Mở chi nhánh công ty là điều rất cần thiết đối với các doanh nghiệp có mong muốn mở rộng hoạt động kinh doanh sang các thị trường tiềm năng khác trong tình hình kinh tế hiện nay. Vậy doanh nghiệp cần nắm những thông tin và thủ tục gì trong việc thành lập chi nhánh? Hãy cùng Hoàn Cầu Office tìm hiểu ngay sau đây.
Chi nhánh công ty là gì?
“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”
Định nghĩa trên được trích từ Khoản 1 Điều 44 của Luật doanh nghiệp 2022.
Điều kiện mở chi nhánh công ty
Để có thể thành lập thêm các chi nhánh, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau đây:
Tư cách hoạt động của chi nhánh.
Theo quy định của pháp luật, chi nhánh là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân. Trong trường hợp được doanh nghiệp chủ quản ủy quyền, chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp trong phạm vi được cho phép.
Bên cạnh đó, tùy vào loại hình hoạt động mà chi nhánh có thể sở hữu tài khoản ngân hàng, hóa đơn và con dấu riêng. Tuy nhiên, chi nhánh không độc lập hoàn toàn về tài sản và chỉ được kinh doanh những ngành, nghề mà doanh nghiệp chủ quản đã đăng ký.
Tên chi nhánh
Tên chi nhánh cần được viết bằng các chữ cái có trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái ngoài bảng chữ cái tiếng Việt như F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Ngoài ra, tên của chi nhánh cần có tên doanh nghiệp đi kèm + cụm từ “chi nhánh”.
Phần tên riêng của tên chi nhánh không được phép dùng cụm từ “công ty” và “doanh nghiệp”.
Tại trụ sở của chi nhánh, tên của chi nhánh phải được viết hoặc gắn lên. Bên cạnh đó, trong các giấy tờ do chi nhánh phát hành như: hồ sơ, tài liệu, văn bản giao dịch… thì tên của chi nhánh và văn phòng đại diện được thể hiện với khổ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp.
Trụ sở chi nhánh
Trụ sở chính của chi nhánh là địa điểm chính thức để thực hiện các liên lạc với chi nhánh và thuộc lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ cần cung cấp rõ ràng bao gồm: số nhà, ngõ phố, đường, thôn/khu phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương…
Chi nhánh cũng cần sở hữu số điện thoại và số fax, thư điện tử.
Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh trong nước và ngoài nước tùy theo nhu cầu.
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh
Xét theo quy định của pháp luật, ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh cần đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Để có thể bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh cho chi nhánh, bạn cần bổ sung ngành, nghề kinh doanh mới cho doanh nghiệp trước. Sau đây là một số thủ tục cần thực hiện để làm việc này:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh được ký bởi người đại diện của doanh nghiệp theo pháp luật.
Quyết định và bản sao biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên đối với hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn và Đại hội đồng cổ đông đối với hình thức công ty cổ phần về việc thực hiện thay đổi ngành, nghề kinh doanh.
Sau đó, hồ sơ sẽ được gửi về Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động và chờ được chấp thuận. Khi nhận được thông báo chấp thuận thì các chi nhánh lúc này có thể kinh doanh một ngành, nghề hoặc tất cả các ngành, nghề mới đã đăng ký bổ sung.
Người đứng đầu chi nhánh
Như đã tìm hiểu ở phần trên, chi nhánh chính là một đơn vị thuộc doanh nghiệp, vì vậy, người đại diện pháp luật của chi nhánh cũng chính là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Lúc này, vai trò của người đứng đầu chi nhánh sẽ đại diện thực hiện những công việc được doanh nghiệp ủy quyền.
Người đứng đầu chi nhánh thông thường được gọi là giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chi nhánh. Tuy nhiên, họ không có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh, thẩm quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền chính thức từ người đại diện của doanh nghiệp.
Vì vậy, ngay từ thời điểm ban đầu, người đại diện doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh cần ký kết một biên bản mà trong đó nêu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và phạm vi công việc của người đứng đầu chi nhánh để tránh những sai sót xảy ra.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
Để có thể thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau đây:
Hồ sơ thành lập chi nhánh đối với công ty cổ phần
Giấy thông báo về việc thành lập chi nhánh (bản chính).
Văn bản quyết định về việc thành lập chi nhánh từ Hội đồng quản trị (bản sao).
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu cho chi nhánh (bản sao).
Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị về quyết định lập chi nhánh (bản sao).
Những giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện (bản sao).
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH từ hai thành viên trở lên
Giấy thông báo về việc thành lập chi nhánh (bản chính).
Văn bản quyết định về việc lập chi nhánh của Hội đồng thành viên (bản sao).
Biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên về quyết định lập chi nhánh (bản sao).
Những giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện (bản sao).
Thủ tục mở chi nhánh công ty
Bước 1: Chuẩn bị những thông tin cho việc mở chi nhánh
Tên và địa chỉ của trụ sở doanh nghiệp chủ quản.
Tên chi nhánh dự định thành lập (lưu ý tên phải được đặt theo quy định của pháp luật đã được đề cập ở phần trên).
Địa chỉ của nơi đặt chi nhánh.
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh.
Bước 2: Chuẩn bị những hồ sơ cần thiết để thành lập chi nhánh
Thông báo về quyết định thành lập chi nhánh mới do người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký.
Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
Biên bản cuộc họp về việc thành lập chi nhánh.
