Kế toán dịch vụ là gì? Công việc của làm kế toán dịch vụ
- Vệ Tinh Site
- 13 thg 6, 2023
- 13 phút đọc
Đã cập nhật: 4 ngày trước
Làm kế toán dịch vụ đang trở thành giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), và hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về dịch vụ kế toán, từ khái niệm, lợi ích, quy trình đến những lưu ý quan trọng khi lựa chọn đơn vị cung cấp, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
MỤC LỤC
Kế toán dịch vụ là gì?
Kế toán dịch vụ là hình thức doanh nghiệp hoặc cá nhân thuê đơn vị chuyên môn thực hiện các công việc kế toán thay mình, bao gồm: tư vấn thuế, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và quản lý sổ sách. Dịch vụ này giúp tiết kiệm chi phí nhân sự, đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế.
Những ai nên sử dụng dịch vụ kế toán?
Các cá nhân, tổ chức trong mô hình hoạt động nhỏ, không chuyên sâu về tài chính – kế toán nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, cụ thể:
Doanh nghiệp mới thành lập (Startup): Giai đoạn khởi nghiệp cần tập trung vào phát triển sản phẩm, thị trường, không có đủ kinh nghiệm và nguồn lực để xây dựng bộ máy kế toán vững chắc từ đầu. Dịch vụ kế toán giúp startup tuân thủ pháp luật ngay từ ban đầu.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs): Thường không có đủ nguồn lực tài chính để duy trì một phòng kế toán riêng với đầy đủ chuyên môn, hoặc khối lượng công việc chưa đủ để một kế toán toàn thời gian hoạt động hiệu quả.
Hộ kinh doanh cá thể: Việc quản lý hóa đơn, chứng từ, kê khai thuế cho hộ kinh doanh có thể phức tạp. Dịch vụ kế toán giúp các hộ kinh doanh cá thể thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh sai sót.
Các tổ chức không đủ nguồn nhân lực hoặc thiếu kỹ năng làm kế toán nội bộ: Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, không có nhân sự am hiểu sâu về kế toán thuế, hoặc không muốn tốn thời gian cho việc đào tạo.
Những ai mong muốn tối ưu thời gian quản lý thuế, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Việc thuê ngoài giúp lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng hành chính, có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào chiến lược phát triển kinh doanh.
Doanh nghiệp dịch vụ: Các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ thường có tính chất hoạt động, doanh thu, chi phí đặc thù. Dịch vụ kế toán chuyên biệt cho ngành này sẽ giúp xử lý các nghiệp vụ phức tạp một cách chính xác.
Công việc chính của kế toán dịch vụ là gì?
Tùy theo quy mô và nhu cầu vận hành của từng doanh nghiệp, các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán triển khai nhiều gói dịch vụ khác nhau như: kế toán nội bộ, kế toán kho, kế toán tiền lương, kế toán thuế trọn gói,… Mỗi gói dịch vụ sẽ tương ứng với những yêu cầu công việc khác nhau theo ngày, theo tháng, theo quý hoặc theo cả năm tài chính.
Công việc hàng ngày
Tùy vào vị trí mà nhân viên kế toán đảm nhận và nội dung trong hợp đồng dịch vụ, các đầu việc mỗi ngày có thể khác nhau đáng kể.
Đối với mảng kế toán kho, kế toán dịch vụ thường phải:
Lập phiếu xuất kho khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Lập phiếu nhập kho khi doanh nghiệp mua hàng hóa, vật tư.
Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ xuất – nhập – tồn vào sổ kho.
Theo dõi số lượng hàng hóa theo hóa đơn để nắm bắt tình trạng tồn kho.
Thực hiện phiếu thu – chi cho các giao dịch phát sinh trong ngày.
Xuất hóa đơn bán hàng.
Lập danh sách và theo dõi các loại thuế phải nộp, bao gồm số tiền và thời hạn cụ thể.
Quản lý và đối chiếu công nợ chi tiết với nhà cung cấp và khách hàng.
Thực hiện các thủ tục tại ngân hàng như nộp tiền, rút tiền bằng Séc, ủy nhiệm chi…
Theo dõi công cụ – dụng cụ và hạch toán khấu hao.
Tính toán giá thành sản phẩm, giá vốn, chi phí sản xuất, giá bán, doanh thu và lợi nhuận để phản ánh chính xác tình hình kinh doanh.
Công việc hàng tháng
Hằng tháng, kế toán dịch vụ chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, bao gồm:
Lập báo cáo xuất – nhập – tồn kho và kết quả sản xuất kinh doanh.
Làm bảng lương và các hồ sơ liên quan đến người lao động.
Tính và nộp các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN).
Lập và nộp tờ khai thuế TNCN, thuế GTGT cho cơ quan thuế (đối với doanh nghiệp kê khai theo tháng).
Thực hiện trích nộp thuế TNCN, thuế GTGT (nếu phát sinh).
Đại diện doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Cập nhật và nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
Lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc và chứng từ kế toán theo đúng quy định pháp luật.
Công việc hàng quý
Đến mỗi quý, kế toán dịch vụ sẽ tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ kê khai và báo cáo:
Lập và nộp tờ khai thuế TNCN, thuế GTGT.
Trích nộp thuế TNCN, thuế GTGT và thuế TNDN (nếu phát sinh).
Lấy sổ phụ ngân hàng và thu thập các chứng từ liên quan.
Lập báo cáo tạm tính thuế TNDN, hoàn thiện sổ sách và gửi cho doanh nghiệp.
Công việc cuối năm
Cuối năm là giai đoạn quan trọng nhất, đòi hỏi sự chính xác và đối chiếu chặt chẽ:
Kiểm tra toàn bộ dữ liệu, rà soát chứng từ và đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái.
Chốt công nợ năm cho doanh nghiệp.
Lập và nộp báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNCN và thuế TNDN cho cơ quan thuế.
Lập và nộp các báo cáo thống kê theo yêu cầu.
In ấn toàn bộ sổ sách kế toán năm và bàn giao cho doanh nghiệp lưu trữ.
Lợi ích khi thuê kế toán dịch vụ tại Hoàn Cầu Office
Thuê dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro pháp lý:
Tiết kiệm thời gian
Doanh nghiệp không cần quản lý, giám sát công việc kế toán hàng ngày. Lãnh đạo và các bộ phận khác có thể tập trung hoàn toàn vào hoạt động sản xuất kinh doanh cốt lõi, phát triển sản phẩm và thị trường.
Đảm bảo tính chính xác, tăng hiệu quả công việc
Với kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho nhiều doanh nghiệp khác nhau, đội ngũ kế toán dịch vụ có khả năng xử lý các nghiệp vụ phức tạp một cách chính xác và hiệu quả. Hệ thống hóa quy trình làm việc chuyên nghiệp, ứng dụng công nghệ giúp tăng năng suất.
Trách nhiệm cao với công việc
Doanh nghiệp sẽ có một đội ngũ chuyên viên hỗ trợ khi cần, không chỉ một cá nhân. Khả năng phản hồi nhanh chóng với các yêu cầu, thắc mắc từ cơ quan thuế hoặc chính doanh nghiệp.
Bảo mật số liệu
Hoàn Cầu Office luôn có các điều khoản bảo mật thông tin khách hàng rõ ràng trong hợp đồng, bao gồm việc bồi thường thiệt hại nếu có sai sót gây ra.
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Khi thuê kế toán dịch vụ, doanh nghiệp không phải trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp, thưởng cho nhân viên kế toán. Không tốn chi phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự. Đồng thời không cần đầu tư vào cơ sở vật chất, máy tính, phần mềm kế toán chuyên dụng.
Hạn chế tối đa rủi ro bị phạt
Kế toán dịch vụ có thể tư vấn các giải pháp tối ưu hóa thuế hợp pháp, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế. Giảm thiểu khả năng bị phạt do chậm nộp, sai sót trong kê khai, quyết toán.
Đội ngũ chuyên gia kế toán dịch vụ luôn được cập nhật các quy định, thông tư, nghị định mới nhất của pháp luật thuế, kế toán. Đảm bảo các báo cáo, tờ khai được nộp đúng hạn, đúng quy định, tránh các sai sót dẫn đến phạt hành chính. Công ty dịch vụ chịu trách nhiệm về các sai sót do lỗi của họ, mang lại sự yên tâm cho doanh nghiệp.
