Trong quá trình hoạt động, có thể vì nhiều lý do khác nhau mà bạn có nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình này có thể gây khá nhiều phiền toái và rắc rối nếu không được thực hiện đúng cách. Hãy cùng Hoàn Cầu Office tìm hiểu và khám phá những bước cần thiết để thực hiện thủ tục này một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.
MỤC LỤC
Địa chỉ công ty là gì?
Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ cũng như diễn ra các giao dịch trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Địa chỉ công ty nằm trong khu vực lãnh thổ Việt Nam, được xác định bằng số nhà, ngõ, ngách, hẻm, phố, đường hay thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Điều kiện đặt trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở công ty không được là nhà tập thể hay nhà chung cư.
Địa chỉ trụ sở công ty nếu là tầng thì cần ghi rõ số tầng và kèm theo hồ sơ chứng minh không phải là nhà chung cư hoặc có chức năng kinh doanh, làm văn phòng riêng.
*** Tham khảo: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói giá rẻ TPHCM uy tín Hoàn Cầu
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo đúng quy định pháp luật
Thủ tục làm thay đổi địa chỉ kinh doanh và trụ sở chính được thực hiện theo 2 trường hợp:
TH1: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quận, huyện, thành phố, tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh
Để thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ sau đây:
Thông báo về sự thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty sang một nơi khác cùng nằm trên quận, huyện, thị trấn hiện tại.
Quyết định về việc thay đổi cũng như di dời trụ sở kinh doanh.
Nếu là doanh nghiệp với hai thành viên trở lên (Công ty hợp danh, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần) thì phải nhận được sự đồng thuận của các thành viên về việc điều chỉnh và di dời trụ sở chính. Nó được thể hiện thông qua biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên hay Hội đồng quản trị.
Trong trường hợp Đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hay dịch vụ thì doanh nghiệp cần phải có giấy uỷ quyền.
Các loại văn bản khác có liên quan.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Trình hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Sở Kế hoạch và Đầu tư TPHCM ở 32 Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Trường hợp 1: Nếu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính chưa đúng với yêu cầu thì cần phải tiến hành bổ sung và điều chỉnh theo hướng dẫn của cán bộ nhân viên.
Trường hợp 2: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ đúng theo quy định và thực hiện gửi Giấy hẹn trả kết quả.
Bước 3: Nhận kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu tư
Người Đại diện pháp luật hoặc người được uỷ quyền sẽ nhận kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh. Thời gian căn cứ vào ngày đã có trên Giấy hẹn trả kết quả.
Trường hợp 1: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Trường hợp 2: Nếu như hồ sơ không hợp lệ hay phát sinh vấn đề khác thì sẽ bị từ chối. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản trả lời cụ thể về nguyên nhân và hướng dẫn cách bổ sung để điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Đăng bố cáo về thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp đăng tải bố cáo trên https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/ Cổng thông tin điện tử quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp.
TH2: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, thành phố, tỉnh
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế có liên quan đến việc chuyển địa điểm dựa theo quy định của pháp luật về thuế trước khi thực hiện đổi địa chỉ công ty, trụ sở chính khác quận, huyện, tỉnh thành phố.
Bước 1: Tiến hành nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ
Tờ khai Điều chỉnh thông tin về Đăng ký thuế theo mẫu.
Một trong các loại giấy tờ sau: Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, Chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, Quyết định thành lập và Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này nếu có thay đổi.
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp HĐTV với công ty TNHH Hai thành viên trở lên, của Đại hội cổ đông đối với CTCP và các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
Quyết định của chủ sở hữu công ty về công ty TNHH MTV.
Bản sao về Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Giấy giới thiệu sử dụng cho người nộp hồ sơ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ để thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ để thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận và huyện bao gồm:
Thông báo về việc điều chỉnh thông tin, nội dung đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quyết định của chủ sở hữu doanh nghiệp (Doanh nghiệp tư nhân và Công ty TNHH MTV), Quyết định và biên bản cuộc họp và Hội đồng thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Công ty hợp danh); Quyết định và biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị (Công ty cổ phần) về việc đổi trụ sở chính và các thông tin trên Giấy đăng ký kinh doanh.
Giấy uỷ quyền (Nếu như người đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hay dịch vụ chuyên nghiệp).