Giấy tờ cá nhân được chứng thực của người đứng đầu chi nhánh.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan, công ty tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Chờ thông báo
Doanh nghiệp chờ thông báo từ Phòng Đăng ký kinh doanh để được cấp giấy chứng nhận hoặc văn bản yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ có thiếu sót.
Vậy sau khi thành lập chi nhánh thành công, bạn cần thực hiện thêm những thủ tục nào?
Kê khai và nộp thuế môn bài.
Tùy vào hình thức hạch toán của chi nhánh mà thực hiện đăng ký chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hóa đơn, con dấu riêng.
Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty ở đâu?
Sau khi hoàn thiện những giấy tờ cần thiết cho việc thành lập chi nhánh, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ bằng 1 trong 2 hình thức sau: trực tiếp hoặc gián tiếp.
Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc bằng dịch vụ bưu chính
Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ mở chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh tọa lạc. Trong vòng 03 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Còn đối với trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản thông báo bổ sung.
Nộp bằng dịch vụ bưu chính: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được gửi qua dịch vụ bưu chính.
Với cả 2 loại trên, lệ phí đăng ký doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, chuyển khoản đến Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng các dịch vụ thanh toán điện tử.
Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
Còn đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ khai báo thông tin, tải các văn bản điện tử, ký xác thực cho hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng và tiến hành thanh toán lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp của quốc gia.
Tương tự như hình thức gửi trực tiếp, nếu hồ sơ đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận hoặc gửi thông báo bổ sung với trường hợp hồ sơ còn thiếu sót.
Các loại hình hoạt động của chi nhánh
Theo quy định của pháp luật, các chi nhánh có thể hoạt động với loại hình: Chi nhánh công ty hạch toán độc lập và chi nhánh công ty hạch toán phụ thuộc.
Thành lập chi nhánh công ty hạch toán độc lập
Sở hữu một bộ máy kế toán riêng theo quy định của Luật Kế toán.
Lệ phí môn bài, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp được nộp tại Cơ quan Thuế quản lý chi nhánh.
Hóa đơn được đăng ký sử dụng riêng.
Sở hữu con dấu, mã số thuế và tài khoản ngân hàng riêng.
Chi nhánh tự thực hiện báo cáo tài chính và doanh nghiệp chủ quản sẽ làm báo cáo tài chính hợp nhất.
Mở chi nhánh công ty hạch toán phụ thuộc
Còn đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc sẽ được chia làm hai loại khác nhau: Chi nhánh hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh với doanh nghiệp chủ quản và chi nhánh hạch toán phụ thuộc khác tỉnh với công ty chủ quản.
Chi nhánh | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh với doanh nghiệp chủ quản | Chi nhánh hạch toán phụ thuộc khác tỉnh với doanh nghiệp chủ quản |
Lệ phí môn bài | Được nộp tại cơ quan Thuế của doanh nghiệp chủ quản. | Được nộp tại nơi đặt trụ sở của chi nhánh. |
Thuế GTGT | Được nộp tại cơ quan Thuế của doanh nghiệp chủ quản. | Được nộp tại nơi đặt trụ sở của chi nhánh. |
Báo cáo tài chính | Số liệu và doanh thu sẽ được gửi về trụ sở chính và làm báo cáo tài chính chung với trụ sở chính. | Số liệu và doanh thu sẽ được gửi về trụ sở chính và làm báo cáo tài chính chung với trụ sở chính. |
Con dấu | Có thể có hoặc không | Có thể có hoặc không |
Tài khoản ngân hàng | Có thể có hoặc không | Có thể có hoặc không |
Chữ ký số | Có thể có hoặc không | Có thể có hoặc không |
Hóa đơn riêng | Có thể có hoặc không | Có thể có hoặc không |
Ưu – nhược điểm của việc thành lập chi nhánh công ty
Việc mở chi nhánh công ty có một số ưu – nhược điểm như sau:
Ưu điểm
Chi nhánh có thể được thành lập ở nhiều địa điểm khác nhau trên toàn quốc, từ đó khách hàng ở khắp mọi nơi có thể dễ dàng tiếp cận với doanh nghiệp hơn.
Chi nhánh được phép đăng ký con dấu riêng và nếu được doanh nghiệp chủ quản ủy quyền thì có thể tiến hành ký hợp đồng.
Có thể chủ động kê khai nộp thuế riêng một cách độc lập nếu chi nhánh được đăng ký dưới hình thức chi nhánh độc lập.
Nhược điểm
Các thủ tục cần thực hiện ban đầu khá phức tạp.
Chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.
Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục mở chi nhánh công ty
1. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là bao nhiêu?
Lệ phí khi thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty theo quy định của pháp luật là:
Nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh: Lệ phí là 100.000 đồng/lần được nộp vào thời điểm nộp hồ sơ
Không tốn phí đối với hồ sơ được đăng ký qua mạng điện tử và phí công bố thông tin là 100.000 đồng.
2. Khi nào có thể nhận được quyết định phê duyệt tử Phòng Đăng ký kinh doanh?
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được nộp, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động từ Phòng Đăng ký kinh doanh nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ.
Mong rằng bài viết của Hoàn Cầu Office đã giúp bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích về mở chi nhánh công ty và những thủ tục cần thiết cho việc này. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói để tiết kiệm thời gian, chi phí cho các doanh nghiệp. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi xin vui lòng liên hệ qua hotline 0901 668 835.