Trong nền kinh tế phát triển hiện nay, việc sử dụng hóa đơn đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình giao dịch thương mại. Hóa đơn không chỉ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý cho việc mua bán hàng hóa và dịch vụ, mà còn giúp quản lý tài chính và thuế của các doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một công cụ quan trọng để đánh giá và phân tích hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc một quốc gia. Trong bài viết này, Hoàn Cầu sẽ trình bày về tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại, những thách thức mà doanh nghiệp và cơ quan chính phủ đang gặp phải, cùng những giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng hóa đơn trong việc quản lý kinh tế và thuế.
MỤC LỤC
Sử dụng hóa đơn điện tử cần dùng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Thông tư 78 không?
Kể từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể và cá nhân kinh doanh đều bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Điều này được quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Sau khi đã được Cơ quan thuế phê duyệt sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể tạo và lập hóa đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn điện tử phải có mã Cơ quan thuế (CQT)
Sau khi hoàn thành việc lập hóa đơn, người bán sẽ tiến hành gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế để được cấp mã. Sau đó, họ sẽ gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã tới người mua.
Sau khi người bán đã lập và gửi hóa đơn cho người mua, dữ liệu của hóa đơn điện tử sẽ được người bán gửi tới Cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp chuyển. Quyết định về việc chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn tới Cơ quan thuế phụ thuộc vào từng trường hợp, tuy nhiên, chậm nhất là trong ngày gửi cho người mua. Đối với việc nộp hồ sơ kê khai thuế Giá trị gia tăng, người bán có thể chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) theo hạn nộp. Riêng đối với việc bán xăng dầu, người bán phải chuyển Bảng tổng hợp trong ngày.
Dựa trên các trường hợp đã nêu, tất cả các loại hóa đơn điện tử, có hoặc không có mã từ Cơ quan thuế, đều đã được gửi dữ liệu tới cơ quan thuế và được lưu trữ tại CQT. Vì vậy, người nộp thuế không cần phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn hàng Quý (BC26/AC) như đã làm trước đây.
***THAM KHẢO NGAY: TOP các công ty dịch vụ kế toán
Theo thông tư 78 các đối tượng cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định mới, một số tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân, khi dùng các hóa đơn mua từ cơ quan thuế, phải nộp báo cáo việc sử dụng hóa đơn theo quy định được ban hành tại Điều số 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các điểm cụ thể như sau:
Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân và hộ kinh doanh khi mua hóa đơn từ cơ quan thuế, phải có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và các văn bản hóa đơn đã sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế giám sát trực tiếp.
Tình huống hệ thống cấp mã của cơ quan thuế hay xảy ra sự cố và chưa có cách khắc phục được:
Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi cơ quan thuế vướng phải sự cố trong việc cấp mã. Cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức và cá nhân sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế đã được phục hồi thì cơ quan thuế sẽ thông báo đến các tổ chức và cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan. Thời gian chậm nhất để chuyển sang hóa đơn điện tử là 02 ngày làm việc kể từ thời gian ghi trên thông báo của cơ quan thuế. Các tổ chức và cá nhân cũng cần gửi báo cáo tình hình dùng hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG được ban hành kèm theo.
Một số tình huống khác phải nộp báo cáo theo vấn đề phát sinh bao gồm:
Tách, chia, phá sản, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu hay giải thể.
Bán, giao, khoán hay cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Đối tượng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, những đối tượng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao gồm:
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh đã sử dụng hết hóa đơn trong kỳ trước, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng 0, trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn.
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh đã ngừng hoạt động kinh doanh từ ngày 01/7/2022 trở về trước;
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh đã tạm ngừng kinh doanh từ ngày 01/7/2022 trở về trước và đã thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế theo quy định;
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh là cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khoán;
Tổ chức, cá nhân, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, các tổ chức, hộ cá nhân, tổ chức kinh doanh thuộc diện không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì cũng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Mẫu báo cáo sự việc sử dụng hóa đơn mới nhất
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất được quy định tại Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu báo cáo này áp dụng cho các tổ chức, hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gồm 02 trang, bao gồm các nội dung sau:
Trang 1:
Thông tin chung của tổ chức, hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh.
Tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế trong kỳ.
Trang 2:
Bảng kê hóa đơn mua của cơ quan thuế trong kỳ.
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, các tổ chức, hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu quy định và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đơn giản
Thông tin về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được phân thành hai giai đoạn theo quý và theo tháng, cụ thể như sau:
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng: Theo quy định tại Điều 5, Khoản 4 của Thông tư 119/2014/TT-BTC và sửa đổi khổ thứ 2, Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng áp dụng cho doanh nghiệp có mức độ rủi ro cao về Thuế. Thời hạn để nộp báo cáo chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý: Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập hoặc có hoạt động dưới 12 tháng thuộc diện rủi ro cao về Thuế. Đối với những doanh nghiệp khác (không có thông báo của cơ quan Thuế về việc thuộc loại rủi ro cao về Thuế), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được thực hiện theo quý.