Bước 3: Nộp hồ sơ ở Sở kế hoạch và đầu tư
Sau khi hoàn thành hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính ở bước 2, người đại diện pháp luật hay người được uỷ quyền cần phải tiến hành nộp hồ sơ ở Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi Giấy hẹn trả kết quả nếu như hồ sơ đầy đủ theo quy định.
Bước 4: Nhận kết quả trả từ Phòng đăng ký kinh doanh
Đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để nhận kết quả theo ngày ghi trên giấy hẹn. Doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc văn bản trả lời lý do tại sao hồ sơ bị từ chối và cách hướng dẫn điều chỉnh.
Bước 5: Khắc con dấu mới và đăng bố cáo trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Đây là một bước quan trọng để thông báo cho công chúng và các bên liên quan về việc thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định theo pháp luật hiện hành.
*** Có thể bạn sẽ cần: Hồ sơ, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh chi tiết [mới nhất]
Các thủ tục cần làm sau khi đã thay đổi địa chỉ công ty
Về con dấu pháp nhân công ty
Trong quá trình thay đổi thông tin về địa chỉ công ty, thông tin trên con dấu pháp nhân của công ty cũng cần được cập nhật để phù hợp với thông tin mới. Theo đó, nếu thông tin trên con dấu thay đổi thì doanh nghiệp cần thực hiện khắc lại con dấu theo quy định.
Về hóa đơn
Nếu như doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy
Công ty/doanh nghiệp sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cũ, tuy nhiên cần phải khắc thêm con dấu có thông tin địa chỉ mới để đóng vào hóa đơn. Tiếp sau đó, doanh nghiệp cần làm công văn nộp lên Chi cục thuế để xin được sử dụng hóa đơn cũ.
Ngược lại, khi địa chỉ mới khác quận, huyện thì doanh nghiệp cần làm lại thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn rồi mới được phép xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Cần thông báo thay đổi thông tin điều chỉnh hóa đơn cho cơ quan thuế biết.
Thông báo cho bên phát hành hóa đơn về việc cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống.
*** Liên hệ ngay: Dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu cho mọi doanh nghiệp
Một số thủ tục khác
Thông báo sự thay đổi địa chỉ công ty cho các đối tác, khách hàng,... trên các phương tiện truyền thông của công ty là điều nên làm.
Nếu việc thay đổi trụ sở công ty khác quận, huyện thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế ở địa chỉ mới.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội nếu địa chỉ mới khác quận, huyện…
Biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh, công ty, trụ sở chính thường sử dụng các biểu mẫu dưới đây:
Tờ khai điều chỉnh và bổ sung thông tin đăng ký thuế: Mẫu 08-MST.
Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính: Mẫu 09-MST
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp - thay đổi địa chỉ công ty: Mẫu II-1
Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT: Mẫu A.I.11.h (Trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài)
Dịch vụ thay đổi địa chỉ kinh doanh và trụ sở công ty uy tín tại TPHCM
Doanh nghiệp cần làm gì và cung cấp những giấy tờ gì?
Bạn chỉ cần gọi điện thoại để yêu cầu dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty. Sau đó bạn cung cấp Mã Số Thuế và vị trí địa điểm mới. Các việc còn lại Hoàn Cầu sẽ hoàn thành và bàn giao giấy phép kinh doanh đối với địa điểm mới (con dấu nếu có) tận nơi cho doanh nghiệp.
Nội dung dịch vụ
Soạn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính, địa điểm kinh doanh (Đại diện pháp luật ký).
Soạn quyết định thay đổi trụ sở chính của chủ sở hữu (Chủ sở hữu ký).
Chuẩn bị các hồ sơ và bìa hồ sơ dựa theo quy định.
Soạn tờ khai người nộp hồ sơ.
Nhận ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Soạn thông báo về việc thay đổi địa chỉ mới lên cơ quan thuế.
Nhân viên Hoàn Cầu sẽ trả giấy phép mới tận nơi cho bạn.
Chi phí dịch vụ thay đổi trụ sở kinh doanh
Thời gian thực hiện
Đến với Hoàn Cầu Office, dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty sẽ giúp bạn hoàn thiện mọi thủ tục trong vòng 4 ngày, cụ thể:
1 ngày để tư vấn, soạn hồ sơ cũng như trình khách hàng ký.
