Công ty mới thành lập làm thủ tục thành lập công ty cần tuân thủ những quy định và thực hiện các bước cần thiết để hoạt động hợp pháp. Những việc cần làm bao gồm xác định hình thức doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, tìm hiểu về thuế và quản lý tài chính, cũng như lựa chọn địa điểm và xây dựng mạng lưới liên kết. Qua bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về công ty mới thành lập cần làm những gì?
MỤC LỤC
Đăng công bố để thành lập doanh nghiệp
Đăng công bố để thành lập doanh nghiệp là bước đầu tiên để biết được doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì?
Theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020, sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu công ty hoặc doanh nghiệp cần công bố thông tin về việc thành lập doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Thông tin này phải phù hợp với nội dung đã được đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục công bố phải được thực hiện trong thời hạn tối đa là 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận.
Cách thức công bố thông tin doanh nghiệp có thể được thực hiện qua hai phương pháp như sau:
Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của Tỉnh/Thành phố:
Doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và thanh toán phí tại Bộ phận Tiếp nhận và Giao trả hồ sơ.
Doanh nghiệp giữ lại Giấy biên nhận và Biên lai thu phí để làm bằng chứng cho việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải nội dung đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Sử dụng Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia:
Để đăng công bố thông tin doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Truy cập vào trang web Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia: www.dangkykinhdoanh.gov.vn; chọn "Dịch vụ công"; chọn "Bố cáo điện tử"; chọn "Tạo bố cáo".
Tìm kiếm doanh nghiệp cần đăng công bố, lựa chọn thông tin cần đăng và ngày đăng công bố.
Xác nhận và thanh toán phí theo quy định. Sau khi thanh toán thành công, nội dung công bố doanh nghiệp sẽ được đăng trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần giữ lại phiếu xác nhận thanh toán để làm bằng chứng cho việc đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Phí đăng thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia: Mức phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính là 300.000 đồng/lần đăng công bố thông tin doanh nghiệp.
Treo bảng hiệu công ty
Treo bảng hiệu công ty là bước tiếp theo khi tìm hiểu về cty mới thành lập cần làm những gì?
Theo Khoản 4 Điều 37 của Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty phải gắn tên tại trụ sở chính. Để tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị khóa mã số thuế, công ty cần treo bảng hiệu ngay sau khi đăng ký kinh doanh. Công ty có thể chụp ảnh hoặc gửi bản sao cho các đơn vị thiết kế biển quảng cáo và biển tên doanh nghiệp theo yêu cầu. Đối với việc treo biển tên công ty, có thể sử dụng biển mika có kích thước 20 x 30cm để tuân thủ quy định pháp luật và tiết kiệm chi phí.
Khắc con dấu của công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập công ty và nhận được giấy phép kinh doanh một trong những việc cần làm khi thành lập công ty mới là làm thủ tục khắc dấu. Hiện nay, công ty không cần đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước mà có thể tự chủ động làm con dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu. Số lượng và hình thức của con dấu do công ty quyết định, tuy nhiên cần thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước của con dấu. Con dấu có thể có hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác, nhưng quan trọng nhất là nội dung con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp.
Chú ý: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2021, theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực đã thực hiện bãi bỏ quy định về thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu.
Trong nội dung mẫu con dấu, không được sử dụng các hình ảnh và ngôn ngữ sau:
Quốc kỳ, quốc huy, hoặc hình ảnh liên quan đến Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên, biểu tượng của nhà nước, các cơ quan nhà nước, tổ chức vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị-xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
Các từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Vì vậy, doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp pháp của mẫu con dấu theo quy định.
Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật cần liên hệ với các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp của mình. Hiện nay, các cơ quan thuế không thu tiền thuế bằng tiền mặt từ doanh nghiệp nữa. Thay vào đó, ngân hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp lần đầu, và các lần sau doanh nghiệp cần đăng ký nộp thuế điện tử. Bên cạnh đó, khi có số tài khoản và ngân hàng giao dịch, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin đó để xuất hóa đơn khi bắt đầu sử dụng hóa đơn, hoặc để đưa vào hợp đồng khi ký kết hợp đồng.
Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp là bước cần thiết khi thành lập công ty
Mở tài khoản ngân hàng không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các giao dịch thanh toán, nộp thuế và quản lý dòng tiền một cách thuận tiện, mà còn quan trọng về mặt pháp lý. Theo quy định, các khoản chi phí của doanh nghiệp từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Mỗi doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều tài khoản ngân hàng (tùy theo nhu cầu và ưu đãi từ ngân hàng), tuy nhiên mỗi tài khoản chỉ dùng cho một doanh nghiệp duy nhất.
