6 lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo cho startup
- 13 thg 2, 2019
- 11 phút đọc
Đã cập nhật: 3 thg 7
Khởi nghiệp thông minh bắt đầu từ việc tối ưu chi phí và văn phòng ảo chính là giải pháp mà ngày càng nhiều startup lựa chọn. Lợi ích của văn phòng ảo không chỉ nằm ở chi phí, mô hình này còn mang lại hàng loạt lợi ích về pháp lý, hình ảnh thương hiệu và sự linh hoạt trong vận hành. Cùng Hoàn Cầu tìm hiểu chi tiết hơn về các lợi ích thiết thực của văn phòng ảo qua bài viết sau đây!
MỤC LỤC
Ưu điểm vượt trội của văn phòng ảo
Lợi ích của văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, tinh gọn nhân sự, linh hoạt về thời gian và sở hữu địa chỉ kinh doanh đẹp ngay trung tâm thành phố. Tất cả những yếu tố đó góp phần tối đa hóa lợi nhuận, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và giúp startup tập trung toàn lực vào hoạt động cốt lõi.
Tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí
Lý do tiên phong mà rất nhiều các doanh nghiệp quyết định lựa chọn văn phòng ảo có lẽ là vì tiết kiệm được một khoản chi phí. Đương nhiên việc tiết kiệm chi phí vẫn đi song song với sự đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tốt. Không tốn quá nhiều chi phí cho một văn phòng thông thường, các khoản như thuê nhân viên lễ tân, chi phí máy móc, chi phí vận chuyển, thiết kế mà doanh nghiệp vẫn có một văn phòng hoàn hảo trong mắt khách hàng.
Với việc thuê văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp có thể làm việc tự do tại nhà, quán cà phê hay một văn phòng khác ở ngoại ô với giá thuê rẻ hơn trong trung tâm. Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tập trung vào công việc chính của công ty hơn.
Có một địa chỉ “đẹp”
Chắc chắn khi thuê một văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp sẽ có một văn phòng tại trung tâm thành phố đông đúc, náo nhiệt. Doanh nghiệp có thể dùng địa chỉ này khi giao dịch, trao đổi với khách hàng tạo được sự tin tưởng, uy tín cao phục vụ cho việc ký kết hợp đồng thành công.
Nếu quý khách đang muốn tìm một vị trí đẹp, ngay tại trung tâm thành phố, có thể tham khảo địa điểm cho thuê văn phòng ảo tại quận 3 này nhé.
Kết nối với khách hàng mọi lúc mọi nơi
Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại được trang bị giúp doanh nghiệp có thể nhận và chuyển tiếp các loại thư từ, fax, điện thoại,…một cách chính xác, nhanh chóng và linh hoạt với khách hàng. Vì vậy việc kết nối với đối tác, khách hàng đều được diễn ra rất thuận lợi dù chủ doanh nghiệp đang ở đâu với mức chi phí rất rẻ.
Tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp
Tối ưu hóa lợi nhuận là điều mà bất kì doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được. Không phải lo chi phí quá cao cho việc thuê văn phòng, thuê lễ tân, trang trí văn phòng, doanh nghiệp có thể tập trung toàn lực tài chính vào công việc kinh doanh, phát triển của công ty giúp công ty đạt được lợi nhuận cao.
Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp
Một trong những lợi ích của văn phòng ảo không thể không kể đến là giúp bạn nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh tại các tòa nhà hiện đại, trung tâm quận lớn như Quận 1, Quận 3,... giúp doanh nghiệp ghi điểm ngay từ lần đầu tiếp cận khách hàng hoặc đối tác. Đây chính là “lợi nhuận vô hình” mà nhiều doanh nghiệp không thể đo đếm bằng con số, nhưng lại mang lại giá trị lớn trong dài hạn.
Mở rộng thị trường một cách dễ dàng
Nhiều khách hàng tiềm năng thường thích làm việc với những đối tác trong cùng một thành phố. Vấn đề này hoàn toàn có thể giải quyết bằng việc sử dụng văn phòng ảo. Văn phòng ảo có thể cho phép các công ty linh hoạt mở rộng thị trường ở mọi miền đất nước với mức chi phí thấp.
Nhược điểm dịch vụ thuê văn phòng ảo
Ngoài những lợi ích của văn phòng ảo trên, một số mặt hạn chế khi sử dụng văn phòng ảo người dùng nên cân nhắc như sau:
Không gian làm việc hạn chế: Dịch vụ này thường không đi kèm chỗ ngồi làm việc cố định, nên có thể chưa phù hợp với các doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp hàng ngày hoặc có đội ngũ nhân sự lớn.
