Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài chi tiết nhất
- Vệ Tinh Site
- 29 thg 9
- 7 phút đọc
Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng nhưng cũng khá phức tạp, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo lợi ích doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, giúp quá trình trở nên đơn giản, minh bạch và tránh sai sót không đáng có.
MỤC LỤC
Các loại hóa đơn xuất cho công ty ở nước ngoài
Khi thực hiện xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại hóa đơn được áp dụng theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể:
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice – mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5): Loại hóa đơn này dành cho các tổ chức kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phạm vi áp dụng bao gồm: bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa, vận tải quốc tế, cũng như xuất khẩu vào khu phi thuế quan.
Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice – mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5): Được áp dụng cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Loại hóa đơn này sử dụng trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước, xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài hoặc xuất vào khu phi thuế quan.
Hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan (mẫu số 5.3 Phụ lục 5): Áp dụng cho các tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa, giữa các khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu ra nước ngoài. Trên hóa đơn cần ghi rõ dòng chữ: “Dành cho tổ chức, cá nhân xuất vào khu phi thuế quan”.
Việc phân biệt đúng loại hóa đơn không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn chính xác, thuận lợi trong thanh toán và kiểm toán quốc tế.
Thời điểm lập hóa đơn VAT cho công ty ở nước ngoài
Khi thực hiện xuất hóa đơn VAT cho công ty nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn sẽ phụ thuộc vào từng loại giao dịch và tính chất hoạt động. Một số trường hợp cần lưu ý như sau:
Trường hợp 1: Xuất khẩu dịch vụ phần mềm
Doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để xuất cho đối tác nước ngoài. Điều này giúp chứng minh tính hợp pháp của dịch vụ và thuận tiện cho khâu kê khai thuế.
Trường hợp 2: Xuất khẩu tại chỗ
Trong tình huống doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu hàng hóa ngay tại Việt Nam theo chỉ định của đối tác nước ngoài, có thể sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thay thế cho hóa đơn thương mại. Các trường hợp cụ thể bao gồm:
Xuất khẩu tại chỗ sản phẩm gia công như: máy móc, thiết bị thuê/mượn, phế liệu hoặc phế phẩm phát sinh từ nguyên vật liệu, vật tư trong hợp đồng gia công.
Các giao dịch mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam, nhưng được thương nhân nước ngoài chỉ định giao – nhận với doanh nghiệp khác trong nước.
Ngôn ngữ trên hóa đơn
Khi lập hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn xuất khẩu, doanh nghiệp thường phải sử dụng thêm tiếng nước ngoài để phục vụ giao dịch quốc tế. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ngôn ngữ trên hóa đơn phải tuân thủ đúng quy định. Cụ thể:
Trường hợp sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, chữ viết bằng tiếng nước ngoài phải được trình bày bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc ngay bên dưới dòng chữ tiếng Việt, với kích thước chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Tiếng Việt vẫn là ngôn ngữ chính, đảm bảo tính pháp lý và sự thống nhất trong chứng từ kế toán – thuế.
Đơn vị tiền tệ trên hóa đơn
Theo quy định tại Điểm c, Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn vị tiền tệ sử dụng trên hóa đơn được áp dụng như sau:
Mặc định sử dụng Đồng Việt Nam (VNĐ): Tất cả hóa đơn phải được thể hiện bằng Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
Trường hợp giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ: Nếu nghiệp vụ kinh tế, tài chính được phép thực hiện bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, thì các chỉ tiêu trên hóa đơn như: đơn giá, thành tiền, thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng cộng thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán… sẽ được ghi bằng ngoại tệ. Đồng thời, người bán phải ghi rõ tên loại ngoại tệ và thể hiện tỷ giá quy đổi giữa ngoại tệ với Đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn liên quan.
Mã ký hiệu ngoại tệ: Trên hóa đơn cần ghi đúng ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi lăm xu; hoặc 5.000,50 EUR – Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
Trường hợp nộp thuế bằng ngoại tệ: Nếu giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh bằng ngoại tệ và được phép nộp thuế bằng ngoại tệ, thì trên hóa đơn tổng số tiền thanh toán sẽ thể hiện bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi sang Đồng Việt Nam.
Các hình thức hóa đơn cho công ty nước ngoài
Khi thực hiện giao dịch với đối tác hoặc khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài, việc xuất hóa đơn cần tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam. Hiện nay, các hình thức hóa đơn phổ biến mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm:
Hóa đơn điện tử: Đây là loại hóa đơn được thể hiện hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử, chứa đầy đủ thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: Loại chứng từ này thường được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp xuất hàng hóa ra nước ngoài. Phiếu vừa có chức năng quản lý việc xuất kho, vừa là chứng từ hợp lệ để vận chuyển hàng hóa.
Các bước xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Khi thực hiện giao dịch với doanh nghiệp nước ngoài, các công ty trong nước cần nắm rõ quy định để đảm bảo việc xuất hóa đơn hợp pháp, đặc biệt trong các trường hợp như: xuất hàng vào khu chế xuất, khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu tại chỗ. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Khi lập hóa đơn VAT xuất cho công ty nước ngoài, ngoài dòng đơn giá chưa có thuế GTGT, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ: tổng số tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ), thuế suất thuế GTGT áp dụng.
Để làm căn cứ cho tờ khai hải quan, trên hóa đơn phải thể hiện rõ:
Thuế suất GTGT: 0%
Số tiền thuế GTGT: 0
Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Để đảm bảo việc xuất hóa đơn cho doanh nghiệp nước ngoài diễn ra thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến những điểm sau:
Chỉ trong trường hợp doanh nghiệp được pháp luật cho phép thu tiền bằng ngoại tệ thì mới được ghi đơn vị tiền tệ đó trên hóa đơn. Nếu không, toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ phải thể hiện bằng đồng Việt Nam (VND).
Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có thể lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) khi xuất cho công ty nước ngoài. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường, không được xuất hóa đơn VAT.
Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong giao dịch quốc tế. Khi nắm vững quy trình, lựa chọn đúng loại hóa đơn và tuân thủ chuẩn mực, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa rủi ro, đồng thời tạo niềm tin với đối tác. Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói, nhanh chóng và chính xác trong việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, hãy liên hệ ngay Hoàn Cầu Office – đơn vị đồng hành tin cậy, giúp doanh nghiệp bạn tự tin hội nhập và phát triển bền vững.
