Ủy nhiệm chi là gì? UNC để làm gì và mẫu phiếu ủy nhiệm chi
- 6 thg 9, 2021
- 10 phút đọc
Đã cập nhật: 3 thg 7
Trong các giao dịch tài chính qua ngân hàng, ủy nhiệm chi giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện việc chuyển tiền một cách nhanh chóng, minh bạch. Vậy thực chất ủy nhiệm chi là gì, quy trình sử dụng ra sao và có những điểm gì cần lưu ý khi lập phiếu UNC? Bài viết dưới đây của Hoàn Cầu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này, mục đích sử dụng cũng như cung cấp mẫu ủy nhiệm chi thường dùng hiện nay.
MỤC LỤC
Giấy ủy nhiệm chi là gì?
Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi là hình thức ngân hàng thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của bên trả tiền theo yêu cầu của họ, để chuyển cho bên thụ hưởng. Đáng chú ý, trong một số trường hợp, bên thụ hưởng có thể chính là bên lập ủy nhiệm chi.
Giấy ủy nhiệm chi, hay còn gọi là lệnh chi hoặc UNC, là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Người sử dụng dịch vụ sẽ điền thông tin vào mẫu lệnh chi do ngân hàng phát hành, sau đó gửi đến ngân hàng nơi họ mở tài khoản để yêu cầu trích đúng số tiền đã ghi nhằm chuyển cho người nhận.
Ủy nhiệm chi phải do bạn lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện lệnh trích tiền rồi chuyển cho người được hưởng. Ngoài lý do này, ngân hàng không được tự ý trích tiền từ tài khoản thanh toán của bạn nếu chưa có văn bản thỏa thuận trước đó.
Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?
Sau khi đã biết ủy nhiệm chi là gì, cùng đi tìm hiểu chức năng của phương pháp thanh toán này. UNC có thể dùng để thanh toán, chuyển tiền giữa hai tài khoản trong cùng hệ thống.
Trường hợp sử dụng ủy nhiệm chi để thanh toán, số tiền của lệnh này sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng.
Đối với trường hợp dùng UNC để chuyển tiền, số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng nếu cùng hệ thống ngân hàng. Nếu khác ngân hàng thì sẽ chi cho người thụ hưởng thông qua tài khoản chuyển tiền phải trả.
Nội dung chi tiết giấy ủy nhiệm chi
Mặc dù mỗi ngân hàng hiện nay sử dụng một mẫu giấy ủy nhiệm chi riêng, nhưng về cơ bản, tất cả đều phải tuân thủ đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN. Cụ thể, một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ cần bao gồm những thông tin sau:
Tiêu đề “Ủy nhiệm chi” hoặc “Lệnh chi” và số hiệu chứng từ tương ứng;
Thời điểm lập ủy nhiệm chi (ngày, tháng, năm);
Họ tên, địa chỉ và số tài khoản của người yêu cầu thanh toán;
Tên ngân hàng nơi người trả tiền mở tài khoản;
Họ tên, địa chỉ và số tài khoản của người nhận tiền;
Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;
Mục đích, nội dung của giao dịch thanh toán;
Số tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Thời điểm hiệu lực thanh toán của ủy nhiệm chi (ngày/tháng/năm);
Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền (chữ ký tay với chứng từ giấy hoặc chữ ký điện tử đối với chứng từ số), kèm theo chữ ký của các bên liên quan theo đúng quy định; có đóng dấu của đơn vị nếu có.
Cách ghi giấy ủy nhiệm chi (UNC)
Mẫu ủy nhiệm chi thông thường được chia làm hai phần: một phần do doanh nghiệp lập và phần còn lại do ngân hàng xử lý.
Phần dành cho doanh nghiệp
Các nội dung ghi trong giấy ủy nhiệm bao gồm những thông tin sau:
Ngày lập chứng từ: Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện giao dịch.
Tên đơn vị trả tiền: Ghi đầy đủ tên công ty hoặc tổ chức chuyển tiền.
Số tài khoản thanh toán: Nhập chính xác số tài khoản của bên chuyển tiền.
Ngân hàng thực hiện giao dịch: Ghi rõ tên ngân hàng nơi mở tài khoản.
Tên đơn vị hoặc cá nhân thụ hưởng: Ghi chính xác tên người nhận tiền.
Thông tin cá nhân (CMT/ Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, số điện thoại): Trường này thường để trống nếu không yêu cầu.
Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền cần thanh toán theo đơn vị VNĐ.
Số tiền bằng chữ: Ghi lại số tiền ở trên bằng chữ, viết hoa chữ cái đầu và kết thúc bằng dấu "./."
Nội dung thanh toán: Nêu rõ mục đích hoặc lý do chuyển tiền.
Chữ ký chủ tài khoản: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký tên, đóng dấu công ty và dấu chức danh nếu có.
