Hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng
- 9 thg 12, 2022
- 12 phút đọc
Đã cập nhật: 6 ngày trước
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các khoản chi cho hàng hóa biếu tặng nhân viên, khách hàng vào dịp lễ, Tết hoặc sự kiện đặc biệt. Vậy cách hạch toán hàng biếu tặng như thế nào để vừa hợp lý chi phí, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật? Bài viết dưới đây từ Hoàn Cầu Office sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình hạch toán chi tiết, chính xác theo quy định mới nhất.
MỤC LỤC
Một số hình thức quà tặng cho khách hàng, nhân viên
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức quà tặng để tri ân khách hàng hoặc động viên nhân viên trong các dịp đặc biệt như lễ, Tết, sinh nhật, kỷ niệm thành lập công ty,… như sau:
Quà tặng hiện vật: Bao gồm các mặt hàng tiêu dùng phổ biến như bánh kẹo, giỏ quà Tết, rượu vang, trái cây, hoa tươi,… Đây là hình thức đơn giản và phù hợp với nhiều đối tượng.
Sản phẩm/dịch vụ của chính doanh nghiệp: Tặng chính sản phẩm mà công ty đang kinh doanh (ví dụ: mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, đồ gia dụng, dịch vụ chăm sóc sức khỏe,…).
Quà tặng mang thương hiệu riêng: Doanh nghiệp có thể thiết kế các vật phẩm mang dấu ấn riêng như: sổ tay, áo thun, bình giữ nhiệt, lịch để bàn/treo tường, túi vải,… có in logo công ty.
Phiếu voucher: Tặng phiếu mua hàng, mã giảm giá hoặc tích điểm để đổi quà trong các chương trình chăm sóc khách hàng,.
Các trường hợp cần xuất hóa đơn hàng biếu tặng
Khi doanh nghiệp thực hiện việc biếu tặng hàng hóa cho khách hàng hoặc nhân viên, việc lập hóa đơn là bắt buộc trong một số tình huống cụ thể như sau:
Biếu tặng cho khách hàng: Các trường hợp cần xuất hóa đơn hàng biếu tặng cho khách hàng như sau:
Đối với hàng hóa có giá trị trên 200.000 đồng/lần tặng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn riêng cho từng người nhận. Trong trường hợp khách không yêu cầu hóa đơn, cuối ngày vẫn phải lập một hóa đơn gộp, kèm danh sách khách hàng và chữ ký xác nhận.
Đối với hàng hóa có giá trị dưới 200.000 đồng/lần tặng, doanh nghiệp có thể xuất một hóa đơn chung, đính kèm danh sách khách hàng và chữ ký người nhận.
Nếu khách không nhận hóa đơn riêng, bất kể giá trị quà tặng, doanh nghiệp vẫn cần xuất hóa đơn riêng cho từng trường hợp.
Biếu tặng cho nhân viên: Doanh nghiệp tổng hợp các phần quà đã trao trong kỳ, sau đó lập một hóa đơn chung, kèm danh sách người nhận và chữ ký xác nhận của từng nhân viên.
Biếu tặng nhiều mặt hàng cùng lúc: Doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn theo từng đối tượng như trên, đồng thời đính kèm bảng kê chi tiết danh mục hàng hóa được tặng.
Quy định về thuế đối với hàng cho, biếu, tặng
Khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ để biếu tặng cho khách hàng hoặc nhân viên, việc kê khai thuế phải tuân theo những quy định cụ thể.
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định đối với đơn vị thực hiện biếu tặng và bên nhận như sau:
Đối với doanh nghiệp thực hiện việc biếu, tặng
Trước năm 2015, chi phí tặng quà cho khách hàng nếu vượt quá 15% tổng chi được khấu trừ thường không được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, kể từ khi Luật số 71/2014/QH13 có hiệu lực và chính thức bãi bỏ giới hạn nêu tại điểm m khoản 2 Điều 9 của Luật số 32/2013/QH13, quy định này đã được thay đổi đáng kể.
