Trong nền kinh tế hiện đại, việc sử dụng hóa đơn đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình giao dịch thương mại. Hóa đơn không chỉ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý cho việc mua bán hàng hóa và dịch vụ, mà còn giúp quản lý tài chính và thuế của các doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một công cụ quan trọng để đánh giá và phân tích hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc một quốc gia. Trong bài viết này, Hoàn Cầu sẽ trình bày về tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại, những thách thức mà doanh nghiệp và cơ quan chính phủ đang gặp phải, cùng những giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng hóa đơn trong việc quản lý kinh tế và thuế.
MỤC LỤC
1. Sử dụng hóa đơn điện tử cần dùng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Thông tư 78 không?
1.1. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế
1.2. Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế
2. Các đối tượng cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78
3. Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đơn giản
3.1. Thông tin về cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng
3.2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiệu quả
4. Thời hạn để nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Sử dụng hóa đơn điện tử cần dùng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Thông tư 78 không?
Kể từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể và cá nhân kinh doanh đều bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Điều này được quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Sau khi đã được Cơ quan thuế phê duyệt sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể tạo và lập hóa đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế (CQT)
Sau khi hoàn thành việc lập hóa đơn, người bán sẽ tiến hành gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế để được cấp mã. Sau đó, họ sẽ gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã tới người mua.
Loại hóa đơn điện tử có mã của CQT
Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế (CQT)
Sau khi người bán đã lập và gửi hóa đơn cho người mua, dữ liệu của hóa đơn điện tử sẽ được người bán gửi tới Cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp chuyển. Quyết định về việc chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn tới Cơ quan thuế phụ thuộc vào từng trường hợp, tuy nhiên, chậm nhất là trong ngày gửi cho người mua. Đối với việc nộp hồ sơ kê khai thuế Giá trị gia tăng, người bán có thể chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) theo hạn nộp. Riêng đối với việc bán xăng dầu, người bán phải chuyển Bảng tổng hợp trong ngày.
Dựa trên các trường hợp đã nêu, tất cả các loại hóa đơn điện tử, có hoặc không có mã từ Cơ quan thuế, đều đã được gửi dữ liệu tới cơ quan thuế và được lưu trữ tại CQT. Vì vậy, người nộp thuế không cần phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn hàng Quý (BC26/AC) như đã làm trước đây.
***THAM KHẢO NGAY: TOP các công ty dịch vụ kế toán
Các đối tượng cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Theo quy định mới, một số tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, khi sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế, phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các điểm cụ thể như sau:
Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, mua hóa đơn từ cơ quan thuế, có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và bản hóa đơn đã sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế thường gặp sự cố và chưa thể khắc phục được:
Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi cơ quan thuế gặp sự cố trong việc cấp mã, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức và cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế đã được khắc phục thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho các tổ chức và cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Thời hạn chậm nhất để chuyển sang hóa đơn điện tử là 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế. Các tổ chức và cá nhân cũng cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định này.
Một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh, bao gồm:
Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
Giao, khoán, bán hay cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đơn giản
Thông tin về cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được phân thành hai giai đoạn theo quý và theo tháng, cụ thể như sau:
Cách để làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng: Theo quy định tại Điều 5, Khoản 4 của Thông tư 119/2014/TT-BTC và sửa đổi khổ thứ 2, Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng áp dụng cho doanh nghiệp có mức độ rủi ro cao về Thuế. Thời hạn để nộp báo cáo chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý: Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập hoặc có hoạt động dưới 12 tháng thuộc diện rủi ro cao về Thuế. Đối với những doanh nghiệp khác (không có thông báo của cơ quan Thuế về việc thuộc loại rủi ro cao về Thuế), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được thực hiện theo quý.
Lưu ý: Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (không có hoạt động xuất hóa đơn) tức là không phát sinh hoạt động bán hàng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiệu quả
Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào trong phần mềm HTKK.
Bước 2: Truy cập vào mục "Hoá đơn" -> "Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)".
Bước 3: Nhập thông tin vào các cột tương ứng. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết:
Cột 1: Cột thứ tự - Thêm dòng: Bấm "F5" để thêm dòng mới, bấm "F6" để xóa dòng.
+ Cột Mã loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn bạn muốn báo cáo.
+ Chọn "01GTKT" nếu sử dụng hóa đơn GTGT.
+ Chọn "02GTTT" nếu sử dụng hóa đơn bán hàng.
Cột 2: Tên loại hóa đơn - Không cần nhập, phần mềm sẽ tự động điền.
Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn - Nhập ký hiệu mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp. Ví dụ: "01GTKT0/001".
Cột 6, 7: Từ số - Đến số: Gọi là Số tồn đầu kỳ.
Nếu là lần đầu tiên lập báo cáo, bạn tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu. Từ kỳ thứ 2 trở đi, phần mềm sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên và cho phép chỉnh sửa.
Cột 8, 9: Từ số - Đến số: Gọi là số mua/phát hành trong kỳ.
Nhập số tự nhiên, nếu trong kỳ không có việc đặt in hóa đơn và thông báo phát hành, bạn có thể bỏ qua cột này.
Cột 10, 11, 12: Phần mềm tự động điền.
Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Nhập số lượng các hóa đơn đã sử dụng (không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy) và phải nhỏ hơn hoặc bằng số lượng hóa đơn trong cột 5.
Cột 14, 16, 18: Gọi là phần mềm tự động điền.
Cột 15, 17, 19: Nhập mã số hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy và không được trùng nhau.
Cột 20, 21, 22: Phần mềm tự động điền.
+ Người lập biểu là: Nhập tên người thực hiện báo cáo.
+ Người đại diện theo pháp luật thì Nhập tên giám đốc.
+ Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, bạn có thể chỉnh sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
Bước 4: Nhấn nút "Ghi". Nếu có lỗi sai thì phần mềm sẽ tự động thông báo.
Bước 5: Cuối cùng, nhấn nút "Kết xuất XML" và nộp báo cáo qua mạng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
**TÌM HIỂU THÊM: Các loại kế toán báo cáo thuế hiện nay
Thời hạn để nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, chúng ta cần lưu ý thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Còn đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý, thời hạn nộp sẽ được quy định như sau:
Quý I: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/4.
Quý II: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/7.
Quý III: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/10.
Quý IV: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/01 của năm sau.
**Hạn chế trễ thời hạn nộp báo cáo => Sử dụng ngay dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM
Tổng kết lại, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một yêu cầu quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Việc thực hiện báo cáo đúng thời hạn và đầy đủ thông tin sẽ giúp cơ quan thuế có cái nhìn chính xác về việc sử dụng hóa đơn của từng đơn vị, từ đó tăng cường quản lý thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Do đó, đối với những ai phải tuân thủ quy định này, việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn là một trách nhiệm cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không mong muốn liên quan đến vấn đề thuế.