Lưu ý, từ ngày 01 tháng 05 năm 2021, các doanh nghiệp mới mở tài khoản ngân hàng không cần phải đăng ký với sở kế hoạch và đầu tư như trước đây. Điều này đồng nghĩa với việc không cần kê khai thông tin tài khoản ngân hàng khi đăng ký thành lập và không cần thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh khi có thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng.
Thực hiện mua chữ ký số và đăng ký thuế điện tử
Một trong các bước sau khi thành lập doanh nghiệp quan trọng là thực hiện mua chữ ký số và đăng ký thuế điện tử.
Về chữ ký số:
Chữ ký số, còn được gọi là chữ ký điện tử hoặc token, là một yêu cầu bắt buộc giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện việc kê khai và nộp thuế qua mạng điện tử, tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển. Chữ ký số được sử dụng để thực hiện các hoạt động như kê khai thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, đấu thầu điện tử... Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp khi thực hiện nộp thuế điện tử. Tương tự như tài khoản ngân hàng, một doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều chữ ký số, nhưng mỗi chữ ký số chỉ được sử dụng cho một doanh nghiệp duy nhất.
Để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp như Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Newtel, CA2, Safe-CA... sau đó tiến hành đăng ký với cơ quan thuế và được ngân hàng xác nhận. Chữ ký số có thể hiểu đơn giản là một dạng chữ ký của doanh nghiệp được lưu trữ trên USB, được sử dụng để thực hiện các thao tác và giao dịch trực tuyến thay thế cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật.
Theo thông tin mới nhất, các doanh nghiệp cần trang bị chữ ký số đầy đủ để thực hiện thủ tục khai thuế và nộp thuế điện tử. Thủ tục này bao gồm việc bổ nhiệm người phụ trách kế toán, đăng ký hình thức kế toán, sử dụng hóa đơn, đề xuất phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, và đối với các doanh nghiệp áp dụng phương thức tính thuế trực tiếp, cần đăng ký mua hóa đơn tại chi cục thuế. Còn đối với những doanh nghiệp áp dụng khấu trừ thuế, cần tự đặt in hóa đơn và thông báo việc phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế. Ngoài ra, khi thành lập công ty, cần bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán để quản lý tài chính công ty, dù là thông qua bộ phận kế toán nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Có ba chế độ kế toán chính áp dụng cho doanh nghiệp là:
Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp.
Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
Theo quy định, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 hoặc Thông tư 200, trong khi doanh nghiệp lớn chỉ được áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200. Trong trường hợp muốn thay đổi chế độ kế toán, ví dụ như doanh nghiệp vừa và nhỏ đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 và muốn chuyển sang chế độ kế toán theo Thông tư 200, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế và thực hiện đồng nhất trong năm tài chính.
Về hồ sơ khai thuế ban đầu bao gồm các thông tin sau:
Lập quyết định bổ nhiệm giám đốc.
Lập quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng.
Đăng ký tài khoản kê khai thuế điện tử và nộp thuế điện tử.
Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
Đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn.
Phiếu kê khai thông tin doanh nghiệp (tùy thuộc vào cơ quan quản lý thuế).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế hoặc thông qua trang web http://thuedientu.gdt.gov.vn.
Lưu ý: Thủ tục khai thuế ban đầu là rất quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập. Theo quy định tại Luật quản lý thuế năm 2019, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ khai thuế có thể bị xử phạt từ cảnh cáo đến phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm.
**Xem Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế điện tử 2023
Thực hiện nộp tờ khai lệ phí môn bài
Thời hạn để khai và nộp thuế môn bài
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước ngày 30 tháng 1 của năm sau kể từ năm thành lập.
Mức để đóng lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp
Dựa trên quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC và Khoản 3 Điều 1 Thông tư 65/2020/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập, từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Từ năm thứ 2 trở đi, doanh nghiệp sẽ phải đóng mức phí môn bài theo quy định sau đây:
Vốn điều lệ hay vốn đầu tư ở mức trên 10 tỷ đồng thì mức phí môn bài là: 3.000.000 đồng/năm.
Vốn điều lệ hay vốn đầu tư ở mức 10 tỷ đồng trở xuống là: 2.000.000 đồng/năm.