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi cho hoạt động biếu tặng sẽ được đưa vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:
Khoản chi đó phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế của doanh nghiệp;
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế;
Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi.
Khi doanh nghiệp tặng quà cho người lao động, chi phí này chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi:
Khoản chi có tính chất phúc lợi và trực tiếp phục vụ cho người lao động;
Tổng giá trị phúc lợi trong năm không vượt quá mức tương đương một tháng lương bình quân của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế (theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC).
Trường hợp khoản chi lấy từ Quỹ phúc lợi thì phần chi này sẽ không được hạch toán vào chi phí tính thuế TNDN, ngay cả khi sử dụng đúng mục đích.
Đối với bên nhận hàng biếu, tặng
Các khoản quà biếu bằng tiền mặt hoặc hiện vật mà tổ chức nhận được sẽ được hạch toán vào thu nhập khác. Trong trường hợp nhận hiện vật, doanh nghiệp phải xác định giá trị của tài sản đó theo giá thị trường tại thời điểm nhận, căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Thuế giá trị gia tăng
Bên cạnh việc lập hóa đơn đầy đủ, cần lưu ý các quy định liên quan đến thuế GTGT, việc khấu trừ thuế đầu vào hay không sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng hàng hóa và chứng từ đi kèm.
Đối với bên biếu, tặng
Theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC:
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng, khuyến mãi hoặc quảng cáo vẫn được khấu trừ, nếu những hoạt động này nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT (Điều 14, Khoản 5).
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động không chịu thuế sẽ không được khấu trừ (Điều 14, Khoản 7).
Bên cạnh đó, theo Thông tư 26/2015/TT-BTC (Điều 1, Khoản 10), để được khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi cho hàng hóa biếu tặng, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT đối với hàng nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thay cho nhà thầu nước ngoài;
Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, thanh toán phải thực hiện qua hình thức không dùng tiền mặt.
Đối với bên nhận quà biếu, tặng
Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, nếu tổ chức nhận quà không phát sinh nghĩa vụ thanh toán và không có chứng từ chi trả tương ứng, thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT từ các hóa đơn liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được biếu tặng.
Thuế thu nhập cá nhân
Việc nhận quà tặng từ doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tùy theo loại tài sản được tặng và đối tượng nhận. Do đó, cần phân biệt cụ thể các trường hợp sau để xác định nghĩa vụ thuế tương ứng:
Tặng hiện vật không đăng ký quyền sở hữu (như tivi, điện thoại, đồng hồ, máy tính...): Không chịu thuế TNCN, trừ khi thuộc trường hợp quy định tại Điều 10 Khoản 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Tặng tài sản phải đăng ký sở hữu (như xe máy, ô tô, bất động sản...): Chịu thuế TNCN 10% trên phần giá trị vượt quá 10 triệu đồng/lần nhận.
Tặng bằng tiền mặt: Được coi là thu nhập chịu thuế TNCN của người nhận (ví dụ: nhân viên công ty).
Tặng bằng voucher/mã quà tặng do doanh nghiệp phát hành:
Khi phát hành: Chưa phát sinh thuế GTGT, chưa ghi nhận doanh thu.
Khi sử dụng: Phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn, tính thuế GTGT, TNDN.
Giá trị voucher sử dụng được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu người nhận là nhân viên.
Các khoản quà tặng thuộc diện chịu thuế TNCN cần được phân bổ và kê khai theo từng cá nhân khi thực hiện quyết toán thuế.
Hướng dẫn cách viết hóa đơn quà tặng chi tiết
Dưới đây là một số hình thức cần phải có khi xuất hóa đơn quà tết cho nhân viên như sau:
Mục “họ tên người mua hàng” cần phải ghi rõ và đầy đủ tên người mua hoặc người được tặng.