Khó chủ động trong việc tiếp khách: Việc gặp gỡ đối tác tại địa điểm văn phòng ảo cần đặt lịch trước và phụ thuộc vào lịch trống của bên cung cấp dịch vụ, dẫn đến việc tiếp khách có thể không linh hoạt như tại văn phòng riêng.
Chia sẻ địa chỉ kinh doanh với nhiều đơn vị: Một địa chỉ có thể được dùng bởi nhiều doanh nghiệp cùng lúc, điều này đôi khi gây nhầm lẫn cho khách hàng hoặc ảnh hưởng đến mức độ nhận diện thương hiệu.
Quản lý đội ngũ từ xa có thể phức tạp: Khi không có không gian làm việc thực tế, việc phối hợp công việc giữa các thành viên có thể gặp trở ngại, đặc biệt với các doanh nghiệp chưa có quy trình làm việc từ xa hiệu quả.
Một số vướng mắc pháp lý tiềm ẩn: Với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa quen thuộc với việc đăng ký địa chỉ kinh doanh tại văn phòng ảo, có thể phát sinh một số khó khăn trong thủ tục pháp lý, đặc biệt khi cơ quan chức năng yêu cầu xác minh địa chỉ hoạt động.
Dù tồn tại một vài giới hạn nhất định, nhưng so với lợi ích của văn phòng ảo mang lại, đây vẫn là giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn cần tìm một đơn vị cung cấp giải pháp văn phòng ảo uy tín để tránh gặp các rắc rối về mặt pháp lý không đáng có.
Lưu ý cần biết khi thuê dịch vụ văn phòng ảo
Để tận dụng tối đa lợi ích của văn phòng ảo mang lại, doanh nghiệp cần xem xét kỹ một số yếu tố quan trọng sau:
Đánh giá mức độ uy tín của đơn vị cung cấp: Tìm hiểu kỹ thông tin về đơn vị cung cấp qua các kênh đánh giá, phản hồi của khách hàng cũ, các dự án đã triển khai, cũng như cách họ tư vấn và chăm sóc khách hàng.
Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp: Vị trí văn phòng ảo cần dễ nhận diện, thuận tiện giao thông, nằm tại khu vực trung tâm hoặc các tòa nhà chuyên nghiệp. Một địa chỉ tốt sẽ góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và thuận lợi hơn trong việc tiếp khách hoặc làm việc với cơ quan nhà nước.
Kiểm tra tiện ích đi kèm dịch vụ: Kiểm tra thực tế trước khi thuê sẽ giúp tránh tình trạng tiện ích không đúng như cam kết. Doanh nghiệp nên chọn gói dịch vụ có các tiện ích phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
So sánh và thương lượng chi phí thuê: Nên tham khảo nhiều nơi để có lựa chọn hợp lý, đồng thời đàm phán các điều khoản để tối ưu chi phí. Lưu ý đến các khoản phụ phí hoặc điều kiện phát sinh trong hợp đồng.
Đánh giá chất lượng dịch vụ và khả năng hỗ trợ: Một cuộc trao đổi tư vấn ban đầu cũng có thể giúp bạn cảm nhận được thái độ phục vụ và mức độ đáng tin cậy của dịch vụ.
Những đối tượng nên thuê văn phòng ảo
Sự tiết kiệm giảm áp lực tài chính hay tính linh hoạt của dịch vụ này rất phù hợp với các đối tượng:
Cá nhân mới bắt đầu công việc kinh doanh không muốn dùng địa chỉ nhà riêng và số điện thoại của họ.
Những chuyên gia cần duy trì danh tính để tiếp thị.
Những doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường sang các khu vực mới.
Những doanh nghiệp phục vụ khách hàng khắp cả nước muốn thể hiện sự đáng tin cậy của mình đối với khách hàng tại địa phương đó.
Doanh nghiệp start up nguồn vốn không cao cần một địa chỉ doanh nghiệp để giao dịch thuận lợi hơn.
Bất kì một doanh nghiệp nào muốn sự hiện diện của công ty mình tại một địa chỉ đẹp mà không cần bỏ ra quá nhiều chi phí.
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo dành cho người mới
Đối với những doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, Hoàn Cầu tin rằng các kinh nghiệm sau đây sẽ giúp bạn đưa ra quyết định dễ dàng hơn bao giờ hết!
Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng
Doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị đã có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, có địa chỉ hoạt động minh bạch và được nhiều khách hàng đánh giá tích cực. So sánh dịch vụ giữa các bên khác nhau cũng là cách để đánh giá mức độ chuyên nghiệp, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Vị trí văn phòng ảo nằm ở đâu?
