Thay đổi trụ sở kinh doanh, trụ sở công ty, địa chỉ trụ sở chính. Tuy nhiên, bạn chưa biết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận như thế nào? Hồ sơ cần những gì? Nộp hồ sơ ở đâu?
Địa chỉ công ty là gì?
Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ và diễn ra các giao dịch trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Địa chỉ công ty nằm trong lãnh thổ Việt Nam, được xác định bằng số nhà, ngõ, ngách, hẻm, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, thị trấn
Trình tự thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên giấy phép kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh
Để tiến hành thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ sau:
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty, địa chỉ kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính sang một nơi khác cùng nằm trên quận, huyện, thị trấn hiện tại.
Quyết định về việc thay đổi và di dời trụ sở kinh doanh
Nếu là doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên (Công ty hợp danh; Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Công ty cổ phần) thì phải nhận được sự đồng thuận của các thành viên về việc điều chỉnh, di dời trụ sở chính. Nó được thể hiện qua biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
Trong trường hợp Đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hay dịch vụ thì cần phải có giấy uỷ quyền.
Các văn bản khác có liên quan quan.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
Trình hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Sở Kế hoạch và Đầu tư TPHCM tại 32 Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Trường hợp 1: Nếu hồ sơ chưa đúng yêu cầu cần tiến hành bổ sung và điều chỉnh theo hướng dẫn của cán bộ nhân viên. Trường hợp 2: Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ đúng theo quy định và tiến hành gửi Giấy hẹn trả kết quả.
Bước 3: Nhận kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu Tư
Người Đại diện pháp luật hay người được uỷ quyền nhận kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh. Thời gian căn cứ theo ngày có trên Giấy hẹn trả kết quả. Trường hợp 1: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; Trường hợp 2: Nếu hồ sơ không hợp lệ hay phát sinh vấn đề khác thì sẽ bị từ chối. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản trả lời cụ thể nguyên nhân và hướng dẫn cách bổ sung để điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4 : Đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp đăng tải bố cáo trên https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/ Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện, thị trấn
Các hóa đơn GTGT không còn giá trị sử dụng. Vì thông tin trên hóa đơn không giống với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Trong trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ:
Sử dụng con dấu mã số thuế, đóng lên vị trí thông tin doanh nghiệp trên 3 liên hóa đơn mẫu của hóa đơn cũ.
Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn kèm ảnh chụp đến Chi cục thuế qua mạng.
Trường hợp sử dụng hóa đơn mới:
Thông báo huỷ hóa đơn GTGT chưa sử dụng
In hóa đơn theo các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Thông báo phát hành hóa đơn mẫu mới
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, tỉnh, thành phố
Trình tự thay đổi địa chỉ kinh doanh trên giấy phép
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, thị trấn Hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận, huyện bao gồm:
Thông báo điều chỉnh thông tin, nội dung đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quyết định của chủ sở hữu doanh nghiệp (Doanh nghiệp tư nhân; Công ty TNHH MTV); Quyết định và biên bản cuộc họp và Hội đồng thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Công ty hợp danh); Quyết định và biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị (Công ty cổ phần) về việc đổi trụ sở chính, thông tin trên Giấy đăng ký kinh doanh.
Giấy uỷ quyền (Nếu người đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hay dịch vụ chuyên nghiệp)
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi hoàn thành hồ sơ ở bước 1, người đại diện pháp luật hay người được uỷ quyền tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng đăng ký kinh doanh gửi Giấy hẹn trả kết quả nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định.
Bước 3: Nhận kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh
Đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nhận kết quả theo ngày ghi trên giấy hẹn. Doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc văn bản trả lời lý do hồ sơ bị từ chối và cách hướng dẫn điều chỉnh.
Bước 4: Khắc con dấu mới và đăng bố cáo trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Lưu ý khi thay đổi địa chỉ sang khác quận, huyện, thị trấn
Do thay đổi trụ sở chính sang một quận, huyện, thị trấn khác nên Chi cục thuế quản lý cũng sẽ phải điều chỉnh. Doanh nghiệp cần hoàn thành quyết toán thuế và chuyển thuế đến quận mới. Thay đổi thông tin nên các hoá đơn không còn giá trị sử dụng. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn cũ:
Đóng dấu tròn lên hóa đơn GTGT
Gửi BK01/AC Bảng kê khai hóa đơn chưa sử dụng
Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đến Chi cục thuế quản lý mới.
Trong trường hợp sử dụng hóa đơn mới:
Thông báo huỷ hoá đơn GTGT
In hoá đơn mới
Thông báo phát hành hoá đơn mới với Chi cục thuế quản lý mới.
Các thủ tục cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Về con dấu pháp nhân của công ty
Nếu thông tin trên con dấu thay đổi thì doanh nghiệp cần thực hiện khắc lại con dấu theo quy định.
