Việt Nam đang là nền kinh tế được nhiều chuyên gia trong và ngoài nước đánh giá cao về tốc độ phát triển trong tương lai. Vì vậy, thời gian gần đây, xu hướng các doanh nghiệp nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt nam ngày càng tăng. Trong bài viết dưới đây, Hoàn Cầu Office sẽ chia sẻ về những quy định cần đáp ứng của các doanh nghiệp nước ngoài khi muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cũng như chi phí thành lập văn phòng đại diện chi tiết nhất.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014 có đề cập, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ những lợi ích đó.
Văn phòng đại diện là gì?
Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện ở trong nước và ngoài nước với số lượng một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương nhất định. Đây được xem là hình thức mở rộng quy mô kinh doanh. Khi nhận thấy một số thị trường có tiềm năng khai phá, nhiều doanh nghiệp có xu hướng mở văn phòng đại diện để tiếp cận khách hàng địa phương, tăng độ uy tín nhằm đưa sản phẩm đến gần hơn với các thị trường mới và nâng cao doanh số bán hàng.
Ngoài ra, thành lập văn phòng đại diện còn là một tín hiệu tốt phản ánh tình hình kinh doanh. Bởi, nếu doanh nghiệp đang trong tình trạng thua lỗ, vấn đề mở rộng bộ máy sẽ tăng thêm gánh nặng về chi phí. Vì vậy, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài đều mong muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đánh giá nước ta là một thị trường có sự tăng trưởng cao tại Đông Nam Á.
Đặc điểm của một văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân.
Nhiệm vụ chính là thực hiện các hoạt động nghiên cứu, thu thập dữ liệu và đánh giá thị trường nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng với các đối tác, khách hàng mới.
Đơn vị này không được trực tiếp kinh doanh, ký các hợp đồng kinh tế mà phải thông qua công ty chủ quản.
Địa điểm thành lập có thể cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài gồm những gì?
Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, các doanh nghiệp nước ngoài cần phải tuân theo hướng dẫn nộp lệ phí tại Thông tư 143/2016/TT-BTC. Cụ thể, chi phí thành lập văn phòng đại diện như sau:
Lệ phí cấp mới: 3.000.000đ/giấy phép.
Sửa đổi, bổ sung, cấp lại, gia hạn: 1.500.000đ/giấy phép.
Lệ phí được thu bằng đồng tiền Việt Nam (VNĐ).
Điều kiện để được cấp phép đăng ký thành lập văn phòng đại diện của các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
Khi các thương nhân, nhà đầu tư nước ngoài muốn tiếp cận thị trường Việt Nam, việc có một đơn vị thường xuyên liên lạc, tiếp xúc, thúc đẩy cơ hội đầu tư tại địa phương được đánh giá là phương án rất cần thiết và nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn thực hiện trong những năm gần đây. Cùng với đó, mọi công tác mở văn phòng đại diện tại bất kỳ quốc gia nào cũng cần phải tuân theo đúng pháp luật của nước sở tại.
Tại Việt Nam, Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP có quy định về điều kiện cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:
Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
Thương nhân nước ngoài đã có thời gian hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được đăng ký hoặc thành lập;
Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
⇒ Các thương nhân nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện trên thì mới được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Lưu ý: Người được bổ nhiệm chức vụ đứng đầu văn phòng đại diện không được đồng thời đang đảm nhận một trong các chức vụ sau: người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hay các thương nhân nước ngoài khác; người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác; người đại diện của các tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Quy định cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Quy định về tổ chức thu lệ phí thành lập văn phòng đại diện
Với vấn đề về tổ chức thu lệ phí, chi phí thành lập văn phòng đại diện, pháp luật Việt Nam cũng đã quy định rõ ràng tại nhiều thông tư, nghị định để giúp các doanh nghiệp nước ngoài mở rộng kinh doanh tại Việt Nam được thuận lợi và hạn chế tối đa các rào cản về mặt pháp lý. Cụ thể, Điều 3 Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về tổ chức thu lệ phí có đề cập chi tiết:
Quy định về tổ chức thu lệ phí thành lập văn phòng đại diện
Phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Hoàn Cầu Office
Đối với các công ty nước ngoài khi tham gia vào thị trường Việt Nam, việc chưa có sự am hiểu rõ ràng các quy định của pháp luật có thể gây trở ngại, kéo dài thời gian của quá trình hoàn tất các thủ tục hợp pháp. Vì vậy, hầu như phương án được ưu tiên là sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị trong nước vừa đáp ứng tốt các quy định của pháp luật lại tối ưu được thời gian, chi phí.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Hoàn Cầu Office
Hiện nay, Hoàn Cầu Office đang cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho mọi doanh nghiệp. Tại TPHCM, Hoàn Cầu Office là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán – thuế, giấy phép kinh doanh hay các vấn đề pháp lý khác chuyên nghiệp và uy tín được nhiều tổ chức kinh doanh tin tưởng và sử dụng. Với đội ngũ chuyên gia chuyên ngành luật, kinh tế am hiểu các quy định của pháp luật thì việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ luôn được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Một số thông tin khách hàng cần cung cấp cho Hoàn Cầu Office:
GPKD của công ty chủ quản (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng);
Hộ chiếu của người đại diện văn phòng (bản sao công chứng);
Báo cáo tài chính của công ty chủ quản có kiểm toán năm gần nhất (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng);
Văn bản thể hiện thông tin địa chỉ đặt văn phòng (hợp đồng thuê, mượn địa chỉ…), bản sao sổ đỏ (đối với nhà đất), văn bản chứng minh địa chỉ đặt trụ sở có chức năng cho thuê văn phòng;
Một số giấy tờ khác…
Đội ngũ phụ trách chuyên môn của Hoàn Cầu Office
Về mặt chi phí, hiển nhiên, khi sử dụng dịch vụ ngoài, các doanh nghiệp cần phải bỏ thêm một khoản phí dịch vụ. Tuy nhiên, khi đến với Hoàn Cầu Office, mức phí này sẽ cạnh tranh nhất trên thị trường nên luôn tối ưu cho mọi khách hàng. Cụ thể, mức giá công khai cho gói cơ bản là 1.000.000đ. Với quy trình suôn sẻ, thời gian thực hiện nhanh chóng thì việc bỏ ra khoản chi phí như vậy là rất xứng đáng.
Đến đây, nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục, quy trình hay chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, vui lòng liên hệ với Hoàn Cầu Office theo hotline 0901 668 835 để được hỗ trợ nhanh nhất!