3 ngày nộp hồ sơ, Sở Kế hoạch và Đầu tư trực tiếp tiếp nhận, cấp giấy phép mới (con dấu nếu có) và giao nhận của Hoàn Cầu sẽ bàn giao tận nơi cho quý khách hàng.
Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty
Khi công ty thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, quá trình này đòi hỏi tuân theo một số thủ tục pháp lý như sau:
Phù hợp với các quy định của Pháp luật:
Địa chỉ mới của công ty phải tuân theo quy định chung của pháp luật và không nằm trong các khu vực dự án giải phóng đường, giải phóng khu dân cư hoặc các dự án treo khác.
Kiểm tra quy hoạch địa phương:
Đảm bảo rằng địa chỉ mới đã được quy hoạch phát triển vùng địa phương và không vi phạm các quy định.
Chuyển hồ sơ thuế khi cần thiết:
Nếu thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, không cần chuyển hồ sơ thuế.
Nếu thay đổi địa chỉ sang quận/huyện hoặc tỉnh, thành phố khác, cần chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang mới.
Thực hiện các thủ tục Quyết toán Thuế:
Khi chuyển hồ sơ thuế, công ty cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ.
Cơ quan quản lý thuế cũ sẽ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi hồ sơ có thể chuyển đi.
Quá trình này giúp đảm bảo rằng công ty không chỉ tuân theo quy định pháp luật mà còn tránh được các vấn đề phức tạp và rắc rối liên quan đến kinh doanh và thuế.
Câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty
1. Mức phạt khi không thực hiện đúng thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính đăng ký kinh doanh?
Khi công ty thực hiện thay đổi trụ sở đăng ký kinh doanh mà không thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, công ty có thể bị xử phạt như sau:
Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh khi không đăng ký tại địa chỉ mới.
Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại không thấy có hoạt động tại đó.
Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ theo quy định của Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Cụ thể về mức phạt được xác định như sau:
Thời hạn để đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã quá thời hạn quy định trong khoảng từ 01 ngày đến 10 ngày sẽ phạt cảnh cáo đối với hành vi vi phạm.
Đối với hành vi vi phạm thời hạn để đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định trong khoảng từ 11 ngày đến 30 ngày sẽ phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Đối với các hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày sẽ phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Đối với các hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên sẽ phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
2. Khi thay đổi địa chỉ công ty cần đăng báo không?
Hiện nay, sau khi thực hiện thay đổi địa chỉ công ty và đã được đăng ký tại các phòng đăng ký kinh doanh, không còn yêu cầu bắt buộc đăng báo cáo công bố thông tin. Tuy nhiên, đối với một số loại công ty đặc biệt như công ty bảo hiểm, việc này vẫn là bắt buộc.
3. Đổi địa chỉ công ty sang trụ sở mới ở chung cư được hay không?
Hiện tại, theo quy định của pháp luật về nhà ở, không cho phép hoạt động kinh doanh tại chung cư. Do đó, việc đặt địa chỉ công ty tại chung cư là không được phép.
4. Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh khác quận hay khác tỉnh có phải quyết toán thuế hay không?
Không cần. Khi thay đổi trụ sở sang địa chỉ thuộc quận khác hoặc tỉnh khác, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chốt thuế để chuyển quận, nhưng không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.
5. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính có cần đổi con dấu doanh nghiệp không?
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp có thể tự quyết định nội dung con dấu, tự quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp phải theo quy định của pháp luật.
Như vậy, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải đổi con dấu nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không ảnh hưởng đến nội dung con dấu.
Tuy nhiên, nếu trên con dấu cũ của doanh nghiệp có ghi địa chỉ trụ sở chính thì khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần phải đổi con dấu để đảm bảo tính chính xác của thông tin trên con dấu.
Nếu vẫn còn những thắc mắc xoay quanh vấn đề này hoặc muốn tìm đơn vị thay mình thực hiện việc thay đổi địa chỉ công ty, kinh doanh, trụ sở chính nhanh chóng, an toàn, hiệu quả thì doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Hoàn Cầu nhé! Chúng tôi luôn sẵn sàng để được hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp.