Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty
- 11 thg 8, 2022
- 14 phút đọc
Đã cập nhật: 18 thg 11, 2024
Mở chi nhánh công ty là điều rất cần thiết đối với các doanh nghiệp có mong muốn mở rộng hoạt động kinh doanh sang các thị trường tiềm năng khác trong tình hình kinh tế hiện nay. Vậy doanh nghiệp cần nắm những thông tin và thủ tục gì trong việc thành lập chi nhánh? Hãy cùng Hoàn Cầu Office tìm hiểu ngay sau đây.
MỤC LỤC
Mở chi nhánh công ty là rất cần thiết đối với những doanh nghiệp có mong muốn mở rộng hoạt động kinh doanh sang các thị trường tiềm năng khác đối với tình hình kinh tế hiện nay. Vậy doanh nghiệp cần phải nắm những thông tin và thủ tục gì đối với việc thành lập chi nhánh? Hãy cùng Hoàn Cầu Office tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Chi nhánh công ty là gì?
“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành và nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”
Định nghĩa trên được trích từ Khoản 1 Điều 44 của Luật doanh nghiệp 2022.
Điều kiện mở chi nhánh công ty
Để có thể thành lập thêm các chi nhánh, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau đây:
Tư cách hoạt động của chi nhánh
Theo quy định của pháp luật, chi nhánh là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân. Trong trường hợp được doanh nghiệp chủ quản ủy quyền, chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp trong phạm vi được cho phép.
Bên cạnh đó, tùy vào loại hình hoạt động mà chi nhánh có thể sở hữu tài khoản ngân hàng, hóa đơn và con dấu riêng. Tuy nhiên, chi nhánh không độc lập hoàn toàn về tài sản và chỉ được kinh doanh những ngành, nghề mà doanh nghiệp chủ quản đã đăng ký.
Tên chi nhánh
Tên chi nhánh cần được viết bằng các chữ cái có trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái ngoài bảng chữ cái tiếng Việt như F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Ngoài ra, tên của chi nhánh cần có tên doanh nghiệp đi kèm + cụm từ “chi nhánh”.
Phần tên riêng của tên chi nhánh không được phép dùng cụm từ “công ty” và “doanh nghiệp”.
Tại trụ sở của chi nhánh, tên của chi nhánh phải được viết hoặc gắn lên. Bên cạnh đó, trong các giấy tờ do chi nhánh phát hành như: hồ sơ, tài liệu, văn bản giao dịch… thì tên của chi nhánh và văn phòng đại diện được thể hiện với khổ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp.
Trụ sở chi nhánh
Trụ sở chính của chi nhánh là địa điểm chính thức để thực hiện các liên lạc với chi nhánh và thuộc lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ cần cung cấp rõ ràng bao gồm: số nhà, ngõ phố, đường, thôn/khu phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương…
Chi nhánh cũng cần sở hữu số điện thoại và số fax, thư điện tử.
Doanh nghiệp có thể mở chi nhánh công ty trong và ngoài nước tùy theo nhu cầu.
*** Liên hệ ngay: Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói, giá rẻ TPHCM
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh
Xét theo quy định của pháp luật, ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh cần đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Để có thể bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh cho chi nhánh, bạn cần bổ sung ngành, nghề kinh doanh mới cho doanh nghiệp trước. Sau đây là một số thủ tục cần thực hiện để làm việc này:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh được ký bởi người đại diện của doanh nghiệp theo pháp luật.
Quyết định và bản sao biên bản cuộc họp đối với Hội đồng thành viên đối với hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn và Đại hội đồng cổ đông đối với hình thức công ty cổ phần về việc thực hiện thay đổi ngành, nghề kinh doanh.
Sau đó, hồ sơ sẽ được gửi về Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động và chờ được chấp thuận. Khi nhận được thông báo chấp thuận thì các chi nhánh lúc này có thể kinh doanh một ngành, nghề hoặc tất cả các ngành, nghề mới đã đăng ký bổ sung.
Người đứng đầu chi nhánh
Như đã tìm hiểu ở phần trên, chi nhánh chính là một đơn vị thuộc doanh nghiệp, vì vậy, người đại diện pháp luật của chi nhánh cũng chính là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Lúc này, vai trò của người đứng đầu chi nhánh sẽ đại diện thực hiện những công việc được doanh nghiệp ủy quyền.
Người đứng đầu chi nhánh thông thường được gọi là giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chi nhánh. Tuy nhiên, họ không có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh, thẩm quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền chính thức từ người đại diện của doanh nghiệp.
Vì vậy, ngay từ thời điểm ban đầu, người đại diện doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh cần ký kết một biên bản mà trong đó nêu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và phạm vi công việc của người đứng đầu chi nhánh để tránh những sai sót xảy ra.
*** Xem thêm: Thủ tục thay đổi đại diện pháp luật công ty mới và chi tiết nhất 2023
Lợi thế nổi bật khi mở chi nhánh công ty
Bằng việc thực hiện quy trình mở rộng chi nhánh, doanh nghiệp không chỉ mở rộng hoạt động kinh doanh mà còn gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp có thể được cung cấp cho một thị trường rộng lớn hơn. Việc đăng ký thành lập chi nhánh mang lại cho doanh nghiệp nhiều ưu thế tiềm năng quan trọng bao gồm:
Chi nhánh có khả năng tự chủ trong việc triển khai hoạt động kinh doanh.
Chi nhánh được quyền sử dụng dấu mộc và ký kết các hợp đồng kinh doanh độc lập.
Có tư cách là một đơn vị độc lập trong việc báo cáo thuế và nộp thuế doanh nghiệp.
Công ty có cơ hội thuận lợi hơn để tiếp cận khách hàng và đối tác thông qua việc mở rộng chi nhánh ở các khu vực địa lý khác nhau. Điều này giúp tối ưu hóa giao dịch và ký kết hợp đồng.
Việc thành lập chi nhánh không chỉ là một nhu cầu cần thiết mà còn là cơ hội quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
Để có thể thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau đây:
Hồ sơ thành lập chi nhánh đối với công ty cổ phần
Giấy thông báo về việc thành lập chi nhánh (bản chính).
Văn bản quyết định về việc thành lập chi nhánh từ Hội đồng quản trị (bản sao).
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu cho chi nhánh (bản sao).
Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị về quyết định lập chi nhánh (bản sao).
Những giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện (bản sao).
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH MTV
Thông báo thành lập chi nhánh công ty theo mẫu của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Quyết định của chủ sở hữu doanh nghiệp về việc mở chi nhánh công ty.
Bản sao hợp lệ của CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên
Giấy thông báo về việc thành lập chi nhánh (bản chính).
Văn bản quyết định về việc lập chi nhánh của Hội đồng thành viên (bản sao).
Biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên về quyết định lập chi nhánh (bản sao).
Những giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện (bản sao).
*** Tham khảo thêm: Hồ sơ, thủ tục thành lập công ty TNHH mới nhất theo quy định
Thủ tục mở chi nhánh công ty cổ phần, TNHH
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ mở chi nhánh công ty
Tên và địa chỉ của trụ sở doanh nghiệp chủ quản.
Tên chi nhánh dự định thành lập (lưu ý tên phải được đặt theo quy định của pháp luật đã được đề cập ở phần trên).
Địa chỉ của nơi đặt chi nhánh.
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và lệ phí
Thông báo về quyết định thành lập chi nhánh mới do người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký.
Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
Biên bản cuộc họp về việc thành lập chi nhánh.
Giấy tờ cá nhân được chứng thực của người đứng đầu chi nhánh.
Bước 3: Nhận giấy Chứng nhận và công bố
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan, công ty tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Khắc dấu cho chi nhánh
Doanh nghiệp chờ thông báo từ Phòng Đăng ký kinh doanh để được cấp giấy chứng nhận hoặc văn bản yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ có thiếu sót.
Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty ở đâu?
Sau khi hoàn thiện những giấy tờ cần thiết cho việc thành lập chi nhánh, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ bằng 1 trong 2 hình thức sau: trực tiếp hoặc gián tiếp.
Trường hợp đăng ký mở chi nhánh công ty trực tiếp hoặc bằng dịch vụ bưu chính
Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ mở chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh tọa lạc. Trong vòng 03 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Còn đối với trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản thông báo bổ sung.
Nộp bằng dịch vụ bưu chính: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được gửi qua dịch vụ bưu chính.
Với cả 2 loại trên, lệ phí đăng ký doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, chuyển khoản đến Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng các dịch vụ thanh toán điện tử.
Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
Còn đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ khai báo thông tin, tải các văn bản điện tử, ký xác thực cho hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng và tiến hành thanh toán lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp của quốc gia.
Tương tự như hình thức gửi trực tiếp, nếu hồ sơ đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận hoặc gửi thông báo bổ sung với trường hợp hồ sơ còn thiếu sót.
Thời gian thành lập chi nhánh công ty trong bao lâu?
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiến hành xem xét. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan này sẽ nhập thông tin vào Hệ thống quốc gia về thông tin doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh. Tiếp theo, Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh của doanh nghiệp sẽ được cấp. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký chi nhánh không hợp lệ, cơ quan này sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.
Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần phải gửi văn bản thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, nơi có trụ sở chính. Mục đích của thông báo là để bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và yêu cầu cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Những việc cần làm sau khi thành lập chi nhánh công ty
Khai báo và nộp thuế môn bài cho các chi nhánh
Mọi doanh nghiệp mới thành lập đều có trách nhiệm kê khai và nộp lệ phí môn bài đến cơ quan quản lý thuế. Đối với doanh nghiệp mở chi nhánh trong cùng địa phương hoặc tỉnh, họ cần nộp thuế môn bài cho chi nhánh đó. Trong trường hợp doanh nghiệp mở chi nhánh ở tỉnh khác, họ phải nộp thuế môn bài tới cơ quan quản lý thuế trực tiếp của chi nhánh đó.
Thông báo về sử dụng hóa đơn
Chi nhánh của công ty chọn nhà cung cấp hóa đơn, đăng ký và thông báo về việc phát hành hóa đơn trước khi bắt đầu sử dụng chúng cho khách hàng.
Mở tài khoản thanh toán cho chi nhánh
Chi nhánh của công ty chọn nhà cung cấp hóa đơn, đăng ký và thông báo về việc phát hành hóa đơn trước khi bắt đầu sử dụng chúng cho khách hàng.
Một số lưu ý khi mở chi nhánh công ty
Ai là người đứng tên thành lập chi nhánh?
Giám đốc công ty và các chức danh quản lý khác có thể đồng thời giữ vị trí là người đứng đầu chi nhánh, miễn là họ đáp ứng đầy đủ năng lực hành vi dân sự và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Cần khắc con dấu mới cho chi nhánh hay không?
Công ty có thể tuỳ thuộc vào nhu cầu cụ thể để quyết định liệu có thực hiện khắc mới hay không.
Chức năng kinh doanh của chi nhánh là như thế nào?
Chi nhánh được phép hoạt động trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh của công ty mẹ, nhưng cần tuân thủ quy hoạch ngành nghề tại địa phương mà nó đặt chi nhánh.
Chi nhánh sẽ hạch toán thuế về đâu?
Chi nhánh sẽ thực hiện hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ. Tuy nhiên, nếu chi nhánh đăng ký hạch toán độc lập, nó cũng có thể thực hiện hạch toán một cách độc lập.
Thủ tục khai thuế cần đóng bao nhiêu thuế cho chi nhánh?
Số tiền đóng thuế môn bài cho chi nhánh là 1,000,000 đồng mỗi năm.
Chi nhánh cần phát hành hóa đơn không?
Nếu chi nhánh hạch toán phụ thuộc, sẽ không có quyền phát hành và xuất hóa đơn VAT. Ngược lại, nếu chi nhánh hạch toán độc lập, có quyền đăng ký và phát hành hóa đơn.
Cần thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?
Nếu doanh nghiệp muốn có một địa chỉ kinh doanh chính để tạo nguồn thu nhập, họ có thể lựa chọn thành lập chi nhánh công ty. Ngược lại, nếu mong muốn có một địa chỉ tiện lợi để giao dịch với đối tác và khách hàng tại các địa điểm khác nhau mà không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đó, việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp.
Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục mở chi nhánh công ty
1. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là bao nhiêu?
Lệ phí khi thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty theo quy định của pháp luật là:
Nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh: Lệ phí là 100.000 đồng/lần được nộp vào thời điểm nộp hồ sơ
Không tốn phí đối với hồ sơ được đăng ký qua mạng điện tử và phí công bố thông tin là 100.000 đồng.
2. Khi nào có thể nhận được quyết định phê duyệt từ Phòng Đăng ký kinh doanh?
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được nộp, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động từ Phòng Đăng ký kinh doanh nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ.
3. Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân không?
Theo Điều 84 của Bộ luật Dân sự năm 2015, về chi nhánh và văn phòng đại diện của pháp nhân, quy định như sau:
Chi nhánh và văn phòng đại diện là các đơn vị phụ thuộc của pháp nhân và không được coi là pháp nhân.
Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.
Văn phòng đại diện đại diện cho pháp nhân trong phạm vi mà pháp nhân giao và bảo vệ lợi ích của pháp nhân.
Việc thành lập và chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.
Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
Pháp nhân có quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự mà chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện. Như vậy, chi nhánh không có tư cách pháp nhân và chỉ đóng vai trò là đơn vị thực hiện các chức năng của pháp nhân.
4. Trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh công ty?
Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau:
Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh là giả mạo.
Chi nhánh ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế.
Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
5. Cách đặt tên chi nhánh công ty đúng?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Như vậy, tên chi nhánh công ty phải đáp ứng các điều kiện sau:
Viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Chi nhánh" đối với chi nhánh.
Ngoài ra, tên chi nhánh công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Mong rằng bài viết của Hoàn Cầu Office đã giúp bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích về mở chi nhánh công ty và những thủ tục cần thiết cho việc này. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói để tiết kiệm thời gian, chi phí cho các doanh nghiệp. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi xin vui lòng liên hệ qua hotline 0901 668 835.