Vị trí văn phòng ảo chính là bộ mặt đại diện trên giấy tờ và trong mắt đối tác. Doanh nghiệp nên ưu tiên những địa điểm dễ tìm, nằm ở khu vực trung tâm hoặc các tòa nhà văn phòng hiện đại, giúp tạo ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp. Một văn phòng nằm trong khu vực an ninh, giao thông thuận lợi và có hình ảnh uy tín sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong quá trình đăng ký và vận hành.
Kiểm tra tính pháp lý trước khi ký hợp đồng
Trước khi đặt bút ký hợp đồng, người thuê cần kiểm tra kỹ các giấy tờ liên quan đến pháp lý, bao gồm giấy phép hoạt động của đơn vị cung cấp, chứng nhận quyền sử dụng địa chỉ, và mẫu hợp đồng được pháp luật công nhận. Việc bỏ qua bước xác minh này có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có trong quá trình sử dụng hoặc khi cần làm việc với các cơ quan nhà nước.
Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng
Bản hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được trình bày rõ ràng, cụ thể về các điều khoản như thời hạn thuê, chi phí, tiện ích đi kèm và các trường hợp chấm dứt dịch vụ. Tránh ký kết khi còn nhiều điều chưa rõ ràng hoặc không có văn bản xác nhận thỏa thuận. Doanh nghiệp nên chủ động yêu cầu làm rõ từng hạng mục để tránh xảy ra tranh chấp trong tương lai.
Hoàn thành nghĩa vụ đăng ký với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
Dù sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đúng quy định về đăng ký kinh doanh, khai thuế và cập nhật thông tin với cơ quan chức năng. Địa chỉ văn phòng ảo hợp lệ có thể được dùng để làm trụ sở đăng ký, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo các thủ tục được hoàn tất theo quy trình để tránh bị xử lý hành chính.
Không gian tiện nghi mà dịch vụ này mang lại
Trước khi quyết định thuê, bạn nên khảo sát thực tế không gian văn phòng để xem các tiện ích có đúng như cam kết. Các yếu tố cần quan tâm bao gồm: hệ thống lễ tân, phòng họp, bảng tên doanh nghiệp, wifi, máy in, máy fax, thang máy, điều hòa và không gian tiếp khách. Một số văn phòng còn có thêm phòng hội thảo hoặc không gian tổ chức sự kiện - điểm cộng với những doanh nghiệp có nhu cầu gặp gỡ đối tác thường xuyên.
Thời gian thuê văn phòng ảo
Thời gian thuê văn phòng ảo thường khá linh hoạt, có thể theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn thời gian thuê phù hợp với kế hoạch hoạt động kinh doanh, đồng thời xem xét các ưu đãi khi thuê dài hạn. Điều này giúp bạn tối ưu ngân sách và tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Hoàn Cầu – Đơn vị cho thuê văn phòng ảo TPHCM chất lượng
Xu hướng thuê văn phòng ảo đang thịnh hành và bạn đang có nhu cầu thuê văn phòng ảo tại TPHCM để kinh doanh, khởi nghiệp. Thế nhưng trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp loại hình dịch vụ này và bạn không biết lựa chọn nơi nào mới uy tín, chất lượng.
Vậy thì Hoàn Cầu sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo mà bạn đang tìm kiếm. Chúng tôi không phải là đơn vị đi đầu trong xu hướng cung cấp văn phòng ảo, cũng không phải là đơn vị cung cấp văn phòng có cơ sở vật chất tốt nhất nhưng giúp có thể giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí tối đa và vẫn đảm bảo được chất lượng 100%.
Chúng tôi đã có hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, cam kết phục vụ khách hàng tốt nhất. Các văn phòng cho thuê đều được trang bị đầy đủ tiện nghi, hữu ích, cũng như trang bị các thiết bị hiện đại, phù hợp, hỗ trợ quá trình làm việc và kinh doanh của bạn một cách tốt nhất.
Các bước thuê văn phòng ảo tại Hoàn Cầu rất đơn giản. Quý khách có thể ghé trực tiếp đến địa chỉ của chúng tôi, kiểm tra và xem qua văn phòng cho thuê cũng như những dịch vụ cung cấp. Nếu bạn hài lòng thì hai bên sẽ tiến tới ký kết hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo nhu cầu của quý khách.
Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về lợi ích của văn phòng ảo cũng như lý do mô hình này đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ thuê văn phòng ảo tại quận 3, TP.HCM, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua số 0901 668 835 để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tình. Hoàn Cầu luôn sẵn sàng đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên hành trình khởi nghiệp!
