Hướng dẫn khai báo thuế online qua hệ thống thuế điện tử
- Vệ Tinh Site
- 7 ngày trước
- 7 phút đọc
Trong thời đại số hóa, việc thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua mạng Internet đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và cá nhân vẫn gặp khó khăn trong quá trình thao tác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách khai báo thuế online, đồng thời đưa ra các lỗi thường gặp và cách khắc phục giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.
MỤC LỤC
Hệ thống thuế điện tử là gì?
Trước đây, việc nộp thuế theo phương thức truyền thống trực tiếp tại cơ quan thuế tồn tại nhiều hạn chế. Thủ tục thường rườm rà, phức tạp, gây tốn kém thời gian và công sức cho cả người nộp thuế lẫn cơ quan quản lý.
Để khắc phục những bất cập này, Tổng cục Thuế đã triển khai hệ thống thuế điện tử, một nền tảng kê khai và nộp thuế trực tuyến. Được đưa vào áp dụng từ năm 2016, hệ thống nhằm tối ưu hóa quy trình, giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, thuận tiện hơn mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.
Cần chuẩn bị gì trước khi khai báo thuế online?
Hiểu rõ quy định về nộp tờ khai thuế điện tử
Nộp tờ khai thuế là nghĩa vụ pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc nhằm tránh các rủi ro và chế tài từ cơ quan thuế. Đặc biệt, với doanh nghiệp mới thành lập, việc kê khai thuế ban đầu cần được hoàn tất trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.
Hiện nay, đa số doanh nghiệp đều lựa chọn hình thức kê khai và nộp thuế trực tuyến hay còn gọi là thuế điện tử. Các loại tờ khai phổ biến bao gồm: thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế môn bài, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Các bước cần chuẩn bị để nộp tờ khai thuế điện tử
Đăng ký tài khoản trên trang web của Tổng cục Thuế: Truy cập vào địa chỉ kekhaithue.gdt.gov.vn để đăng ký tài khoản. Đây là bước đầu tiên và quan trọng để thực hiện kê khai thuế điện tử.
Chuẩn bị chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số đóng vai trò xác thực pháp lý cho các giao dịch điện tử và là yếu tố bắt buộc trong quá trình nộp tờ khai.
Trang bị máy tính có kết nối Internet ổn định: Thiết bị cần được kết nối Internet liên tục để đảm bảo quy trình kê khai diễn ra suôn sẻ, không gián đoạn.
Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế điện tử: Doanh nghiệp có thể tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai do Tổng cục Thuế phát hành. Phần mềm này giúp điền tờ khai nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn so với việc thao tác trực tiếp trên trình duyệt.
Hướng dẫn khai báo thuế online qua hệ thống thuế điện tử
Việc kê khai và nộp thuế điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Dưới đây là hướng dẫn cách khai báo thuế qua mạng qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Để bắt đầu kê khai thuế điện tử, bạn cần đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn. Sau khi đăng ký thành công, truy cập lại trang chủ và chọn mục “Doanh nghiệp”. Tên đăng nhập là mã số thuế của doanh nghiệp, mật khẩu là thông tin đã tạo trong quá trình đăng ký tài khoản.
Bước 2: Kê khai và nộp tờ khai thuế
Để kê khai thuế, bạn cần chuẩn bị tờ khai theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Kê khai trực tiếp trên hệ thống eTax
Vào menu “Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến”.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai đã đăng ký. Chọn loại tờ khai phù hợp.
Điền đầy đủ thông tin gồm kỳ kê khai, loại tờ khai (chính thức hoặc bổ sung), sau đó nhấn “Tiếp tục”.
Ở giao diện tiếp theo, nhập dữ liệu vào các ô theo yêu cầu. Có thể sử dụng các chức năng như “Thêm phụ lục”, “Xóa phụ lục”, “Lưu bản nháp” để linh hoạt quản lý thông tin.
Sau khi hoàn tất, nhấn “Hoàn thành kê khai”. Kiểm tra lại thông tin, nếu chính xác thì kết xuất file XML bằng cách nhấn “Tờ khai XML”. Nếu cần chỉnh sửa, chọn “Sửa lại”.
Cuối cùng, chọn “Ký và nộp tờ khai”. Nhập mã PIN chữ ký số và nhấn “Chấp nhận” để gửi tờ khai đến cơ quan thuế.
