Kế toán là bộ phận quan trọng của mỗi một công ty hay một doanh nghiệp nào đó. Để doanh nghiệp có thể phát triển cũng như có thể vận hành thì kế toán là bộ phận không thể thiếu. Trong doanh nghiệp kế toán đóng vai trò quản lý thu chi, tiền lương cũng như hoạt động chi của doanh nghiệp. Vì công việc có quá nhiều cũng như cần phải tính toán nhiều nên người làm kế toán đôi khi mắc phải không ít những lỗi phổ biến sau:
Số tiền mặt bị chênh lệch trong một tháng thu chi
Đây là lỗi khá phổ biến trong công việc kế toán vì trong một tháng bên cạnh việc thu chi cho tiền lương thì còn có rất nhiều loại tiền khác nhau mà kế toán cần phải xử lý và ghi chép. Vì số tiền tổng là con số chung của cả doanh nghiệp còn vấn đề thu chi lại là những việc riêng rẽ nên nếu không được ghi rõ ràng cụ thể và có đầy đủ các giấy tờ xác nhận thì kế toán rất dễ bị nhầm lẫn cũng như gây ra những sai sót trong việc tính toán.
Một số lỗi mà kế toán thường mắc phải trong vấn đề tiền mặt có thể kể đến như: số tiền trên phiếu thu bị chênh lệch với sổ sách, số dư quỹ tiền mặt bị âm, sổ sách bị sắp xếp sai, thủ tục thu chi bị thiếu giấy tờ, thiếu minh bạch trong thu chi, hạch toán thiếu nhiệm vụ thu chi phát sinh, không báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, hóa đơn chi sai so với số tiền chi trong ghi chép, chưa có đơn vị kiểm kê tiền mặt cũng như báo cáo chi tiết về tiền mặt trong hàng tháng.
Trên đây là những lỗi thường gặp đối với nhân viên kế toán. Để có thể giải quyết triệt để tình trạng trên thì chúng ta cần phải công khai minh bạch tất cả các khoản thu chi và có hóa đơn kèm theo hoặc ký xác nhận của người sử dụng số tiền đó. Cần phải có giám sát chặt chẽ của bạn giám đốc.
Đối với các doanh nghiệp lớn cần phải xây dựng đội ngũ kế toán lớn mạnh có người đứng đầu quản lý và phải phân chia công việc một cách chi tiết nhất, cần nhờ đến sự hỗ trợ của máy tính cũng như các loại máy móc hiện đại phục vụ cho ngành kế toán để có thể giảm thiểu các lỗi trên.
Trong quản lý tiền gửi ngân hàng
Đối với việc quản lý tiền gửi ngân hàng thì kế toán thường mắc những lỗi cơ bản sau: Hạch toán theo giấy báo nợ, báo có ngân hàng chưa kịp thời, chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng, chênh lệch ở sổ kế toán với biên bản đối chiếu ngân hàng, đồng thời cung cấp không đầy đủ các khoản rút, thu chi trong ngân hàng, tên người nhận gửi được ủy nhiệm sử dụng tiền sai thông tin, theo dõi đầy đủ số tiền nguyên tệ với các số tiền chuyển sang ngoại tệ,…
Giải pháp cho vấn đề quản lý tiền gửi ngân hàng vẫn là phải công khai minh bạch. Bên cạnh đó thì mỗi nhân viên kế toán khi đảm nhiệm một vị trí hay nhiệm vụ thì cần phải có trách nhiệm với công việc của mình. Luôn luôn chú ý đến từ khâu cũng như làm đúng trình tự các nhiệm vụ được giao, tất cả các nguồn thu chi đều phải kê khai rõ ràng và đầy đủ tránh tình trạng mập mờ gây sai sót và thất thoát ngân sách của công ty.
Trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn
Đầu tư tài chính ngắn hạn là vấn đề thường xuyên diễn ra trong một công ty. Vấn đề này giúp cho công ty ngày càng phát triển cũng như thu được những nguồn lợi cao trong quá trình đầu tư đó. Tuy nhiên nếu kế toán không nắm bắt đầy đủ các thông tin cũng như số liệu trong quá trình đầu tư thì không những không thu lại được nguồn lợi mà nó còn làm cho ngân sách của công ty bị thất thoát.
Một số lỗi chúng ta thường gặp trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn của kế toán là: chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán, không tiến hành trích lập dự phòng đối với đầu tư chứng khoán ngắn hạn, không hạch toán đầy đủ lãi lỗ kinh doanh, không có giấy tờ hợp lý chứng minh cho khoản đầu tư không nắm bắt được thông tin đối tượng đầu tư.
Để giải quyết được triệt để tình trạng trên chúng ta cần đề cao trách nhiệm của tất cả các nhân viên kế toán trong lĩnh vực này, đồng thời yêu cầu mỗi nhân viên có trách nhiệm đối với công việc của mình và có những xử phạt nghiêm đối với những trường hợp lơ là trách nhiệm gây xảy ra những sai sót trong quá trình giải quyết đầu tư. Bên cạnh đó cũng cần khen thưởng những người hoàn thành tốt nhiệm vụ.
>>> Tham khảo: Mô tả công việc của một kế toán cần làm trong doanh nghiệp
Một số lỗi khác
Bên cạnh những lỗi trên thì nhân viên kế toán thường mắc phải lỗi chênh lệch, sai số. Không minh bạch rõ ràng trong các khoản thu của khách hàng, kiểm kê hàng tồn kho, xử lý thuế GTGT được khấu trừ, tạm ứng không rõ ràng minh bạch… Tất cả các lỗi đó điều bắt nguồn từ vấn đề không rõ ràng minh bạch mà ra.
Để việc quản lý tài chính cũng như hoạt động của kế toán diễn ra hiệu quả và tránh được những sai sót đáng tiếc thì ban giám đốc cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát. Xử lý nghiêm các trường hợp sai phạm lơ là trách nhiệm, có chính sách khen ngợi, động viên kịp thời đối với những người hoàn thành tốt nhiệm vụ. Có như vậy mới có thể cải thiện tình trạng lỗi thường gặp của các kế toán, ngăn ngừa việc thất thoát tài chính trong công ty.
Kế toán là vị trí quan trọng trong một công ty giống như một thủ quỹ nếu hoạt động kế toán không được diễn da minh bạch chuẩn xác sẽ dẫn đến những sai sót trong thu chi gây thất thoát ngân sách làm cho hoạt động của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Chính vì vậy mỗi lãnh đạo công ty cũng như cá nhân mỗi kế toán cần phải tự ý thức được nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của mình tránh để xảy ra những sai sót đáng tiếc.
Ngoài ra quý khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp tại Hoàn Cầu. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ kế toán chính xác và nhanh nhất, liên hệ với chúng tôi qua số máy 0901 668835 để được tư vấn kỹ càng hơn.