Lưu ý: Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (không có hoạt động xuất hóa đơn) tức là không phát sinh hoạt động bán hàng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
Cách lập báo cáo việc sử dụng hóa đơn hiệu quả
Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào trong ứng dụng HTKK.
Bước 2: Truy cập vào mục "Hoá đơn" -> "Báo cáo tình hình dùng hóa đơn (BC26/AC)".
Bước 3: Nhập thông tin tương thích vào các cột. Dưới đây là một vài chỉ dẫn cụ thể:
Cột 1: Cột thứ tự - thêm dòng: Bấm phím "F5" để thêm dòng mới, bấm phím "F6" để xóa dòng.
+ Cột Mã - loại hóa đơn: lựa chọn loại hóa đơn bạn muốn báo cáo.
+ Chọn "01GTKT" nếu dùng loại hóa đơn GTGT.
+ Chọn "02GTTT" nếu dùng loại hóa đơn bán hàng.
Cột 2: Tên loại hóa đơn - không cần nhập, phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa của đơn - Nhập ký hiệu mẫu đó trên hóa đơn của doanh nghiệp. Ví dụ: "01GTKT0/001".
Cột 6, 7: Từ số - Đến số: Gọi là số tồn đầu kỳ.
Nếu là lần đầu tiên bạn lập báo cáo, hãy tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu. Từ kỳ thứ 2 trở về sau, phần mềm sẽ tự thay đổi số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên và cho phép chỉnh sửa.
Cột 8, 9: Từ số - Đến số: Gọi là số mua hoặc là phát hành trong kỳ.
Nhập số tự nhiên, nếu trong kỳ không cần đặt in hóa đơn và thông báo ban hành, bạn có thể bỏ qua cột này.
Cột 10, 11, 12: Phần mềm tự động cập nhật.
Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Nhập số lượng các hóa đơn đã dùng (không bao gồm các hóa đơn đã mất, hủy hay xóa bỏ) và phải nhỏ hơn hoặc bằng số lượng hóa đơn trong cột 5.
Cột 14, 16, 18: Gọi là phần mềm điền tự động.
Cột 15, 17, 19: Nhập mã số hóa đơn bị mất, hủy hay xóa bỏ (không được trùng nhau).
Cột 20, 21, 22: Phần mềm điền tự động.
+ Người lập biểu là: ghi tên người thực hiện báo cáo.
+ Người đại diện theo pháp luật thì ghi tên giám đốc.
+ Ngày lập báo cáo: Mặc định cho là ngày hiện tại, bạn có thể điều chỉnh nhưng không được phép vượt qua ngày hiện tại.
Bước 4: Nhấn nút "Ghi". Nếu có lỗi sai xảy ra thì phần mềm sẽ tự động thông báo.
Bước 5: Cuối cùng, nhấn nút "Kết xuất XML" và gửi báo cáo qua mạng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
**TÌM HIỂU THÊM: Các loại kế toán báo cáo thuế hiện nay
Thời hạn để nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, chúng ta cần lưu ý thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Còn đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý, thời hạn nộp sẽ được quy định như sau:
Quý I: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/4.
Quý II: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/7.
Quý III: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/10.
Quý IV: Nộp chậm nhất là vào ngày 30/01 của năm sau.
**Hạn chế trễ thời hạn nộp báo cáo => Sử dụng ngay dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM
Mức xử phạt đối với hành vi nộp trễ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Mức xử phạt đối với những hành vi vi phạm, nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được ban hành tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021 cụ thể như sau:
1. Phạt cảnh cáo đối với các hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời gian quy định từ 01 đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ đi kèm.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:
a) Gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời gian quy định từ 01 đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ các trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều này.
b) Lập sai hoặc không đầy đủ thông tin của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Tình huống tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai phạm và lập lại thông báo, báo cáo thay đổi theo đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi ban hành quyết định thanh tra và kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời gian quy định từ 11 đến 20 ngày, kể từ khi hết thời hạn theo quy định.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi vi phạm về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời gian quy định từ 21 đến 90 ngày, kể từ khi hết thời hạn theo quy định.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với một trong những hành vi sau đây:
a) Gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ khi hết thời hạn.
b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn theo đúng quy định cho cơ quan thuế.
7. Biện pháp cần khắc phục: Phải lập và gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 điều này.
Như vậy, theo những quy định trên, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tùy thuộc vào số ngày nộp chậm của tổ chức.
Tổng kết lại, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một yêu cầu quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Việc thực hiện báo cáo đúng thời hạn và đầy đủ thông tin sẽ giúp cơ quan thuế có cái nhìn chính xác về việc sử dụng hóa đơn của từng đơn vị, từ đó tăng cường quản lý thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Do đó, đối với những ai phải tuân thủ quy định này, việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn là một trách nhiệm cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không mong muốn liên quan đến vấn đề thuế.