Về hóa đơn
Nếu doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy Công ty/doanh nghiệp sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cũ, tuy nhiên cần phải khắc thêm con dấu có thông tin địa chỉ mới để đóng vào hóa đơn. Tiếp sau đó, doanh nghiệp cần làm công văn nộp lên Chi cục thuế để xin được sử dụng hóa đơn cũ. Ngược lại, khi địa chỉ mới khác quận, huyện thì doanh nghiệp cần làm lại thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn rồi mới được phép xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử
Cần thông báo thay đổi thông tin điều chỉnh hóa đơn cho cơ quan thuế biết.
Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống.
Một số thủ tục khác
Thông báo sự thay đổi địa chỉ công ty cho các đối tác, khách hàng,... trên các phương tiện truyền thông của công ty là điều nên làm.
Nếu việc thay đổi trụ sở công ty khác quận, huyện thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế ở địa chỉ mới.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội nếu địa chỉ mới khác quận, huyện…
Quy định cần đáp ứng khi đặt trụ sở công ty
Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Nhà ở 2014: “Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.”
Công ty có địa chỉ trụ sở chính tại chung cư thì chung cư đó cần đáp ứng yêu cầu về chức năng cho thuê văn phòng. Cần có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư làm văn phòng, địa chỉ doanh nghiệp.
Về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần có giấy chứng minh về quyền sở hữu, quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở chính công ty.
*** Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp TPHCM.
Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Tại Khoản 2, Điều 32 Luật Doanh nghiệp quy định rõ: Các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Nếu vượt quá thời hạn trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định. Mức phạt đưa ra theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP là từ 500.000 - 5.000.000 đồng, tùy thuộc vào thời gian quá hạn. Cụ thể:
Nếu quá hạn từ 1 - 30 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 500.000 - 1.000.000 đồng.
Nếu quá hạn từ 31 - 90 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 1.000.000 - 2.000.000 đồng.
Nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên, doanh nghiệp bị xử phạt từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng.
Biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, thay đổi địa chỉ kinh doanh thường sử dụng các biểu mẫu dưới đây:
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế: Mẫu 08-MST
Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính: Mẫu 09-MST
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp - thay đổi địa chỉ công ty: Mẫu II-1
Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT: Mẫu A.I.11.h (Trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài)
Dịch vụ thay đổi địa chỉ kinh doanh, trụ sở công ty uy tín tại TPHCM
Doanh nghiệp cần làm gì và cung cấp những giấy tờ gì?
Bạn chỉ cần gọi điện thoại yêu cầu dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty. Sau đó bạn cung cấp Mã Số Thuế, vị trí địa điểm mới. Các việc còn lại Hoàn Cầu sẽ hoàn thành và bàn giao giấy phép kinh doanh với địa điểm mới (con dấu nếu có) tận nơi cho doanh nghiệp.
Nội dung dịch vụ
Soạn đề nghị thay đổi địa điểm kinh doanh (Đại diện pháp luật ký).
Soạn quyết định về việc thay đổi trụ sở chính của chủ sở hữu (Chủ sở hữu ký).
Chuẩn bị các hồ sơ và bìa hồ sơ theo quy định.
Soạn tờ khai người nộp hồ sơ.
Nhận ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Soạn thông báo thay đổi địa chỉ mới lên cơ quan thuế.
Nhân viên Hoàn Cầu trả giấy phép mới tận nơi cho bạn.
Chi phí dịch vụ thay đổi trụ sở kinh doanh
Lệ phí nộp nhà nước: 500.000đ (có thể thêm con dấu mới 450.000đ)
Lệ phí hồ sơ và cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp mới ở Sở Kế hoạch và Đầu tư: 200.000đ. Lệ phí con dấu và công bố mẫu dấu lên hệ thông quốc gia: 450.000đ. Lưu ý: Nếu vị trí trụ sở mới và cũ ở cùng quận thì doanh nghiệp không cần làm dấu mới. Công bố Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ở Cổng thông tin quốc gia: 300.000đ
Phí dịch vụ Hoàn Cầu: 500.000đ
Thời gian thực hiện
1 ngày để tư vấn, soạn hồ sơ và trình khách hàng ký. 3 ngày để nộp hồ sơ, Sở Kế hoạch và Đầu tư tiếp nhận, cấp giấy phép mới (con dấu nếu có) và giao nhận của Hoàn Cầu sẽ bàn giao tận nơi cho khách hàng. *** Một số dịch vụ khác của Hoàn Cầu: Thay đổi đại diện pháp luật, Thay đổi giám đốc công ty. Nếu vẫn còn những thắc mắc xoay quanh vấn đề này hoặc muốn tìm đơn vị thay mình thực hiện việc thay đổi địa điểm kinh doanh nhanh chóng, an toàn, hiệu quả thì doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Hoàn Cầu nhé! Chúng tôi luôn sẵn sàng để được hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp. Hoàn Cầu - 0901 668835
Xem thêm: Dịch vụ Thay đổi giấy phép kinh doanh TPHCM