Quy trình làm việc của dịch vụ kế toán Hoàn Cầu Office
Một quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch là yếu tố quan trọng để đánh giá sự chuyên nghiệp của một công ty dịch vụ kế toán. Dưới đây là quy trình chung mà các công ty dịch vụ kế toán thường áp dụng:
Giai đoạn 1: Tiếp nhận và thu thập chứng từ, tài liệu liên quan
Giai đoạn 2: Xử lý số liệu, phân loại, kiểm tra tính hợp lệ, chính xác
Giai đoạn 3: Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo đúng quy định pháp luật
Giai đoạn 4: Nộp báo cáo với cơ quan thuế, giải trình (nếu cần)
Giai đoạn 5: Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp quản lý dữ liệu theo chuẩn mực kế toán
Giai đoạn 1: Tiếp nhận và thu thập chứng từ, tài liệu liên quan
Tiếp nhận: Kế toán dịch vụ sẽ tiếp nhận toàn bộ chứng từ gốc (hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, sổ phụ ngân hàng, hợp đồng, bảng lương,...) từ doanh nghiệp.
Kiểm tra sơ bộ: Thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ theo quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo đầy đủ thông tin và không có sai sót cơ bản.
Tư vấn ban đầu: Tư vấn doanh nghiệp về cách thức thu thập và lưu trữ chứng từ hiệu quả, những lưu ý về hóa đơn điện tử và chứng từ cần thiết.
Giai đoạn 2: Xử lý số liệu, phân loại, kiểm tra tính hợp lệ, chính xác
Phân loại: Sắp xếp, phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ, thời gian, loại hình để dễ dàng hạch toán.
Hạch toán: Nhập liệu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
Đối chiếu, kiểm tra: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ gốc và sổ sách kế toán, kiểm tra lại tính chính xác của các định khoản, đảm bảo không có sai lệch.
Lập bảng lương, tính thuế TNCN (nếu có): Dựa trên thông tin do doanh nghiệp cung cấp, kế toán dịch vụ sẽ lập bảng lương, tính toán các khoản trích theo lương và thuế TNCN cho người lao động.
Giai đoạn 3: Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo đúng quy định pháp luật
Kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN (nếu có): Lập các tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân theo định kỳ (tháng/quý/năm) và nộp lên cơ quan thuế.
Lập báo cáo tài chính: Cuối năm tài chính, kế toán dịch vụ sẽ lập bộ báo cáo tài chính đầy đủ gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Quyết toán thuế: Thực hiện quyết toán thuế TNDN, TNCN hàng năm.
Giai đoạn 4: Nộp báo cáo với cơ quan thuế, giải trình (nếu cần)
Nộp báo cáo: Đại diện doanh nghiệp nộp các tờ khai thuế và báo cáo tài chính qua mạng hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.
Giải trình: Trường hợp cơ quan thuế có yêu cầu giải trình số liệu, kế toán dịch vụ sẽ phối hợp cùng doanh nghiệp để giải trình một cách chuyên nghiệp và kịp thời.
Đại diện làm việc với cơ quan thuế: Kế toán dịch vụ có thể đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan thuế trong các đợt kiểm tra, thanh tra.
Giai đoạn 5: Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp quản lý dữ liệu theo chuẩn mực kế toán
Tư vấn thường xuyên: Cung cấp tư vấn về các vấn đề kế toán, thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cập nhật quy định mới: Thông báo và giải thích các thay đổi về chính sách, quy định thuế, kế toán mới ban hành.
Hướng dẫn lưu trữ: Hướng dẫn doanh nghiệp cách thức lưu trữ chứng từ, sổ sách một cách khoa học, đúng quy định.
Lưu ý khi lựa chọn công ty dịch vụ kế toán
Việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ kế toán có tầm ảnh hưởng lớn đến sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Bạn cần lưu ý những điểm sau:
Uy tín và giấy phép hoạt động: Kiểm tra xem công ty dịch vụ kế toán có giấy phép hành nghề dịch vụ kế toán do Bộ Tài chính cấp hay không. Đồng thời tìm hiểu về lịch sử hoạt động, các giải thưởng (nếu có) và đánh giá từ cộng đồng doanh nghiệp.
Kinh nghiệm thực tiễn và đội ngũ chuyên gia: Đặt ra các câu hỏi để đảm bảo các công ty làm kế toán dịch vụ có kiến thức sâu rộng về luật thuế, luật kế toán hiện hành. Bao gồm: Họ có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp cùng ngành nghề, quy mô với bạn không? Đội ngũ nhân sự có chứng chỉ kế toán viên, kiểm toán viên hành nghề không? Có thường xuyên được đào tạo để cập nhật luật mới không?
