Văn phòng đại diện là một phần quan trọng trong việc mở rộng kinh doanh và thúc đẩy sự hiện diện của một công ty ở một thị trường mới. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng, chi phí thành lập văn phòng đại diện sẽ là một trong những vấn đề gây đau đầu cho các doanh nghiệp. Trong bài viết này, Hoàn Cầu Office sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những khoản chi phí này cùng các quy định cần đáp ứng khi có nhu cầu mở văn phòng đại diện.
MỤC LỤC
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014 có đề cập, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ những lợi ích đó.
Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện ở trong nước và ngoài nước với số lượng một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương nhất định. Đây được xem là hình thức mở rộng quy mô kinh doanh. Khi nhận thấy một số thị trường có tiềm năng khai phá, nhiều doanh nghiệp có xu hướng mở văn phòng đại diện để tiếp cận khách hàng địa phương, tăng độ uy tín nhằm đưa sản phẩm đến gần hơn với các thị trường mới và nâng cao doanh số bán hàng.
Ngoài ra, thành lập văn phòng đại diện còn là một tín hiệu tốt phản ánh tình hình kinh doanh. Bởi, nếu doanh nghiệp đang trong tình trạng thua lỗ, vấn đề mở rộng bộ máy sẽ tăng thêm gánh nặng về chi phí. Vì vậy, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài đều mong muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đánh giá nước ta là một thị trường có sự tăng trưởng cao tại Đông Nam Á.
Điều kiện để được cấp phép đăng ký thành lập văn phòng đại diện của các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
Khi các thương nhân, nhà đầu tư nước ngoài muốn tiếp cận thị trường Việt Nam, việc có một đơn vị thường xuyên liên lạc, tiếp xúc, thúc đẩy cơ hội đầu tư tại địa phương được đánh giá là phương án rất cần thiết và nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn thực hiện trong những năm gần đây. Cùng với đó, mọi công tác mở văn phòng đại diện tại bất kỳ quốc gia nào cũng cần phải tuân theo đúng pháp luật của nước sở tại.
Tại Việt Nam, Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP có quy định về điều kiện cấp giấy phép cùng các mức chi phí thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:
Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
Thương nhân nước ngoài đã có thời gian hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được đăng ký hoặc thành lập;
Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Lưu ý: Người được bổ nhiệm chức vụ đứng đầu văn phòng đại diện không được đồng thời đang đảm nhận một trong các chức vụ sau: người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hay các thương nhân nước ngoài khác; người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác; người đại diện của các tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Quy định về tổ chức thu lệ phí thành lập văn phòng đại diện
Với vấn đề về tổ chức thu lệ phí, chi phí thành lập văn phòng đại diện, pháp luật Việt Nam cũng đã quy định rõ ràng tại nhiều thông tư, nghị định để giúp các doanh nghiệp nước ngoài mở rộng kinh doanh tại Việt Nam được thuận lợi và hạn chế tối đa các rào cản về mặt pháp lý. Cụ thể, Điều 3 Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về tổ chức thu lệ phí có đề cập chi tiết:
Chi phí thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là bao nhiêu?
Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, các doanh nghiệp nước ngoài cần phải tuân theo hướng dẫn nộp lệ phí tại Thông tư 143/2016/TT-BTC. Cụ thể, chi phí thành lập văn phòng đại diện như sau:
Lệ phí cấp mới: 3.000.000đ/giấy phép.
Sửa đổi, bổ sung, cấp lại, gia hạn: 1.500.000đ/giấy phép.
Lệ phí được thu bằng đồng tiền Việt Nam (VNĐ).
*** Tham khảo: Bảng giá thành lập công ty đầy đủ nhất 2023
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Hoàn Cầu Office
Đối với các công ty nước ngoài khi tham gia vào thị trường Việt Nam, việc chưa có sự am hiểu rõ ràng các quy định của pháp luật có thể gây trở ngại, kéo dài thời gian của quá trình hoàn tất các thủ tục hợp pháp. Vì vậy, hầu như phương án được ưu tiên để tiết kiệm chi phí thành lập văn phòng đại diện là sử dụng dịch vụ các đơn vị trong nước vừa đáp ứng tốt các quy định của pháp luật lại tối ưu được thời gian lẫn chi phí.
Hiện nay, Hoàn Cầu Office đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín được nhiều tổ chức kinh doanh tin tưởng và sử dụng. Với đội ngũ chuyên gia chuyên ngành luật, kinh tế am hiểu các quy định của pháp luật thì việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ luôn được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Một số thông tin khách hàng cần cung cấp cho Hoàn Cầu Office:
GPKD của công ty chủ quản (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng);
Hộ chiếu của người đại diện văn phòng (bản sao công chứng);
Báo cáo tài chính của công ty chủ quản có kiểm toán năm gần nhất (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng);
Văn bản thể hiện thông tin địa chỉ đặt văn phòng (hợp đồng thuê, mượn địa chỉ…), bản sao sổ đỏ (đối với nhà đất), văn bản chứng minh địa chỉ đặt trụ sở có chức năng cho thuê văn phòng;
Một số giấy tờ khác…
*** Gọi ngay: Dịch vụ thành lập công ty nước ngoài tại Việt Nam trọn gói, giá rẻ
Một số câu hỏi thường gặp
Thủ tục các bước thành lập văn phòng đại diện như thế nào?
Dưới đây là các bước thành lập văn phòng đại diện theo quy định hiện hành:
Bước 1: Chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 3: Nộp lệ phí và hoàn tất các chi phí thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện.
*** Tham khảo chi tiết: Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định mới nhất
Văn phòng đại diện có cần đóng lệ phí môn bài không?
Đầu tiên, theo Nghị định 139/2016 của Chính Phủ có hiệu lực từ ngày 01/01/2017, quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Thứ hai, theo công văn 685/TCT-CS của Tổng cục Thuế, đối với văn phòng đại diện không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
=> Như vậy, ngoài khoản chi phí thành lập văn phòng đại diện, văn phòng đại diện cần nộp thuế môn bài khi có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa theo quy định hiện hành.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 84 của Bộ Luật Dân sự 2015, chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân và không phải là pháp nhân.
Kết luận
Khi sử dụng dịch vụ ngoài, các doanh nghiệp cần phải bỏ ra một khoản phí không hề nhỏ. Tuy nhiên, đến với Hoàn Cầu Office, mức phì này sẽ không còn là vấn đề vì nó cạnh tranh nhất trên thị trường và được tối ưu đến mức thấp nhất cho mọi khách hàng. Với quy trình xử lý khoa học, thời gian thực hiện nhanh chóng thì việc bỏ ra một khoản chi phí này là hoàn toàn xứng đáng.
Đến đây, nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục, quy trình hay chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, vui lòng liên hệ với Hoàn Cầu Office theo hotline 0901 668 835 để được hỗ trợ nhanh nhất!