Phần dành cho ngân hàng
Phần dành cho ngân hàng xử lý bao gồm:
Số bút toán: Ngân hàng ghi số hiệu giao dịch nội bộ.
Loại tiền giao dịch: Thường là VNĐ.
Tài khoản ghi nợ: Là tài khoản của bên chuyển tiền.
Tài khoản ghi có: Là tài khoản của bên nhận tiền.
Kế toán ngân hàng: Nhân viên ngân hàng kiểm tra, ký xác nhận và đóng dấu.
Quy trình thanh toán UNC
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, quy trình thanh toán ủy nhiệm chi (UNC) gồm các bước sau đây:
Bước 1: Người trả tiền (doanh nghiệp hoặc cá nhân) lập giấy ủy nhiệm chi theo mẫu của ngân hàng, ghi rõ thông tin cần thiết và gửi đến chi nhánh ngân hàng nơi họ mở tài khoản thanh toán, yêu cầu trích tiền để chuyển cho người nhận.
Bước 2: Ngân hàng tiếp nhận chứng từ và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của ủy nhiệm chi. Việc kiểm tra bao gồm: đối chiếu thông tin, xác thực chữ ký, và quan trọng nhất là đảm bảo số dư tài khoản đủ để thực hiện giao dịch. Nếu có sai sót hoặc tài khoản không đủ tiền, ngân hàng có quyền từ chối thực hiện giao dịch và thông báo cho khách hàng điều chỉnh.
Bước 3: Sau khi xác nhận chứng từ hợp lệ, ngân hàng sẽ xử lý lệnh chuyển tiền theo nội dung ghi trên ủy nhiệm chi. Trong điều kiện bình thường, bên nhận tiền sẽ được ghi có tài khoản chậm nhất trong vòng một ngày làm việc.
Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt sẽ được xử lý như sau:
Đối với cá nhân: Khi đến ngân hàng nhận tiền, người thụ hưởng cần mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ như CCCD/CMND/hộ chiếu còn thời hạn. Nếu không trực tiếp nhận mà ủy quyền cho người khác, thì người được ủy quyền cần xuất trình thêm giấy ủy quyền hợp pháp.
Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Người đại diện đến nhận tiền phải cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân và tài liệu chứng minh quyền đại diện hợp pháp cho đơn vị đó.
Trong trường hợp bên thụ hưởng đã được thông báo nhưng sau 15 ngày vẫn không đến nhận tiền hoặc không thể liên hệ, ngân hàng sẽ hoàn trả lại khoản tiền đó cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền, theo đúng quy định.
Những quy định về ủy nhiệm chi
Mặc dù ủy nhiệm chi (UNC) là một hình thức thanh toán phổ biến trong hệ thống ngân hàng, nhưng để chứng từ được chấp nhận và xử lý đúng quy trình, người lập UNC cần tuân thủ một số quy định và chuẩn mực nghiệp vụ. Dưới đây là ba quy định cơ bản mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lưu ý khi lập ủy nhiệm chi:
Quy định về số liên
Thông thường, khi lập ủy nhiệm chi bằng chứng từ giấy, ngân hàng sẽ yêu cầu lập ít nhất 2 liên:
Liên 1: Ngân hàng giữ lại để lưu hồ sơ và làm căn cứ thực hiện giao dịch.
Liên 2: Trả lại cho người lập để sử dụng làm chứng từ kế toán, đối chiếu sổ sách hoặc lưu trữ nội bộ.
Lưu ý: Quy định này không ghi cụ thể trong Thông tư 46/2014/TT-NHNN nhưng là quy trình chuẩn thực hiện tại hầu hết ngân hàng thương mại hiện nay.
Quy định về chữ ký
Ủy nhiệm chi chỉ có giá trị khi được ký hợp lệ theo đúng quy định và chữ ký đã đăng ký trước với ngân hàng:
Với doanh nghiệp có đầy đủ bộ máy: UNC phải có chữ ký của Giám đốc (hoặc người đại diện pháp luật) và Kế toán trưởng.
Trường hợp doanh nghiệp không có kế toán trưởng: Chủ tài khoản chính là người có thẩm quyền ký.
Nếu có ủy quyền: Người ký phải xuất trình giấy ủy quyền hợp lệ và đã đăng ký mẫu chữ ký với ngân hàng.
Quy định về đóng dấu
Việc đóng dấu là yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức có sử dụng con dấu trong giao dịch:
Ủy nhiệm chi phải được đóng dấu rõ ràng của tổ chức tại vị trí quy định.
Một số ngân hàng yêu cầu con dấu phải được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, đảm bảo dấu và chữ ký không bị tách rời – nhằm ngăn ngừa việc giả mạo.