Mục tên đơn vị cần phải ghi cụ thể doanh nghiệp gửi quà tặng.
Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng bạn cần ghi rõ thông tin của bên nhận hàng quà tặng.
Mục tên hàng hóa và dịch vụ nên ghi rõ mặt hàng được tặng kèm“ Hàng cho biếu tặng không thu tiền”
Mục ghi đơn giá nên ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng
Mục thành tiền, thuế suất, cộng tiền hàng nên ghi theo hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thông thường.
Hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng
Hạch toán hàng cho biếu tặng là hình thức mua quà tặng khách hàng, có thể mua lịch tặng nhân viên, bánh kẹo, mứt làm quà lễ, tết,… thường sẽ được tính toán như thế nào là hợp lý. Dưới đây là cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng mà bạn có thể tham khảo qua:
Hạch toán hàng biếu tặng đối với doanh nghiệp
Hạch toán hàng biếu tặng đối với doanh nghiệp được thực hiện như sau:
Mua hàng về đi cho, biếu tặng
Đối với trường hợp này, chúng ta nên thực hiện hạch toán hàng tặng như khi mua hàng hóa bình thường nhưng cần lưu ý thuế GTGT đối với các hàng hóa này được khấu trừ.
N152, 153, 156, 211…
N133
C111, 112, 131
Xuất hàng cho, biếu tặng
Đối với các đối tượng ngoài doanh nghiệp:
Ghi nhận các khoản chi phí như sau:
N641 (Nếu DN áp dụng theo TT200)
N6421 (Nếu DN áp dụng theo QĐ 48)
C152, 153, 156, 211…
Doanh nghiệp cần phải kê khai thuế GTGT đầu ra, đồng thời cần phải ghi phần tăng chênh lệch của giá vốn và giá bán của hàng cho biếu tặng như sau:
N641: Thuế GTGT được khấu trừ
C511: Chênh lệch giá xuất biếu tặng lớn hơn giá vốn (nếu có)
C3331: Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá xuất biếu tặng)
Thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra
N133
C333
Đối với các cán bộ, nhân viên trong công ty
Chi phí bỏ ra để mua quà cho cán bộ, công nhân viên sẽ được lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi. Do đó sẽ được hạch toán như sau:
Ghi nhận các khoản doanh thu được trả từ quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp, cụ thể:
N353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
C511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
C3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Ghi nhận giá vốn bán hàng đối với các loại hàng hóa dùng để biếu, tặng cán bộ, công nhân viên và người lao động:
N632 – Giá vốn hàng bán
C152, 153, 155, 156
Hạch toán quà tặng khách hàng
Theo khoản 10 điều 1 TT 26/2015/ TT-BTC quy định về bên nhận hàng cho biếu tặng sẽ không cần phải thanh toán bất kì một khoản chi phí nào. Do đó, người nhận quà tặng sẽ không có chứng từ thanh toán nên không cần phải khấu trừ vào thuế GTGT của hóa đơn hàng biếu tặng.
Đối với trường hợp quà được cho hàng nội địa như sau:
N156, 242, …
C711
Đối với trường hợp quà được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch, các bạn cần phải hạch toán như sau:
Khi nhận hàng hóa, kế toán cần phải ghi nhận giá trị của lô hàng:
N152, 156, 211, 642: Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí
C711 : Theo giá tính thuế của hải quan
Nộp chứng từ thuế giá trị gia tăng nhập khẩu:
N3333: Thuế XNK
C111, 112: Tiền mặt, TGNH
Kết chuyển thuế nhập khẩu vào chi phí khi đã ghi nhận giá trị hàng hóa được biếu tặng theo giá trị thường như sau:
N642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
C3333: Thuế XNK
Cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền
Cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền theo từng tình huống cụ thể và theo từng bên liên quan như sau:
Hạch toán hàng biếu tặng tại bên tặng
Trường hợp 1: Mua hàng để tặng ngay, không nhập kho
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nợ TK 641, 642: Chi phí bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nếu có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 133
Thanh toán tiền hàng: Có TK 111, 112, 331
Trường hợp 2: Mua hàng, nhập kho trước khi biếu tặng
Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Thanh toán tiền hàng
Hạch toán hàng biếu tặng tại bên nhận
Bên nhận hàng biếu tặng sẽ ghi nhận thu nhập khác và không được khấu trừ thuế GTGT.