Các chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh là: 1.000.000 đồng/năm.
Thời hạn để nộp lệ phí môn bài
Đối với lệ phí môn bài, thời hạn cuối cùng để nộp là ngày 30 tháng 1 hàng năm, như quy định tại Khoản 9, Điều 18 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Trường hợp doanh nghiệp không nộp đúng thời hạn, theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư 130/2016/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ bị áp dụng mức phạt do chậm nộp lệ phí môn bài.
**Tìm hiểu thêm: Kế toán báo cáo thuế là gì và có bao nhiêu loại?
Khai thuế GTGT và các loại thuế khác
Khai thuế GTGT và các loại thuế khác là bước bắt buộc khi tìm hiểu công ty mới thành lập cần làm thủ tục gì?
Cách để khai thuế GTGT
Khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) là một hoạt động quan trọng trong kinh doanh. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc lựa chọn phương pháp và kỳ kê khai thuế GTGT cần được xem xét cẩn thận dựa trên nhu cầu và điều kiện của công ty. Hiện nay có hai phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ thuế, và có hai kỳ kê khai là theo tháng và theo quý.
Phương pháp tính trực tiếp bao gồm tính theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc tính dựa trên GTGT và thuế suất GTGT (áp dụng cho các hoạt động mua bán, chế tác vàng, bạc, đá quý). Phương pháp khấu trừ thuế áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập, tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể tự nguyện áp dụng phương pháp này, như khi doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của một cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc khi doanh nghiệp mới thành lập có đầu tư, mua sắm, góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.
Lưu ý: Doanh nghiệp mới thành lập sẽ kê khai theo quý. Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Sau khi hoạt động kinh doanh đủ 12 tháng, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào mức doanh thu của năm dương lịch trước đó để kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý.
***Bạn đã biết cách tính thuế giá trị gia tăng chưa?
Cách khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Thuế thu nhập doanh nghiệp được khai tạm tính theo quý và khai quyết toán theo năm. Quyết toán thuế được thực hiện đến thời điểm có quyết định về việc doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc giải thể, chấm dứt hoạt động, chi tiết như sau:
Dù không có thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế vào ngày 30 của tháng đầu quý so với quý thành lập;
Doanh nghiệp phải lập và nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp đầu tiên cho Chi cục thuế;
Vào cuối năm, doanh nghiệp phải nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Cách khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Doanh nghiệp trả thuế thu nhập cá nhân không phân biệt có khấu trừ thuế phát sinh hay không. Doanh nghiệp khai quyết toán thuế thay cho cá nhân có ủy quyền, và cụ thể như sau:
Nếu không có phát sinh thuế, doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế theo tháng/quý. Tuy nhiên, vẫn phải nộp tờ khai quyết toán thuế vào cuối năm.
Nếu trong tháng doanh nghiệp không phát sinh thuế thu nhập cá nhân trên 50 triệu đồng, doanh nghiệp sẽ kê khai thuế theo tháng.
Nếu trong tháng doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập cá nhân trên 50 triệu đồng, doanh nghiệp sẽ kê khai thuế theo quý.
Làm thủ tục để phát hành hóa đơn
Một trong những bước cuối cùng khi tìm hiểu những việc cần làm khi thành lập công ty là làm thủ tục để phát hành hóa đơn.
Hiện nay, khi doanh nghiệp mới thành lập có nhu cầu xuất hóa đơn, yêu cầu bắt buộc là phải mua hóa đơn điện tử và thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tới cơ quan thuế trước khi sử dụng trong vòng 2 ngày.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm:
Quyết định sử dụng hóa đơn, được ký và đóng dấu bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như Easy-invoice, Viettel, Bkav, Misa, M-Invoice,... với mức giá cạnh tranh.
Tham gia vào bảo hiểm dành cho người lao động và thành lập nên công đoàn
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động, hồ sơ này bao gồm:
Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) (Mẫu TK1-TS được ban hành theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN) (Mẫu D02-TS được ban hành theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).
Để tổ chức và điều hành công ty mới thành lập cần làm những gì? Công ty mới thành lập cần đăng ký kinh doanh, lựa chọn phương thức kế toán và mở tài khoản ngân hàng. Ngoài ra, việc đăng ký mã số thuế, làm con dấu và tham gia các chế độ bảo hiểm xã hội cũng là những điều cần được chú ý. Qua quá trình này, công ty mới thành lập sẽ chuẩn bị tốt cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.