Chất lượng dịch vụ và phản hồi khách hàng: Tìm kiếm các đánh giá, bình luận của khách hàng trên website, fanpage, Google Maps hoặc các diễn đàn kinh doanh. Yêu cầu công ty cung cấp một số case study hoặc khách hàng tham chiếu (nếu có thể). Đồng thời đánh giá thái độ phục vụ, mức độ chuyên nghiệp khi tư vấn ban đầu.
Chi phí rõ ràng và cam kết bảo mật dữ liệu: Yêu cầu bảng giá chi tiết, minh bạch, không có các khoản phí ẩn. Hợp đồng phải có điều khoản rõ ràng về trách nhiệm bảo mật thông tin tài chính và các biện pháp bảo mật dữ liệu mà công ty áp dụng.
Phù hợp với quy mô, ngành nghề của doanh nghiệp: Một công ty chuyên xử lý cho các tập đoàn lớn có thể không phù hợp với nhu cầu của một hộ kinh doanh cá thể, và ngược lại. Do đó, bạn cần đảm bảo công ty có kinh nghiệm với ngành nghề đặc thù để xử lý các nghiệp vụ kế toán phức tạp.
Hợp đồng rõ ràng, cam kết về thời gian và kết quả: Hợp đồng dịch vụ phải nêu rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện, kết quả cam kết, trách nhiệm của hai bên và điều khoản bồi thường nếu có sai sót. Đảm bảo có điều khoản về việc công ty dịch vụ sẽ đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi cần.
>>> Tìm hiểu thêm: Các loại kế toán báo cáo thuế phổ biến
Một số thắc mắc thường gặp
1. Dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp nhỏ giá bao nhiêu?
Giá dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp nhỏ thường dao động từ 3.000.000 VNĐ đến 7.000.000 VNĐ/tháng, tùy thuộc vào số lượng chứng từ, ngành nghề và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
2. Làm sao để chọn công ty kế toán dịch vụ uy tín tại TP.HCM?
Bạn nên tìm kiếm các công ty có giấy phép hoạt động rõ ràng, kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ chuyên gia có chứng chỉ, và có nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng. Tham khảo các nền tảng như MISA ASP hoặc tìm kiếm "kế toán dịch vụ tp.hcm", "kế toán dịch vụ tại TP Hồ Chí Minh" để có danh sách gợi ý.
3. Kế toán dịch vụ cho hộ kinh doanh cá thể cần những gì?
Hộ kinh doanh cá thể cần cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ phát sinh, thông tin về doanh thu, chi phí. Dịch vụ kế toán sẽ giúp kê khai thuế, báo cáo doanh thu và tư vấn các quy định liên quan.
4. Dịch vụ kế toán và thuế bao gồm những gì?
Thông thường bao gồm: Kê khai các loại thuế (GTGT, TNDN, TNCN,...), lập báo cáo tài chính, làm sổ sách kế toán, quyết toán thuế, xử lý hóa đơn chứng từ, và tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế.
5. Thuê kế toán ngoài cho startup có ưu nhược điểm gì?
Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật từ đầu, chuyên nghiệp, tập trung vào kinh doanh cốt lõi.
Nhược điểm: Mức độ kiểm soát nội bộ có thể thấp hơn so với kế toán full-time, cần lựa chọn đối tác uy tín để tránh rủi ro bảo mật thông tin.
6. Hướng dẫn quản lý thuế cho doanh nghiệp mới thành lập?
Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện đăng ký thuế, mua hóa đơn điện tử, kê khai và nộp các loại thuế ban đầu (môn bài, GTGT, TNDN). Tốt nhất nên thuê dịch vụ kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu.
7. So sánh chi phí thuê kế toán dịch vụ và nhân viên kế toán toàn thời gian?
Chi phí thuê kế toán dịch vụ thường thấp hơn 20 - 40% so với việc thuê nhân viên toàn thời gian. Bởi doanh nghiệp không phải trả lương, bảo hiểm, đào tạo, chi phí văn phòng phẩm và phần mềm.
Làm kế toán dịch vụ là giải pháp chiến lược giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tập trung vào mục tiêu phát triển kinh doanh cốt lõi. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để đồng hành trong hành trình phát triển, hãy cân nhắc đến Hoàn Cầu Office, với đội ngũ chuyên viên tận tâm và giải pháp toàn diện. Liên hệ ngay với Hoàn Cầu Office để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp nhất!
>>> Tìm hiểu quy định kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính Tại đây
