Hướng dẫn lấy lại tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp
- 3 thg 2
- 11 phút đọc
Trong thực tế, không phải cá nhân nào cũng còn lưu giữ đầy đủ hồ sơ thuế sau khi đã nộp quyết toán. Việc thất lạc tờ khai quyết toán thuế TNCN năm trước có thể gây khó khăn khi cần hoàn thuế, vay vốn ngân hàng hoặc giải trình với cơ quan có thẩm quyền. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách lấy lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo đúng quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng hiện nay.
MỤC LỤC
Cách lấy lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN năm trước
Dưới đây là những cách lấy lại tờ khai quyết toán thuế TNCN phổ biến và hợp pháp, tùy thuộc vào hình thức nộp hồ sơ trước đó.
Cách 1: Cách lấy lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ dữ liệu tờ khai trực tuyến
Đây là cách lấy lại tờ khai quyết toán thuế TNCN nhanh nhất nếu bạn đã nộp hồ sơ điện tử.
Bước 1: Đăng nhập Hệ thống Thuế điện tử Việt Nam
Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Đăng nhập bằng:
Tài khoản cá nhân (mã số thuế), hoặc
Tài khoản doanh nghiệp
Hình thức đăng nhập:
Tên đăng nhập và mật khẩu
Hoặc định danh điện tử VNeID
Bước 2: Chọn chức năng kê khai trực tuyến
Trên giao diện hệ thống, chọn: Kê khai → Kê khai trực tuyến
Chọn Tờ khai Quyết toán thuế TNCN
Bước 3: Thiết lập thông tin tờ khai cần tra cứu
Tại màn hình thiết lập, thực hiện như sau:
Mục tờ khai: Chọn tờ khai cần tra cứu
Cơ quan thuế: Chọn cơ quan thuế quản lý
Loại tờ khai: Chọn Tờ khai bổ sung
(Do tờ khai chính thức đã nộp trước đó, hệ thống cho phép lấy lại dữ liệu thông qua tờ khai bổ sung)
Kỳ kê khai: Chọn năm quyết toán cần tra cứu
(Áp dụng cho các kỳ quyết toán theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)
Trường hợp quyết toán: Chọn Quyết toán định kỳ
Ngày quyết toán: Hệ thống tự động cập nhật
Sau đó nhấn Tiếp tục.
Bước 4: Hệ thống hiển thị tờ khai quyết toán TNCN
Dữ liệu tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp sẽ được hiển thị
Không cần chỉnh sửa thông tin nếu chỉ nhằm mục đích lấy lại hồ sơ
Bước 5: Tổng hợp KHBS
Chọn Tổng hợp KHBS
Hoàn tất các bước kê khai theo hướng dẫn của hệ thống
Bước 6: Kết xuất tờ khai
Thực hiện kết xuất file XML
Lưu file về máy tính để sử dụng khi cần
Cách 2: Cách lấy lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế
Trường hợp không thể tra cứu trên hệ thống điện tử (mất tài khoản, nộp hồ sơ giấy, dữ liệu cũ), người nộp thuế có thể liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý.
Căn cứ pháp lý
Theo Điều 16 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có quyền:
Được hỗ trợ và hướng dẫn thực hiện nghĩa vụ thuế
Được cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế
Được tra cứu, xem và in các chứng từ điện tử đã nộp
Được sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch với cơ quan quản lý thuế
Hồ sơ cần chuẩn bị
CCCD/CMND còn hiệu lực
Mã số thuế cá nhân
Đơn đề nghị cung cấp thông tin thuế (theo mẫu hoặc viết tay)
Cách 3: Cách lấy lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN thông qua dịch vụ kế toán hoặc kế toán cũ
Nếu cá nhân:
Thuê dịch vụ kế toán – thuế
Được doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thay
Có thể liên hệ:
Công ty dịch vụ kế toán đã thực hiện quyết toán
Bộ phận kế toán – nhân sự của doanh nghiệp cũ
Theo Luật Kế toán, hồ sơ kế toán và hồ sơ thuế phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, do đó khả năng lấy lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN là rất cao.
Thời hạn nộp quyết toán thuế TNCN năm 2026
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được căn cứ vào khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, theo đó thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với các sắc thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định cụ thể cho từng trường hợp.
Trường hợp 1: Cá nhân ủy quyền cho tổ chức thực hiện quyết toán thuế TNCN
Theo điểm a khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, đối với hồ sơ quyết toán thuế năm, thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Như vậy, đối với thu nhập năm 2025, thời hạn quyết toán thuế TNCN trong năm 2026 đối với trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay là chậm nhất ngày 31/03/2026.
Trường hợp 2: Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Theo đó, thời hạn thông thường để cá nhân tự quyết toán thuế TNCN năm 2025 trong năm 2026 là ngày 30/4/2026.
Tuy nhiên, căn cứ Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC và khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015, trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ lễ thì thời hạn nộp được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo.
Do ngày 30/4/2026 trùng với kỳ nghỉ lễ 30/4 – 01/5, nên thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán được kéo dài đến hết ngày 02/5/2026.
Tra cứu trạng thái tờ khai quyết toán thuế TNCN
Hiện nay, cá nhân có thể thực hiện tra cứu trạng thái tờ khai quyết toán thuế TNCN trực tuyến trên Cổng Thuế điện tử dành cho cá nhân theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Thuế điện tử dành cho cá nhân
Người nộp thuế truy cập vào website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống
Tại giao diện đăng nhập, cá nhân nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, bao gồm:
Mã số thuế cá nhân
Ngày cấp mã số thuế
Cơ quan thuế tỉnh/thành phố
Cơ quan quản lý thuế
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn chọn “Đăng nhập” để truy cập hệ thống.
Bước 3: Chọn chức năng tra cứu tờ khai quyết toán
Tại màn hình chính, người nộp thuế chọn:
“Tra cứu”
Sau đó chọn “Tra cứu QTT” (Tra cứu quyết toán thuế)
Bước 4: Nhập tiêu chí tra cứu
Người nộp thuế lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm phù hợp, bao gồm:
Loại tờ khai (chính thức hoặc bổ sung)
Trạng thái hồ sơ
Ngày gửi tờ khai
Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Tra cứu” để hệ thống xử lý yêu cầu.
Bước 5: Xem kết quả tra cứu
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình “Kết quả tra cứu” với đầy đủ thông tin liên quan đến tờ khai quyết toán thuế TNCN, bao gồm:
Mã giao dịch: Mã do hệ thống tự động sinh khi cá nhân gửi tờ khai thành công
Tên tờ khai: Tên file quyết toán thuế đã nộp
Loại tờ khai: Tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung
Kỳ kê khai: Kỳ tính thuế của tờ khai
Lần nộp: Số lần nộp hồ sơ của cùng một kỳ quyết toán
Gửi phụ lục: Thể hiện việc gửi kèm phụ lục cho tờ khai (nếu có)
Ngày gửi file: Thời điểm cá nhân gửi tờ khai lên hệ thống
Tên người gửi: Thông tin người nộp hồ sơ lần cuối
Địa chỉ liên hệ: Địa chỉ liên hệ đã đăng ký
Điện thoại: Số điện thoại liên hệ
Trạng thái: Tình trạng xử lý hồ sơ (đã tiếp nhận, đang xử lý, từ chối…)
Lý do từ chối: Thông báo của cơ quan thuế trong trường hợp hồ sơ bị từ chối
Chi tiết lỗi: Nội dung lỗi cụ thể cần khắc phục theo thông báo của cơ quan thuế
Xử lý sai sót trong tờ khai quyết toán thuế TNCN
Trong quá trình kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc phát sinh sai sót về thu nhập, số thuế đã khấu trừ, người phụ thuộc hoặc các chỉ tiêu khác là khá phổ biến.
Căn cứ khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 (được sửa đổi, bổ sung năm 2024), người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm, kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót, trong các trường hợp sau:
Trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;
Hồ sơ khai thuế không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Đối với các nội dung thuộc phạm vi thanh tra, kiểm tra, người nộp thuế chỉ được bổ sung hồ sơ giải trình theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về thanh tra hoặc thực hiện theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai, sót, theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Việc khai bổ sung được thực hiện như sau:
“4. Người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai, sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế khai bổ sung như sau:
a) Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm; riêng trường hợp khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung tờ khai tháng, quý có sai, sót tương ứng.
b) Người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).
Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại. Người nộp thuế chỉ được khai bổ sung tăng số thuế giá trị gia tăng đề nghị hoàn khi chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.”
Một số câu hỏi liên quan đến Tờ khai quyết toán thuế TNCN
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
Làm sao biết được hoàn thuế TNCN hay không?
Để xác định số tiền thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được hoàn, người nộp thuế cần xác định chênh lệch giữa số thuế TNCN đã nộp trong năm và số thuế TNCN phải nộp sau khi quyết toán.
Căn cứ Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007 (đã được sửa đổi, bổ sung), cá nhân được hoàn thuế trong trường hợp số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp theo quyết toán.
Sau khi quyết toán:
Nếu số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp → cá nhân được hoàn thuế.
Nếu số thuế đã nộp nhỏ hơn hoặc bằng số thuế phải nộp → không phát sinh hoàn thuế.
Trường hợp quyết toán thuế qua Cổng Thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile, hệ thống sẽ tự động xác định và hiển thị số thuế được hoàn (nếu có) dựa trên dữ liệu đã kê khai.
Làm sao biết mình có nợ thuế TNCN không?
Để biết mình có đang nợ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không, người nộp thuế có thể tra cứu nghĩa vụ thuế trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile. Đây là hai kênh tra cứu chính thức do cơ quan thuế cung cấp.
Kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi cá nhân đang có thu nhập 2 nơi như thế nào?
Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại từ hai nơi trở lên trong cùng năm tính thuế, thì nguyên tắc chung là cá nhân thuộc diện trực tiếp kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế.
Việc xác định nghĩa vụ quyết toán và nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Theo đó, cá nhân phải tự lập hồ sơ quyết toán và nộp tại cơ quan thuế có thẩm quyền, trừ trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định của pháp luật thuế.
Không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân có sao không?
Có, theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không nộp hoặc nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế TNCN có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân (tổ chức bị phạt gấp đôi), mức phạt cụ thể phụ thuộc vào thời gian chậm nộp và việc có phát sinh số thuế phải nộp hay không.
Nắm rõ cách lấy lại tờ khai quyết toán thuế TNCN giúp doanh nghiệp và người lao động chủ động hơn trong quá trình rà soát, kê khai và quyết toán thuế theo đúng quy định. Trường hợp cần hỗ trợ về thủ tục thuế điện tử, chữ ký số và các giải pháp hành chính cho doanh nghiệp, Hoàn Cầu Office cung cấp dịch vụ đồng hành, giúp quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật.
