHÔNG ảnh hưởng đến số tiền hàng và tiền thuế.
Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều xử lý như sau
Nếu hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền
Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu,…
Ví dụ: Điều chỉnh mã số thuế của hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… từ… thành…
Kê khai thuế: Hiện tại, trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế
http://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/hotrokekhai đã bỏ các Phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế thì quý khách không cần kê khai trên Tờ khai 01/GTGT mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để giải trình sau này.
Ví dụ: Ngày 15/3/2021, quý khách xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU21P và hóa đơn đó đã kê khai vào quý 1/2021.
Đến ngày 21/5/2021 thì phát hiện bị sai mã số thuế hoặc các lỗi sai khác, quý khách xử lý như sau:
Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kê khai thuế: Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không có giá trị tiền hàng và tiền thuế. Quý khách chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, biên bản điều chỉnh để sau này giải trình.
Nếu hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế
Cách xử lý:
Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai. Bước 2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ tăng, giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số… ký hiệu… Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số tiền âm (-).
Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê vào kỳ hiện tại.
Ví dụ: Ngày 15/3/2021, quý khách xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU21P và hóa đơn đó đã kê khai vào quý 1/2021.
Đến ngày 21/5/2021, quý khách phát hiện bị sai tiền thuế. Cụ thể: Số tiền thuế đúng phải là 1.400.000 đồng, nhưng trên hóa đơn viết sai là 1.100.000 đồng. Như vậy phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 300.000 đồng.
Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào quý 2/2021 (vì hóa đơn điều chỉnh ngày 21/5/2021). Kê khai vào cột: Thuế GTGT: 300.000 đồng. Cột doanh thu hoặc giá trị hàng hóa mua vào bằng 0.
Lưu ý:
Hóa đơn điều chỉnh tăng thì quý khách kê khai như hóa đơn bình thường.
Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm:
Bên bán: Ghi số tiền âm (-) vào chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT. Ví dụ: -300.000 đồng.
Bên mua: Ghi số tiền âm (-) vào chỉ tiêu giá trị mua và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT.
Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác thì quý khách phải trừ số tiền và tiền thuế tương ứng của hóa đơn điều chỉnh giảm, sau đó mới nhập vào các chỉ tiêu.
Ví dụ: Đối với bên mua, trong quý 2/2021, quý khách có phát sinh nhiều hóa đơn đầu vào khác và 1 hóa đơn điều chỉnh giảm trị giá: 10.000.000 đồng, thuế GTGT: 1.000.000 đồng. Sau khi kê khai xong các hóa đơn đầu vào khác thì chỉ tiêu 23: 200.000.000 đồng, chỉ tiêu 24: 20.000.000 đồng, chỉ tiêu 25: 20.000.000 đồng.
Sau đó, quý khách lấy số tiền xuất hiện ở chỉ tiêu 23, 24, 25 trên để trừ đi số tiền trên hóa đơn điều chỉnh (vì là điều chỉnh số tiền giảm nên phải trừ đi), cụ thể như sau:
Chỉ tiêu 23 = 200.000.000 – 10.000.000 = 190.000.000 (đồng).
Chỉ tiêu 24 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000 (đồng).
Chỉ tiêu 25 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000 (đồng).
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền (tăng, giảm số tiền)
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính.
Hôm nay, ngày……. tháng…….. năm………, tại văn phòng Công ty……………., chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty………………………………….
Do ông/bà:…………………….., chức vụ:……………, làm đại diện.
Địa chỉ:……………………………….
Điện thoại:……………………….; Email:…………………………
Mã số thuế:…………………………
Bên B:…………………………………………….
Do ông/bà:…………………….., chức vụ:……………, làm đại diện.
Địa chỉ:……………………………….
Điện thoại:……………………….; Email:…………………………
Mã số thuế:…………………………
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT số…………., ký hiệu………… ngày…………
đã kê khai vào kỳ quý……… và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu………… ngày……….., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng:……………………..
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai nội dung không liên quan đến số tiền
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ công ty như sau:
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính.
Hôm nay, ngày… tháng… năm…, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Bên A:…………………………………………….
Do ông/bà:…………………….., chức vụ:……………, làm đại diện.
Địa chỉ:……………………………….
Điện thoại:……………………….; Email:…………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B:…………………………………………….
Do ông/bà:…………………….., chức vụ:……………, làm đại diện.
Địa chỉ:………………..
Điện thoại:……………; Email:…………………
Mã số thuế:……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT số………., ký hiệu……… ngày………. đã kê khai vào kỳ quý………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ:………………………………….
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ:…………………………………………
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Hoàn Cầu vừa chia sẻ đến quý khách cách xử lý và lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền, sai đơn giá, tên công ty, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tiền bằng chữ, tên người mua hàng,… Hy vọng với những thông tin trên, quý khách có thể thực hiện quy trình xử lý hóa đơn sai nhanh chóng. Mọi thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ với Hoàn Cầu để được giải đáp tận tình.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty