top of page

Bài viết mới

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Nên làm gì trước “khẩu vị mới” của doanh nghiệp về dịch vụ văn phòng?

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Khám phá 8 điều bí mật cần làm trước 8h sáng nếu muốn thành công

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Văn phòng ảo – xu thế tất yếu trong kỷ nguyên cách mạng công nghiệp 4.0

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ TP.HCM - Chỉ từ 600k/tháng

Tai-san-co-dinh-vo-hinh-0.jpg

Khách hàng khó chịu với Văn Phòng Ảo, tại sao?

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi người đại diện pháp luật

  • Ảnh của tác giả: Vệ Tinh Site
    Vệ Tinh Site
  • 1 thg 7
  • 6 phút đọc

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để quá trình này được thực hiện suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc hiểu rõ các thành phần hồ sơ và những lưu ý cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có.


Thay đổi người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp
Thay đổi người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp

MỤC LỤC


Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?


Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là các thành phần hồ sơ cần thiết theo từng trường hợp cụ thể.


Hồ sơ áp dụng chung cho mọi loại hình doanh nghiệp


Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:


  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

    • Theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

  • Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới:

    • Đối với công dân Việt Nam: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.

    • Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hợp lệ, có dịch công chứng nếu cần.

  • Quyết định và Biên bản họp của công ty (tùy loại hình):

    • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.

    • Đối với công ty cổ phần: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị.

    • Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty.

  • Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

  • Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (nếu có yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh).


Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đầy đủ và chính xác
Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đầy đủ và chính xác

Trường hợp thay đổi kèm theo sửa đổi Điều lệ công ty


Nếu việc hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật kéo theo sự thay đổi Điều lệ công ty (ví dụ: thay đổi quyền hạn, nhiệm vụ, cơ cấu quản lý…), hồ sơ cần bổ sung:


  • Bản sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty có chữ ký của:

    • Người đại diện theo pháp luật cũ (nếu vẫn còn hiệu lực tại thời điểm ký);

    • Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị tùy theo loại hình doanh nghiệp.

  • Biên bản họp và quyết định về việc sửa đổi Điều lệ, nêu rõ nội dung sửa đổi liên quan đến người đại diện mới.


Hồ sơ nộp online cần bản scan định dạng PDF


Khi thực hiện nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng (trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Dịch vụ công quốc gia), cần lưu ý:


  • Toàn bộ hồ sơ giấy cần scan thành bản PDF, rõ nét, đầy đủ chữ ký và dấu (nếu có).

  • Mỗi loại giấy tờ nên gộp thành một file riêng, đặt tên file rõ ràng (Ví dụ: “Giấy tờ pháp lý cá nhân.pdf”, “Thông báo thay đổi.pdf”…).

  • Người nộp hồ sơ cần có tài khoản đăng ký kinh doanh trực tuyến hợp lệ.

  • Hồ sơ sau khi nộp sẽ được xét duyệt trong vòng 3 ngày làm việc. Sau khi được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin người đại diện được cập nhật.


Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật


Khi chuẩn bị hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình xử lý. Dưới đây là những lưu ý cần thiết trong quá trình soạn thảo và nộp hồ sơ.


Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin, giấy tờ và thời hạn khi chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin, giấy tờ và thời hạn khi chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ tùy thân


  • CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện mới phải còn hiệu lực, không bị mờ, rách và thông tin phù hợp với hồ sơ.

  • Nếu là người nước ngoài, cần dịch thuật công chứng hợp lệ.


Thống nhất nội dung trong hồ sơ


  • Các thông tin về tên, chức danh, ngày tháng, mã số doanh nghiệp… phải đồng bộ giữa các tài liệu (thông báo, quyết định, biên bản họp…).

  • Nếu có sửa đổi điều lệ, cần ghi rõ phần nội dung được sửa đổi liên quan đến người đại diện.


Chữ ký và dấu doanh nghiệp


  • Các văn bản như quyết định, biên bản, điều lệ phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên có thẩm quyền và đóng dấu (nếu doanh nghiệp sử dụng dấu).

  • Người ký phải đúng với thẩm quyền ghi trong điều lệ công ty.


Nộp hồ sơ đúng thời hạn


  • Hồ sơ phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

  • Nộp trễ có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.


Đảm bảo chất lượng file khi nộp online


  • Nếu nộp qua mạng, hồ sơ cần scan rõ nét, định dạng PDF, dung lượng không vượt quá giới hạn của hệ thống.

  • Không chụp ảnh tài liệu thay cho scan.


Kiểm tra kỹ điều lệ và quyền hạn người đại diện


  • Đảm bảo rằng người đại diện mới được phân quyền đúng trong điều lệ hoặc quyết định bổ nhiệm, tránh mâu thuẫn pháp lý về sau.


Hậu quả khi hồ sơ thiếu sót hoặc sai thông tin


Việc hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bị thiếu sót hoặc sai thông tin có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là những rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải:


  • Hồ sơ bị từ chối, phải nộp lại: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Điều này làm kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.

  • Bị xử phạt hành chính: Nếu doanh nghiệp không thực hiện đăng ký thay đổi đúng thời hạn (thường là 10 ngày kể từ ngày quyết định), có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

  • Người đại diện mới không được công nhận hợp pháp: Việc giao dịch, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý của người đại diện chưa được cập nhật có thể bị coi là không có giá trị pháp lý.

  • Ảnh hưởng đến các thủ tục liên quan: Các giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế… có thể bị gián đoạn do thông tin đại diện pháp luật chưa được cập nhật trong hệ thống.

  • Gây rủi ro pháp lý trong tương lai: Nếu thông tin bị sai sót nhưng không được phát hiện và xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải quyết tranh chấp hoặc kiểm tra pháp lý sau này.


Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo tính pháp lý và tránh những rủi ro không đáng có.


Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu sai sót có thể khiến doanh nghiệp bị từ chối xử lý
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu sai sót có thể khiến doanh nghiệp bị từ chối xử lý

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính pháp lý trong mọi hoạt động sau này. Do đó, trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng từng loại giấy tờ, nắm rõ quy định hiện hành và lưu ý các yếu tố quan trọng để tránh phát sinh rủi ro không mong muốn.


Liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết

Gửi thông tin thành công

bottom of page