Trường hợp 1: Nhận hàng hóa nội địa
Nợ TK 156, 242, 211,...: Tổng giá trị bao gồm thuế
Có TK 711: Thu nhập khác
Lưu ý: Do hàng tặng không phát sinh thanh toán nên thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.
Trường hợp 2: Nhận hàng nhập khẩu phi mậu dịch (không mang tính thương mại)
Ghi nhận hàng hóa nhận được:
Nợ TK 152, 156, 211, 642: Tùy loại tài sản
Có TK 711: Giá trị tính thuế nhập khẩu
Ghi nhận nghĩa vụ thuế nhập khẩu:
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112: Thanh toán tiền thuế
Trường hợp đã ghi nhận theo giá thị trường hoặc theo giá hải quan: Thuế nhập khẩu không được tính vào giá trị hàng, mà được đưa vào chi phí:
Nợ TK 642
Có TK 3333
Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn hàng biếu tặng
Trong quá trình thực hiện hạch toán hàng biếu tặng, nhiều doanh nghiệp còn gặp vướng mắc liên quan đến việc lập và xử lý hóa đơn. Dưới đây là phần giải đáp một số thắc mắc thường gặp về hóa đơn hàng biếu tặng nhằm giúp kế toán nắm rõ và thực hiện đúng quy định.
Xuất quà tặng cho nhân viên có cần phải lập hóa đơn hay không?
Tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường các trường hợp hàng hóa hay dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người động.
Theo Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các loại hàng hóa, dịch vụ khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu cho, biếu, tặng đối với các tổ chức cần kê khai thuế giá trị gia tăng như sau:
Đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để cho, biếu, tặng trao đổi, trả thay cho người lao động cần phải nộp hóa đơn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, trên tờ hóa đơn cần ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Hàng biếu tặng có chịu thuế GTGT không?
Có. Theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ để biếu, tặng – dù là mua ngoài hay tự sản xuất – thì vẫn phải tính thuế GTGT đầu ra. Mức thuế này được xác định dựa trên giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
Hàng cho biếu tặng có ghi nhận doanh thu không?
Không. Theo hướng dẫn mới từ Tổng cục Thuế tại Công văn số 2785/TCT-CS, doanh nghiệp không cần ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng. Điều này được áp dụng từ khi Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực và đã thay thế các quy định trước đó.
Kê khai hàng quà tặng như thế nào?
Khi thực hiện hoạt động biếu, tặng hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế đúng theo quy định hiện hành. Việc kê khai được chia thành hai phần: đầu vào và đầu ra như sau:
Kê khai đầu vào: Khi mua hàng hóa để làm quà tặng, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.
Kê khai đầu ra: Doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT cho hàng biếu tặng, với mức thuế và đơn giá được tính theo giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự trên thị trường tại thời điểm biếu tặng.
Có bị xử phạt khi không xuất hóa đơn quà tặng không?
Có. Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn khi biếu, tặng hàng hóa – trừ trường hợp tiêu dùng nội bộ hoặc luân chuyển nội bộ – thì sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt cho hành vi này từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng, tùy mức độ vi phạm.
Trên đây, Hoàn Cầu Office đã đề cập những thông tin liên quan hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng. Hy vọng những thông tin này sẽ mang lại hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành kế toán. Nếu bạn bạn còn có thắc mắc gì đến vấn đề này có thể liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0901 668835 để được tư vấn nhé!
