Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
- 20 thg 7, 2023
- 11 phút đọc
Đã cập nhật: 5 thg 2
Hóa đơn không chỉ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý cho việc mua bán hàng hóa và dịch vụ, mà còn giúp quản lý tài chính và thuế của các doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đặc biệt là báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng để đánh giá và phân tích hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc một quốc gia.
Trong bài viết này, Hoàn Cầu Office sẽ hướng dẫn chi tiết về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, những thách thức mà doanh nghiệp và cơ quan chính phủ đang gặp phải, cùng những giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng hóa đơn trong việc quản lý kinh tế và thuế.
MỤC LỤC
Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu có phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, không phải mọi cá nhân, doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nghĩa vụ này chỉ áp dụng đối với các trường hợp cụ thể dưới đây, tùy thuộc vào hình thức sử dụng hóa đơn và tình trạng hoạt động của người nộp thuế.
Cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế theo chuẩn định dạng để phục vụ công tác quản lý thuế.
Về nguyên tắc:
Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định không phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ như đối với hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế.
Cơ quan thuế thực hiện quản lý tình hình sử dụng hóa đơn thông qua hệ thống dữ liệu điện tử.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý, cơ quan thuế có quyền yêu cầu người nộp thuế cung cấp báo cáo, giải trình hoặc đối chiếu dữ liệu hóa đơn, đặc biệt đối với:
Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế.
Trường hợp có dấu hiệu vi phạm về sử dụng hóa đơn.
Trường hợp phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ thông báo và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện đúng nghĩa vụ phát sinh liên quan đến báo cáo hóa đơn (nếu có).
Các cá nhân, doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế
Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với tổ chức, cá nhân mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành, người nộp thuế có trách nhiệm:
Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu quy định.
Báo cáo đầy đủ số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy (nếu có) và số tồn cuối kỳ.
Thực hiện báo cáo theo tháng hoặc theo quý theo thông báo của cơ quan thuế.
Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ báo cáo trong trường hợp này được xác định là hành vi vi phạm quy định về quản lý hóa đơn và có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể
Doanh nghiệp trong các trường hợp chia, tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc giải thể có trách nhiệm:
Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến thời điểm có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc chấm dứt hoạt động.
Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ về hóa đơn trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Theo thực tiễn áp dụng pháp luật, việc chưa hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong các căn cứ để cơ quan thuế:
Chưa xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế;
Tạm dừng hoặc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ giải thể doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chuyển địa điểm dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, người nộp thuế có trách nhiệm:
Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo trước khi hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm theo quy định.
Việc không nộp hoặc nộp không đầy đủ báo cáo trong trường hợp này có thể dẫn đến:
Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp bị tạm dừng xử lý.
Phát sinh yêu cầu bổ sung, giải trình nghĩa vụ về hóa đơn với cơ quan thuế.
Đối tượng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, những đối tượng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao gồm:
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh đã sử dụng hết hóa đơn trong kỳ trước, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng 0, trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn.
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh đã ngừng hoạt động kinh doanh từ ngày 01/7/2022 trở về trước;
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh đã tạm ngừng kinh doanh từ ngày 01/7/2022 trở về trước và đã thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế theo quy định;
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh là cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khoán;
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, các tổ chức, hộ cá nhân, tổ chức kinh doanh thuộc diện không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan thuế.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
Theo quy định hiện hành về quản lý hóa đơn, mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đang áp dụng là Mẫu số BC26/HĐG, ban hành kèm theo Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Mẫu BC26/HĐG được sử dụng trong các trường hợp tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh vẫn thuộc diện phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật, chủ yếu áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, phát hành hoặc bán.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/HĐG được áp dụng đối với:
Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, chia, tách, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động nhưng còn tồn hóa đơn.
Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Các trường hợp khác theo yêu cầu quản lý của cơ quan thuế.
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đơn giản
Nội dung hướng dẫn dưới đây chủ yếu áp dụng cho các trường hợp vẫn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện theo thông báo và yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thông tin về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được phân thành hai giai đoạn theo quý và theo tháng, cụ thể như sau:
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng: Theo quy định tại Điều 5, Khoản 4 của Thông tư 119/2014/TT-BTC và sửa đổi khổ thứ 2, Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng áp dụng cho doanh nghiệp có mức độ rủi ro cao về Thuế. Thời hạn để nộp báo cáo chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý: Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập hoặc có hoạt động dưới 12 tháng thuộc diện rủi ro cao về Thuế. Đối với những doanh nghiệp khác (không có thông báo của cơ quan Thuế về việc thuộc loại rủi ro cao về Thuế), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được thực hiện theo quý.
