“Chữ ký số là gì?” là câu hỏi mà nhiều người đang rất quan tâm hiện nay. Chữ ký số được xem là một trong những công cụ kỹ thuật số có vai trò quan trọng trong thời kỳ số hóa, đặc biệt là giai đoạn làm việc từ xa, tại nhà do đại dịch COVID-19. Chữ ký số giúp cá nhân, doanh nghiệp kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử thuận tiện hơn. Ngoài ra, còn khá nhiều vai trò khác của chữ ký số mà quý khách có thể tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
Chữ ký số là gì?
Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Hoàn Cầu giải đáp câu hỏi “chữ ký số Token là gì?” như sau:
““Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Ngoài ra, có thể giải thích thêm cho câu hỏi “chữ ký số là gì?” như sau:
Chữ ký số được phân chia thành hai phần chính gồm:
Phần cứng gọi là USB Token, trông giống như một chiếc USB và bảo mật bằng mật khẩu (mã PIN).
Chứng thư số bao gồm tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp. Đây là phần không thể thiếu của chữ ký số.
Chữ ký số để làm gì?
Tạo chữ ký số để làm gì? Cá nhân, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để kê khai, nộp thuế trực tuyến; giao dịch ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử; ký hóa đơn điện tử; kê khai hải quan điện tử, cơ quan hành chính, bảo hiểm xã hội điện tử,… thay vì in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.
Việc ký hợp đồng, công văn sẽ trở nên dễ dàng hơn khi cá nhân, doanh nghiệp dùng chữ ký số và gửi qua email cho các đối tác làm ăn mà không cần gặp mặt trực tiếp.
Chữ ký số mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Sau đây là những lý do mà doanh nghiệp nên nhanh chóng tạo chữ ký số:
Chữ ký số đảm bảo tính an toàn, chính xác, bảo mật dữ liệu cao.
Các hồ sơ online có giá trị pháp lý được pháp luật công nhận tương đương các hồ sơ bản cứng (có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của tổ chức/doanh nghiệp). Vì vậy, đây là bằng chứng ngăn chặn việc chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cơ quan/tổ chức yên tâm hơn với giao dịch điện tử.
Quá trình hoàn tất thủ tục, ký kết hợp đồng dễ dàng, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.
Doanh nghiệp sẽ hạn chế việc in ấn và quản lý tài liệu giấy. Doanh nghiệp có thể áp dụng việc ký và lưu trữ trực tuyến các chứng từ, tài liệu như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán,…
Mua chữ ký số ở đâu?
Hiện nay, Bộ Thông tin và Truyền thông cho phép khoảng 15 tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số. Chữ ký số của nhà cung cấp nào cũng uy tín và tính năng sử dụng như nhau. Quý khách cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ (hay còn gọi là đại lý/cộng tác viên chữ ký số). Có 2 yếu tố mà quý khách cần cân nhắc khi lựa chọn đại lý chữ ký số:
Về giá của chữ ký số: Quý khách nên cẩn thận trước những quảng cáo giá gói dịch vụ chữ ký số thấp hơn các nhà cung cấp khác với nhiều ưu đãi tặng kèm như: phần mềm bảo hiểm xã hội, 500 số hóa đơn,… Tuy nhiên, để sử dụng được những khuyến mại này, quý khách phải chi trả thêm các chi phí khác để sử dụng như: khởi tạo, cài đặt,… Vì thế, trước khi tìm hiểu giá bán, quý khách cần lưu ý:
Giá bán đã bao gồm VAT hay chưa?
Có phải trả thêm phí cài đặt và hướng dẫn sử dụng không?
Giá thanh toán chính xác là bao nhiêu?
Giá thanh toán có được áp dụng chương trình khuyến mãi nào không?
Giá gia hạn chữ ký số sau khi sử dụng cụ thể ra sao?
Về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng: Vào mỗi quý, năm, quá trình kê khai thuế, nộp thuế, BHXH, hải quan điện tử,… thường hay xảy ra sai sót. Xem xét thử đại lý/cộng tác viên bán chữ ký số cho quý khách có nghiệp vụ đủ tốt và sự nhiệt tình để giúp quý khách giải quyết vấn đề không?
>>> TÌM HIỂU NGAY: Dịch vụ báo cáo thuế tháng thuế quý
Danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA)
Giấy phép số: 595/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 27/11/2017.
Thời hạn: 05 năm.
Công ty Cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm (CA2)
Giấy phép số: 425/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 27/8/2015.
Thời hạn: 05 năm.
Công ty Cổ phần BKAV (BKAV-CA)
Giấy phép số: 57/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 17/3/2015.
Thời hạn: 10 năm.
Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel (VIETTEL-CA)
Giấy phép số: 498/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 28/9/2015.
Thời hạn: 5 năm.
Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA)
Giấy phép số: 527/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 12/10/2015.
Thời hạn: 5 năm.
Công ty Cổ phần Viễn thông New-Telecom (NEWTEL-CA)
Giấy phép số: 225/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 22/5/2017.
Thời hạn: 5 năm.
Công ty Cổ phần Chứng số an toàn (SAFE-CA)
Giấy phép số: 424/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 07/9/2017.
Thời hạn: 5 năm.
Công ty Cổ phần Chữ ký số ViNa (Smartsign)
Giấy phép số: 496/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 04/11/2016.
Thời hạn: 5 năm.
Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam (EFY-CA)
Giấy phép số: 153/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 05/4/2018.
Thời hạn: 5 năm.
Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (TrustCA)
Giấy phép số: 10/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 08/01/2019.
Thời hạn: 10 năm.
Công ty Cổ phần MISA (MISA-CA)
Giấy phép số: 184/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 16/5/2019.
Thời hạn: 10 năm.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC (CMC-CA)
Giấy phép số: 186/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 16/5/2019.
Thời hạn: 10 năm.
Công ty Cổ phần Hỗ trợ doanh nghiệp và Đầu tư Hà Nội
Giấy phép số: 389/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 17/9/2019.
Thời hạn: 10 năm.
Công ty TNHH L.C.S
Giấy phép số: 495/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 12/11/2019.
Thời hạn: 10 năm.
Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams (EASYCA)
Giấy phép số: 61/GP-BTTTT.
Ngày cấp: 21/2/2020.
Thời hạn: 10 năm.
Các trường hợp sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử
Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC có đề cập rõ về vấn đề chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua như sau:
“- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
– Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.”
Trên đây là những nội dung quan trọng trong quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý và thực hiện đúng các nội dung trong quy định nhằm tránh những rủi ro sai phạm ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử. Để được giải đáp cụ thể về câu hỏi “chữ ký số là gì?”, quý khách vui lòng liên hệ với Hoàn Cầu qua hotline nhé!
>>> XEM THÊM: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói TPHCM