Dấu phải thẳng hàng, đúng chiều, sử dụng mực in phù hợp, không bị nhòe hay thiếu nét.
Các loại ủy nhiệm chi
Tùy vào nhu cầu hoặc thói quen giao dịch, khách hàng có thể lựa chọn hình thức lập ủy nhiệm chi phù hợp như sau:
Ủy nhiệm chi Online
Mẫu UNC này được in trực tiếp sau khi tải từ website xuống. Bạn chỉ cần vào trang web, điền theo mẫu sẵn có và tiến hành thao tác in xuống rồi sau đó mang tới ngân hàng giao dịch là được.
Ủy nhiệm chi tại quầy
Mặt khác, bạn có thể ra trực tiếp các quầy giao dịch của ngân hàng để lấy mẫu giấy ủy nhiệm chi rồi ghi thông tin vào đó. Đặc biệt, nếu bạn thường xuyên giao dịch có thể sử dụng 1 cuốn UNC để điền trước thông tin nhằm tiết kiệm thời gian khi thanh toán.
Ưu và nhược điểm của ủy nhiệm chi là gì?
Những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ được ủy nhiệm chi là gì. Cùng điểm qua ưu và nhược điểm của nó để có những cân nhắc phù hợp khi sử dụng nhé!
Ưu điểm của UNC
Quy trình thanh toán sẽ được kiểm soát chặt chẽ giúp hạn chế các sai sót dưới sự kiểm tra và rà soát lại từ phía ngân hàng.
Cách thức thanh toán đơn giản, dễ hiểu lại vô cùng tiện lợi nên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Bạn sẽ ủy quyền cho ngân hàng trong việc thanh toán trực tiếp đến người thụ hưởng.
Nhược điểm của UNC
Người ủy quyền thanh toán sẽ tốn một khoản phí nhất định khi sử dụng phương pháp này.
Ngân hàng có quyền từ chối giao dịch khi tài khoản của người ủy quyền không đủ số dư khả dụng để chi trả, đối chiếu theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi. Điều này khiến quá trình thanh toán bị trì trệ.
Các mẫu ủy nhiệm chi phổ biến hiện nay
Ủy nhiệm chi là gì? Mỗi ngân hàng sẽ cung cấp các mẫu ủy nhiệm chi khác nhau. Cùng tham khảo một số mẫu của Ngân hàng Vietcombank, Techcombank và BIDV dưới đây.
Ủy nhiệm chi Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Vietcombank
Mẫu của Vietcombank có in logo xanh quen thuộc của ngân hàng bên góc trái phía trên. Nội dung trong UNC của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam sẽ bao gồm các thông tin như sau:
Ủy nhiệm chi Ngân hàng Techcombank
Techcombank hiện là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp đầy đủ các dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, trong đó có ủy nhiệm chi.
Ủy nhiệm chi Ngân hàng BIDV
Điền đầy đủ thông tin để Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV có cơ sở đối chiếu và phê duyệt yêu cầu của bạn.
Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản
Mặc dù cùng là những phương thức thanh toán phổ biến trong hệ thống ngân hàng, ủy nhiệm chi và chuyển khoản vẫn tồn tại những điểm khác biệt đáng kể về cách thức thực hiện, yêu cầu tài khoản và mức độ linh hoạt. Việc phân biệt rõ hai hình thức này sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn phương án thanh toán phù hợp với từng mục đích giao dịch.
Lưu ý khi tiến hành giao dịch về UNC
Bên cạnh việc hiểu ủy nhiệm chi là gì, trong quá trình thực hiện, bạn cần phải lưu ý những điều sau để đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót nào.
Ngân hàng được tự ý trích tài khoản của bạn chỉ khi có thỏa thuận trước bằng văn bản và được sự đồng thuận của đôi bên.
Khi UNC được bạn chuyển đến dưới dạng chứng từ bằng giấy hay điện tử, đều được phía ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp trước khi chỉ định thanh toán.
Nếu tài khoản của bạn không đủ số dư để thanh toán thì giao dịch sẽ bị hoãn lại.
Khi UNC không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên UNC vượt quá số dư tài khoản đang có, ngân hàng sẽ thông báo cho người lập lệnh chi, trả lại và từ chối thực hiện lệnh chi.
Nếu UNC đã đầy đủ giấy tờ, hợp lệ thì phía ngân hàng sẽ thực hiện chi trả cho người thụ hưởng trong thời gian nhanh nhất có thể.
Bài viết trên đã cho bạn biết ủy nhiệm chi là gì, cùng những lưu ý, ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phương thức thanh toán này. Để tiến trình thanh toán diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, cần chắc chắn đã điền đầy đủ và đúng thông tin vào UNC, đồng thời đảm bảo số tiền còn lại trong tài khoản khả dụng cho mỗi lần giao dịch nhé!