Lưu ý: Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (không có hoạt động xuất hóa đơn) tức là không phát sinh hoạt động bán hàng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
Cách lập báo cáo việc sử dụng hóa đơn hiệu quả
Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào trong ứng dụng HTKK.
Bước 2: Truy cập vào mục "Hoá đơn" => "Báo cáo tình hình dùng hóa đơn (BC26/AC)".
Bước 3: Nhập thông tin tương thích vào các cột. Dưới đây là một vài chỉ dẫn cụ thể:
Cột 1: Cột thứ tự - thêm dòng: Bấm phím "F5" để thêm dòng mới, bấm phím "F6" để xóa dòng.
Cột Mã - loại hóa đơn: lựa chọn loại hóa đơn bạn muốn báo cáo.
Chọn "01GTKT" nếu dùng loại hóa đơn GTGT.
Chọn "02GTTT" nếu dùng loại hóa đơn bán hàng.
Cột 2: Tên loại hóa đơn - không cần nhập, phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa của đơn - Nhập ký hiệu mẫu đó trên hóa đơn của doanh nghiệp. Ví dụ: "01GTKT0/001".
Cột 6, 7: Từ số - Đến số: Gọi là số tồn đầu kỳ.
Nếu là lần đầu tiên bạn lập báo cáo, hãy tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu. Từ kỳ thứ 2 trở về sau, phần mềm sẽ tự thay đổi số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên và cho phép chỉnh sửa.
Cột 8, 9: Từ số - Đến số: Gọi là số mua hoặc là phát hành trong kỳ.
Nhập số tự nhiên, nếu trong kỳ không cần đặt in hóa đơn và thông báo ban hành, bạn có thể bỏ qua cột này.
Cột 10, 11, 12: Phần mềm tự động cập nhật.
Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Nhập số lượng các hóa đơn đã dùng (không bao gồm các hóa đơn đã mất, hủy hay xóa bỏ) và phải nhỏ hơn hoặc bằng số lượng hóa đơn trong cột 5.
Cột 14, 16, 18: Gọi là phần mềm điền tự động.
Cột 15, 17, 19: Nhập mã số hóa đơn bị mất, hủy hay xóa bỏ (không được trùng nhau).
Cột 20, 21, 22: Phần mềm điền tự động.
Người lập biểu là: ghi tên người thực hiện báo cáo.
Người đại diện theo pháp luật thì ghi tên giám đốc.
Ngày lập báo cáo: Mặc định cho là ngày hiện tại, bạn có thể điều chỉnh nhưng không được phép vượt qua ngày hiện tại.
Bước 4: Nhấn nút "Ghi". Nếu có lỗi sai xảy ra thì phần mềm sẽ tự động thông báo.
Bước 5: Cuối cùng, nhấn nút "Kết xuất XML" và gửi báo cáo qua mạng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn để nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, chúng ta cần lưu ý thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Còn đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý, thời hạn nộp sẽ được quy định như sau:
Quý I: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/4.
Quý II: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/7.
Quý III: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/10.
Quý IV: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/01 của năm sau.
Mức xử phạt đối với hành vi nộp trễ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Mức xử phạt đối với những hành vi vi phạm, nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được ban hành tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021 cụ thể như sau:
1. Phạt cảnh cáo đối với các hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời gian quy định từ 01 đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ đi kèm.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:
a) Gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời gian quy định từ 01 đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ các trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều này.
b) Lập sai hoặc không đầy đủ thông tin của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Tình huống tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai phạm và lập lại thông báo, báo cáo thay đổi theo đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi ban hành quyết định thanh tra và kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời gian quy định từ 11 đến 20 ngày, kể từ khi hết thời hạn theo quy định.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi vi phạm về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời gian quy định từ 21 đến 90 ngày, kể từ khi hết thời hạn theo quy định.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với một trong những hành vi sau đây:
a) Gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ khi hết thời hạn.
b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn theo đúng quy định cho cơ quan thuế.
7. Biện pháp cần khắc phục: Phải lập và gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 điều này.
Như vậy, theo những quy định trên, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tùy thuộc vào số ngày nộp chậm của tổ chức.
Tổng kết lại, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một yêu cầu quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để xác định đúng trường hợp phải thực hiện, tránh nhầm lẫn với hóa đơn giấy truyền thống. Việc tuân thủ đúng quy định về báo cáo hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, ổn định. Do đó, đối với những ai phải tuân thủ quy định này, việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn là một trách nhiệm cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không mong muốn liên quan đến vấn đề thuế.