Sau khi gửi thành công, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận qua email đăng ký.
Cách 2: Kê khai qua phần mềm HTKK
Mở phần mềm HTKK, nhập đầy đủ thông tin tờ khai và nhấn “Kết xuất XML”.
Trong cửa sổ xuất hiện, chọn vị trí lưu tệp và nhấn “Save”.
Sau khi lưu xong, vào hệ thống thuế điện tử để thực hiện quy trình nộp:
Chọn “Khai thuế” → “Đăng ký tờ khai” → “Đăng ký thêm tờ khai”.
Nhấn “Chọn tệp tờ khai” và tải lên file XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK.
Bước 3: Ký điện tử và hoàn tất
Cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính.
Tại giao diện “Nộp tờ khai XML”, nhấn “Ký điện tử”.
Nhập mã PIN và chọn “Chấp nhận”.
Nếu thông tin chính xác, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công”. Nhấn “OK” để xác nhận.
Cuối cùng, chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất quy trình.
Bước 4: Kiểm tra kết quả
Sau khi nộp tờ khai, bạn sẽ nhận được hai email thông báo từ cơ quan thuế:
Thông báo số 1: Xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ kê khai điện tử.
Thông báo số 2: Gửi trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, thông báo này xác nhận tờ khai đã được xử lý thành công. Nếu có sai sót, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chỉnh sửa và nộp lại theo hướng dẫn.
Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi khai báo thuế online
Trong quá trình sử dụng hệ thống thuế điện tử, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi phổ biến gây gián đoạn thao tác ký số hoặc nộp tờ khai, dưới đây là các nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục hiệu quả.
Lỗi “Mã PIN không đúng” khi ký điện tử
Nguyên nhân phổ biến là doanh nghiệp đã thay đổi mã PIN và sử dụng mã có độ dài vượt quá 12 ký tự. Một số loại token quy định mã PIN chỉ được phép từ 8 đến 12 ký tự.
Để xử lý, doanh nghiệp cần đổi lại mã PIN mới, đảm bảo độ dài phù hợp với quy định của thiết bị chứng thư số.
Ký điện tử báo “Thiết bị chứng thư số chưa được cài đặt”
Trường hợp này thường xuất phát từ một trong các nguyên nhân sau:
Thiết bị chứng thư số mới mua nhưng chưa cập nhật số chứng thư lên hệ thống thuế điện tử.
Chứng thư số đã được gia hạn nhưng thông tin chưa được cập nhật.
Doanh nghiệp đã thay đổi nhà cung cấp nhưng chưa cập nhật chứng thư mới lên hệ thống.
Không mở được tờ khai thuế XML
Nguyên nhân là do máy tính chưa cài đặt phần mềm đọc tờ khai Itaxviewer. Để xử lý, bạn cần:
Truy cập website của cơ quan thuế để tải phần mềm Itaxviewer.
Cài đặt theo hướng dẫn có sẵn.
Mở lại tờ khai XML bằng Itaxviewer để đọc và kiểm tra nội dung.
Sau khi cài đặt thành công, bạn có thể tiếp tục nộp tờ khai như bình thường.
Không truy cập được trang thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)
Nguyên nhân có thể do sự cố chuyển hướng đường dẫn từ phía Tổng cục Thuế. Giải pháp như sau:
Truy cập trực tiếp vào đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request (lưu ý chữ "R" viết hoa).
Click vào link hoặc sao chép và dán đường dẫn vào trình duyệt.
Thao tác này sẽ giúp bạn truy cập lại hệ thống và tiếp tục làm việc bình thường.
Nhấn “Xác nhận” sau khi ký điện tử nhưng không chuyển sang bước tiếp theo
Nguyên nhân thường là do tệp tờ khai có dung lượng lớn, quá trình upload lên hệ thống HTKK mất thời gian (khoảng 15–20 phút).
Bạn chỉ cần chờ quá trình tải lên hoàn tất. Sau đó, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo để tiếp tục nộp tờ khai.
Hy vọng qua những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ hơn về các lỗi thường gặp cũng như cách xử lý khi thực hiện khai báo thuế qua mạng. Việc nắm vững cách khai báo thuế online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc thông qua dịch vụ của Hoàn Cầu Office để được để được hướng dẫn chi tiết.
